ＥＲＰ在物资供应系统中的应用

张弘旻

摘要:通过ERP系统的实施,推进集团型企业优化和规范物资采购流程,促进物资供应管理体制建立,实现公开透明、专业化、集中采购,以保证企业生产建设物资供应、降低采购成本为中心,为企业利润最佳化、股东回报最大化服务。

关键词:ERP;采购管理;销售管理;财务管理;需求计划平衡

ERP物资供应管理是实现企业实行归口管理、集中采购、统一储备和统一结算的物资供应管理体制有利平台。通过ERP物资供应的应用,企业采用经过优化和规范化的物资供应管理标准业务流程,建立公开透明、专业化分工合作、协调配合、相互制约、快速反应、高效运转的物资供应管理运行机制,实现“三流合一”。

1 ERP物资供应管理设计思想

考虑不同类型企业的规模初步建立了以一级采购一级储备模式为主物资供应管理标准业务流程。在系统设计时,可以采取在一级厂下面增加二级厂物理库存地点的方法来满足对二级库存的要求,同时二级库存参与总的需求计划平衡(MRP)和调度调剂。

2 ERP物资供应管理的组织结构设计

基于上述的设计思想及实际业务开展情况,利用ERP系统架构概念的设计理念,在ERP系统中对组织架构及业务情况做如下定义或对照(下划线所标识部分代表ERP系统组织架构中定義的名称):

2.1 物料管理(MM)

工厂:指进行供应、仓储等业务的场所。工厂代表物资供应部门的一级库,负责统一储备工作。

库存地点:工厂级的细分单元,可能是仓库、库房、或仓库/库房的某一特定的位置。

采购组织:对应实际业务中的采购管理部门。

采购组:每个采购组织可由一个或多个采购组进行日常具体业务操作。

2.2 财务管理(FI/CO)

公司代码:根据ERP公司代码的设计原理,将需要对外披露财务信息和缴纳税务的独立法人实体都设置为单独的公司代码。

成本控制范围:根据设计,集团统一采用一个成本控制范围(SINO)。

业务范围:根据设计,ERP中的业务范围与集团的部门相对应。

利润中心:需要进行利润考核的核算实体都设为相应的利润中心。

成本中心:需要进行费用考核的核算实体都设为相应的成本中心。

3 流程总体设计

3.1 设计原则

遵循市场经济规律,充分发挥集团公司整体优势,大宗、通用、重要物资实行集团集中采购,加强以物资需求计划、采购实施、资金支付和物资储备为主要内容的专业化管理,建立健全物资供应全过程各环节之间、物资供应部门与使用单位及相关部门之间相互配合、相互监督、职责明确的运行机制。

基于以上要求,在物资采购模板的实施过程中,企业在ERP系统设计阶段,应遵循以下基本设计原则:

3.1.1 实施的ERP系统模块包括:物料管理(MM)、财务会计及成本控制(FI/CO)。

3.1.2 计划和采购岗位要分设。

3.1.3 关键控制点

企业要设置专职合同管理岗位,按照合同法和企业有关规定对合同价格以及合同条款进行审核。

设置专职供应商管理岗位,加强采购渠道管理,从源头上保证选择供应商行为的公开、公平、公正,通过对供应商动态量化考评实现资源市场的动态管理。

3.2 流程功能

3.2.1 计划管理

根据现有库存情况和实际需求,自动进行物料需求计划平衡(MRP)。编制物资采购计划、提出供应商选择范围、控制物资库存储备、限制交叉采购、办理物资出(退)库手续、物资计划核销。业务流程和要求:项目信息维护流程要求。接收到年度综合计划和追加计划后,由物资供应部门综合计划科或管理科项目管理岗位按规定的格式及时输入。货源清单维护流程和要求。需维护货源清单的,由采购员负责维护到系统中,要求按物料逐个录入明细资料。货源清单在规定的时间段内有效,过有效期需重新维护货源清单。需求计划核销流程和要求。对于需要进行核销的工程项目,计划员依据工程项目资料按物资类别录入概算数量、金额,依据料表及联系单建立转储单、物资需求、物资采购订单,在物资发出后,运行项目核销程序进行核销。

