追求高效的行政会议等

蒋惠琴等

追求高效的行政会议

蒋惠琴

我所在的星韵学校于2007年8月创办。创办伊始，什么都是新的，就连学校班子的成员也大多是刚刚走上行政岗位的，在这样的背景条件下，我们确实需要通过高效的行政会议来提高班子成员的思想。统一认识，以使学校各项工作迅速走上正常的轨道。

“高效”首先体现在频率和时间的安排上。考虑到行政人员的课务工作量，我们严格控制行政会议的频率和时间，一学期能开三次行政会议就很好，每次时间一般不可超过两个小时。频率太高影响大家的工作，时间太久会影响人的开会情绪，自然也会影响会议的效率。

“高效”要体现在对内容的安排上。行政会上安排的内容应该中观一些，太微观的事情完全没有必要安排进入。

“高效”要体现在对形式的策划上。行政会议上主管部门发言是必要的。但每次不应该只是校长或主持人一个人的独角戏。根据我们学校的实际和当前学校的热点问题，可以把行政会议策划成主题培训报告会、典型经验介绍会和部门工作交流会等多种形式，既满足了“新手上岗”培训的需要，又充分体现了单元管理模式中以级部为核心的层级特点，让部门工作得以凸现，这比校长单纯地通报、总结部门工作效果要好得多。

“高效”要体现在对难点工作的协调上。我校单元管理模式下的层级之间涉及到条线与板块的问题。如级部主任负责整个级部的日常工作，包括教育、教学、教师队伍管理等，这与政教部门的工作有重合，像这种情况就要既体现分工又充分合作。学校可通过行政会议进行组织协调。

但是，由于行政会议人员涉及较广(我校行政人员有30人之多)，所以，面对一些难点问题，我们主张适当开些主要领导“碰头”会议，部门领导“碰头”会议，而不主张多开行政会议，一样能收到良好的效果。

不可取消但需要改进

梁祝

一说起学校的行政办公会。给人的印象是，很难让所有的与会者自始至终都饶有兴趣地参与进去。于是。该制度是否应该取消成为有争议的话题。我们认为，学校行政办公会作为一种有效的管理机制，其存在的必要性是不容置疑的，它是学校完成某种既定任务的渠道和手段，发挥着上传下达及内部间交流平台的多种作用。至于在现实操作中存在的问题。恰恰是学校办公会议制度值得改进和完善之处。同时，运用好这种有效的机制，也是学校领导管理艺术的体现。

“行政”就其本意来说，即“行使政治权威”，学校行政多属于与教育教学紧密关联的事务性活动。学校行政办公会议制度之所以不能取消，既因为它是学校完成有关工作任务的渠道，也是学校管理的一种机制和手段，同时还为学校各部门间的沟通提供了一个低成本、高效率的平台。

学校作为一个组织的运行，其必然要完成它特有的一些基本工作任务，如传达上级的文件、指示，通报全校工作开展情况；研究决定学校工作中的重大问题；听取各部门汇报上月工作重点、完成情况及下月工作预安排；协调解决重大问题；以及总结和布置学校阶段性工作等。然而，这些任务由谁、通过什么渠道来完成最为有效?在学校里这个渠道就是学校办公会议。因为学校办公会议是在校长领导下学校各职能部门共同直接参与的一个组织形式，它所要完成的这些任务的性质以及它的成员构成的全面性、代表性决定了这些任务只能由学校办公会议这个渠道来实现，否则就会形成个人独断的局面。

适度的开会是必要的，它是学校管理的一种机制和手段，它的目的是要解决工作中的问题，并起到协调各种工作的作用。学校办公会议是学校群体边界的表现，反映出学校这个组织运作的事实，它同时是领导者管理地位的体现，并且能够使领导者从中获得相应的成就感，也使得会议的参与者容易对该群体产生认同感。如果一个组织不能够协调好内部各成员间的关系，并且得到各成员的认同，那么这个组织的运作是不能实现的，学校办公会就是这样一个调动学校各部门积极工作的有效机制。

学校办公会议是各部门间沟通的有效平台。首先，它是一种群体交流，讨论的问题全面、具有交叉性，因而成本低，尤其对于需要跨部门解决的问题更为方便；其次。它是各部门同时研究解决某个问题，因而比分部门进行效率高；再者，该制度有利于来自各部门的同事进行交流，具有民主管理的意味，会议形成的结果也具有权威性，因而更容易传达，对它实施效果的反馈也更及时。

当然，在现实的学校办公会议中。确实暴露出一些问题，如各种会议繁多、内容没有实质性东西、没有针对性、冗长而低效率等。然而，从逆向思维来看，这些问题恰是该制度得以改进的突破口。例如，不是非常必要的会就不要开；每开一次会要有鲜明的主题和针对性：会议的主持者注意控制会议的节奏和时间分配：开会前要求各参加者事先做好充分准备，积极参与讨论，最后要对会议过程进行总结和点评。

开会还是管理者领导力和领导艺术的体现，具体来说是领导管理文化、管理理念以及管理方式的体现。当把开学校办公会作为实现学校管理的有效机制和管理者领导艺术相结合的时候，它就不会流于形式主义。

综上所述，学校办公会是不可或缺的，不能取消。