公文语言如何做到精练简明

[摘要]公文的性质决定了公文语言的特点，而语言作为一种表述工具，就要为公文服务。精练简明是公文语言的重要特点。

[关键词]公文语言；精练简明

公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。公文语言是指机关、团体或单位在公务活动中所形成的书面语言运用系统。公文是讲求现实效用和办事效率的，有其严肃的一面，所以公文的语言不能像文学作品那样铺张扬厉、洋洋洒洒，它必须具备精练简明的特色，这是由公文本身的性质及其现行效用决定的。要使公文的语言精练简明，这就要在准确、鲜明、生动的基础上做到以下几点。

首先，要深刻了解各种公文的常规样式并且牢固掌握。我国的公文，从古发展至今，每个不同的时代都有与其相适应的公文程式，而公文的固定程式的存在有其合理性，因为它们都是以简练见长的，体现了最科学最节省的方式。例如：法规体中的条款型。法规体应用于公约、法规、制度、条例、守则等，很少有叙述和议论部分，一条一款，简明扼要。

其次，要精心选择材料，合理安排材料。这是公文语言能够精练简明的前提与基础。文章并非越长越有水平，也并非越多越有分量，解决实际问题的作用的大小才是公文写作的关键点。所以不能把所有相关的材料都写出来，而是要选择最典型、最有说服力的材料来支撑我们所写的东西。公文是在已有材料的基础上写出来的，材料中没有反映的内容不能写，也决不能凭主观意志去编造；在材料中所有体现的东西一点也不能遗漏。在拥有大量的材料时写作公文，容易泛泛而谈或者不着边际，这就需要结合本机关的真实情况选择最适合、最典型、最有说服力的材料，这样，公文中的信息含量才会增多，内容创新才随处可见，公文所体现的处的精神面貌才符合健康文风的要求。

选择好典型材料之后，还要注意安排材料的顺序。中国古人写作 “以序求约” ，就是指依靠阐述的先后排列求得文字的精练。材料是有机组合的整体，体现出来的意义决非把它们简单相加的意义，我们就是要利用这一点，用最少最恰当的材料表达最准确的意思。

再次，开门见山，字斟句酌，惜墨如金。毛泽东提出公文要开门见山，直书不曲。《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定中的文字缺点的指示》规定，除简短者外，一切较长的电文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极短的文句，说明全文的目的或结论，然后再做必要的解释。现在的许多公文不管主要内容是什么，先套上党中央的有关重大决议及表述中央精神的文字，才要讲述真正的内容。这使得许多公文往往拘囿于大量空洞无物的教条语言和固定模式，听起来费力，学起来困难，起不到应有的作用。比如：强调社会主义初级阶段时，什么文章、什么讲话都往这个筐子里装；宣传“三个代表”重要思想和“科学发展”观时，又是所有的文章都套上这几句话，使公文言不及意、空洞无物。甚至覆盖了真正的用意，使人读来不知所云。

除了省去这些套话之外，公文还应锤炼字句，选择最恰当最简洁最能体现准确意思的字词，这一点，应该学习我国古人写诗的精神。我国古人写诗，非常讲究字词的锤炼，白居易“春风又绿江南岸”一句，一个“绿”字，反复推敲十几遍才最终定下来。如果能够做到这样，何愁公文写作不能达到精练简明呢。

还有，应该注意学习与此相关的知识，培养严密的逻辑思维。学习汉语语法知识，能够帮助我们提高遣词造句的能力，保证文章少犯语法错误；学习修辞学，能够使我们的表述更加准确达意，有事半功倍的效果；学习心理学，使得我们能够抓住写作对象的心理，从而选择最准确的词句；学习逻辑学，培养严密的逻辑思维是保证公文信息准确的重要因素，也是避免公文写作中多余内容与词句的重要因素，对外延过宽的概念加以适当的修饰限制，对专业术语、行业用语等要仔细辨别使用。严密的逻辑性，使公文显得更加练达。

此外，公文写作时，还可以使用规范化简称以及图表、公式等非语言要素来使公文更加简洁明了。规范化简称又叫略语，例如：普法、高考、调研、双百方针等，还有像国家教委、政协、民盟、妇联等这样的简称，更是在公文中屡见不鲜；图表和公式能够把语言难以表达的意思清楚而又简洁地表达出来，使人看了一目了然，所以非语言要素在适当的时候比语言文字更能清楚地表达特定的意思。

最后，文稿草就后要反复修改，修改文中的病误，删去可有可无的和与公文内容无关的字词，做到无字可删。刘勰《文心雕龙·指瑕》篇说：“古来文才，并世争驱。或逸才以爽讯，或精思以纤密。而虑动难圆，鲜无瑕病。”（刘勰《文心雕龙·指瑕》）这就是说，自古以来，不管是谁，也不论其有多么好的才华，在他们的写作实践中，由于种种原因，很难处处周全，因此作品很少没有毛病。所以文章修改就显得相当的重要，它是文章写作过程中的有机组成部分，而不是画蛇添足。文件的初稿起草好了，只完成了事情的一半，另一半必须在修改上多下工夫。这是把文件写得尽可能短而精的关键环节。

公文修改还要求作者要提高自身的公文语言修养，当然，这并非一朝一夕就能够做到的，需要长时间的学习和努力。

作者简介：宋莉娜，女，甘肃兰州人，西北师范大学硕士研究生，研究方向：汉语文字学。