《电子签名法》在电子档案管理中的应用解析

符慧萍

1《电子签名法》确立了电子档案的各种标准

1．1电子档案的原始标准。电子档案作为新的一类档案，同样要具有档案的本质属性——原始性。《电子签名法》对此有着明确的要求：①能有效地表现所载的内容并可供随时调取查用：②能保证自最终形成时起，内容保持完整，未被更改。电子档案必须同时具备以上两种属性。

1．2电子档案的真实性标准。《电子签名法》规定：①生成、储存或传递文件的方法是可靠的；②保持内容完整性方法的可靠。电子档案的内容不允许有任何删改和变动，从产生到形成电子档案要有一致性，不能有任何变动。

1．3电子档案的保存标准。电子档案保存不同于传统的纸质档案，有另外的标准，如能有效地表现所载的内容并可供随时调取查用；能识别电子档案的移交人、接收入以及移交、接收的时间等等。因此，对电子档案的保管，不仅要保存电子档案本身内容，而且还要保存相应的软件及运行环境。

1．4电子档案的移交和接收的标准。纸质档案的接收、移交都是在接收单位或移交单位面对面的进行的，双方同时进行清点、核对，共同办理移交手续。而电子档案的移交和接收可以在不同的城市、不同的单位之间进行，这是电子档案与传统的纸质档案最大不同，反映了信息时代的特点。《电子签名法》规定，移交人的移送即发件人的发送必须具备下列条件之一：①经移交人授权发送的；②移交人的信息系统自动发送的；③接收入按照移交人认可的方法对电子档案进行验证后符合设定结果的。

2《电子签名法》是电子档案的安全核心

2．1传统的纸质档案必须要有负责人的签字盖章才能发生效力，而电子档案只有负责人的签字盖章并不能解决问题。一份电子档案，一个人制作出来后，其他人也可以制作出相同的内容和格式，制作者的身份和效力难以得到保证。只有采取电子签名的手段才能保证对电子档案的安全。电子签名只有同时符合下列条件的，才能视为可靠的电子签名：①电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；②签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；③签署后对电子签名的任何改动能够被发现：④签署后对电子档案的内容和形式作任何改动能够被发现。从中可以得出，电子签名是指在电子档案中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据，即能够在电子档案中识别当事人的身份，保证安全、起到与手写签名或者盖章同等作用的电子技术手段。

2．2电子签名或盖章(电子签章)决不是将普通的印章变为电子的就算电子签章，也不是数字证书与印章图像的简单组合。目前的电子签章技术已经达到了成熟阶段。电子印章中心可以根据“刻”章者的要求，为印章加上水印、隐形编码等防伪标识，并可以记录每次使用的时间、用途等信息。只要使用专业仪器，就可以立即辨别出印章的真伪。

2．3为了使加盖了电子印章后的电子档案与纸质档案有相同的外观特性，必须采用数字纸张技术，用以保证传输前后的电子档案的版面一致，确保内容和形式不被篡改和不被分割。例如，发送一个100页的Word文档，接收时变成了101页，虽然内容没有变，可是文字、图形等排版的位置改变了。采用了电子签章中的数字纸张技术，则能保证电子档案在传送前后的版面保持一致，内容不会被篡改，也能保证任何人都不能把盖章后的电子档案中印章与文件相分离。

2．4使用电子签名之前必须进行实时的验证，以确保只有合法的电子签名才能够进行签章。电子档案的传输双方由于不一定相识，使用电子签名时，往往需要由第三方对电子签名人的身份进行认证，并为其发放证书，向交易双方提供信誉保证，这个第三方称为认证机构。认证机构起着担保作用。

3《电子签名法》使电子档案管理进入法制化轨道

3．1《电子签名法》是社会进入信息时代的标志。一切信息表达、信息记载均可数字化，信息生成、传输、修改、再现等都可以通过计算机和网络得以实现，数字形式愈来愈多地替代纸张形式，成为社会活动和意思表示的载体。在倡导无纸化办公和无纸化交易的今天，这部法律的实施正是反映了时代的需求，为我们对电子档案的法制化管理提供了法律基础。

3．2电子档案的管理者对电子档案进行管理时，需了解电子档案的内容，审查提供者所提供的电子档案是否符合《电子签名法》的要求，有无进行电子签名等。在接收电子档案时，也必须按照《电子签名法》的标准使用电子签名，实现对电子档案的法制化管理。

3．3《电子签名法》所体现的“功能等同”、“技术中立”等标准，是管理电子档案的重要依据。在只有电子档案而没有纸质档案的情况下，按照“功能等同”的标准，电子档案与纸质档案起着同样的作用，同样符合被视为“原件”、“书面形式”的要求。因此，《电子签名法》不但解决了电子档案管理中遇到的纷繁复杂的问题，而且提供了最高效力的法律依据，必将对电子档案的管理产生深远的影响。