3.2.2 采购管理

开展询比价和招标工作,拟定供应商,组织商务谈判、签订物资采购合同或实施市场采购。

业务流程和要求:采购信息记录维护流程和要求。根据每年颁布的价格体系,由采购员负责在价格生效之前将其维护到系统中,更新旧的采购信息记录,以保证适时采用有效的采购价格。需求到请购流程和要求。采购计划经审批(线上和线下)后,下达采购员执行。请购到付款流程和要求。采购员根据订单(合同或市场采购单)办理入库后,打印入库单,并随附供应商发票、其它费用单据及经科长审批的汇款申请单,由合同管理员审核后,交财务科办理付款手续。框架协议采购流程和要求。组织集中采购合同、对价格随行就市的长期合同及按时间进度交货的分批交货合同,可维护框架采购合同。代储代销采购流程和要求。根据计划员下达的采购计划,属代储代销范围内的物资,采购员生成无金额的代储代销采购订单,由合同管理员审批后作为代储代销收货的依据。询比价、招投标采购流程和要求。根据计划员下达的采购计划,采购员可以在线上生成询价单,收到询价单位的报价后,维护报价,并生成物资采购合同。委外加工采购流程和要求。发生委外加工业务时,计划员可以根据需求创建类别为L(分包)的委外加工采购计划,并须维护组件:待加工的原物料、所需的总需求数量、工厂、发货仓储地点等。采购员可以参照委外加工采购计划创建委外加工采购订单。

代储代销结算流程及要求。每月财务关帐后,由财务科根据代储代销消耗情况,按供应商开列结算清单,交采购员,由采购员通知供应商按照结算清单开具发票。

3.2.3 仓储管理

负责物资接运、盘点、验收、入库、保管保养、发放、送料工作。对生产物资、项目物资、代储代销物资、委托加工物资进行分类管理。

业务流程和要求:收货流程和要求。供应商送货到仓库后,保管员根据供应商所附订单原件或复印件,及时办理入库冻结。供应商送货到现场的,由采购员将现场收货证明及订单原件或复印件,交保管员据实办理入库。保管员将入库冻结生成的凭证号告知采购员,采购员进行入库过帐,并打印出入库单。内部领用发料流程和要求。内部领用发料按照财务制订的内部领用程序执行。

移库流程-库位移转流程和要求。仓储管理部门提出移库需求,经物资管理部门同意后,进行库位移转业务处理:在系统上实现物资库位之间的移转,并实际进行物资搬运。

3.2.4 报表管理

统一客制了为满足集团绩效考核要求的月末库存信息归档程序、物资收支存报表和物资库存资金周转状况一览表。

4 系统功能模块配置要求

根据物资业务流程设计的原则,在系统功能模块具体配置的过程中需要遵循下列要求:

按集团标准化小组的规定,使用系统有关的标准代码原则:统一物资及产品代码,实现一物一码。内部供应商及客户完全采用集团制定的统一代码;在供应商主数据中集团一级资源市场供应商由集团一年一次统一维护。外部供应商及客户代码与集团代码建立对照;在供应商主数据中集团一级资源市场供应商由集团一年一次统一维护。采用统一规定的会计科目表。成本中心及利润中心按集团的编码规则自行编码。建议主数据的维护采取集中管理的方式,由专门的岗位负责。原则上不允许库存帐面值为负数的情况存在。核算价格统一使用移动平均价,以利于及时准确核算和控制采购成本,降低采购费用。

会计科目的维护。所有集团实施ERP系统的企业均使用统一的会计科目表SCOA,科目编码10位。在ERP中科目的设计分为两个层次,一是会计科目表层次的科目,二是公司代码层次的科目。

会计科目的申请及审批都在会计科目表层次实现,且由集团及集中支持人员操作。而对于总账科目在公司代码层次的主数据参数,各公司可根据其具体的核算需要进行设置。对于不需用和不允许使用的科目,在主数据中设置禁止创建或禁止过账标识。

据集团核算需求,设置相应业务范围,并在系统中启用业务范围核算,在公司内部或跨公司间生成基于业务范围的资产负债表和利润表。

ERP系统中的会计凭证按公司代码和会计年度对不同凭证类别(如总账凭证、往来凭证、收付款凭证、资产凭证、收发货凭证等)分段分配凭证号码。