干部人事档案的特点、价值与开发和利用

何潘毅　杨凌云

摘要:本文针对干部人事档案的特点、价值及它在组织人事部门知人善任方面、落实干部待遇和了解人物历史方面发挥的作用,围绕邓小平同志提出的“开发信息资源,服务四化建设”,就干部人事档案资源的开发和利用进行了有益的探索。

关键词:干部人事档案;特点;开发利用

干部档案工作是党和国家干部工作的重要组成部份,它直接服务于干部工作,为落实干部政策、调整干部职级、解决干部待遇、研究历史人物、历史事件、总结历史经验教训等方面提供重要参考和凭证作用。根据干部人事档案的特点和价值,积极有效地开发和利用干部人事档案信息资源,是新时期干部人事档案工作的出发点和落脚点。

1干部人事档案的特点

立档单位的统一性。干部人事档案材料是干部本人成长、发展的历史缩影,它真实客观地反映了干部的本来面貌,虽然每个干部的成长不尽相同,但是干部人事档案材料围绕干部成长经历所收集的内容基本相似,有许多共性的东西,因此,干部人事档案的立卷、分类是统一的、一致的,每卷干部人事档案实体都分成十大类:履历类;自传类;鉴定、考核、考察类;学历、学位、培训、职称类;政审类;参加党团类;奖励类;党内外处分类;工资、任免、录用、出国类;其他(可供组织上参考的)类。

形成材料的分散性。第一,干部人事档案材料收集规定决定了干部人事档案材料的分散性。干部人事档案的材料内容,大部分是由组织人事部门形成的,也有其它各级部门形成的材料,比如奖励材料,既有本单位的先进奖励材料,也有省级国家的先进奖励材料。干部人事档案材料产生面广而杂,材料形成单位不统一,材料分散在各地、各部门,有干部主管业务部门形成的材料,也有无隶属关系、不相干的地区、部门形成的材料,如学历、服兵役等材料的形成。第二,干部人事档案管理体制造成了干部人事档案材料形成的分散性。干部人事档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。

档案实体的流动性。干部人事档案会随着干部的流动而流动,干部人事档案的管理会随着干部管理权限的变化而变化。由于干部的交流、调动,会经常性地带来干部人事档案的接收、移交,干部人事档案的转递工作颇为频繁。随着干部人事制度改革的不断深入,干部身份终生制的打破,经济全球化的到来,干部人事档案的流动会更加丰富,这种流动不仅在机关之间,而且会在全社会内广泛开展。

档案内容的动态性。干部人事档案内容起始于干部身份的确立,终止于干部身份的结束。干部人事档案会随着干部身份的确立而确立,会随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容,即使干部退休了,还会有工资、奖励、处分、死亡等材料的形成。因此,干部人事档案内容经常处于一个动态的过程,檔案材料不断地在变化、发展着。

2干部人事档案的价值

干部人事档案是组织人事部门知人善任的重要依据。知人是善任的基础,而耍真正地做到知人,就得历史地、全面地了解人,不仅要了解人的过去,而且要了解人的现在;不仅要了解其才,而且还要了解其德;不仅要了解其长处及特点,而且还要了解其短处及弱点。要做到这一点,必须在直接观察了解干部的现时表现的同时,查阅干部人事档案,系统了解一个人的过去经历和工作情况。只有全面地历史地了解干部,才能科学地用人,才能有效地防止不讲德条件,而凭主观臆断和一时情感任用提拔干部的问题,同时还可以防止出现擅长科学研究的却要他做管理,擅长管理的却要他做学问的任非所学的问题。

干部人事档案是组织人事部门落实待遇、澄清问题的重要凭证。如在解决干部的工资待遇、参加工作时间等方面都需要依据干部人事档案。针对目前普遍存在的干部的年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度越填越高等问题,也需要通过干部人事档案来查证核实。

干部人事档案是研究和撰写各类史志、人物传记的重要材料。干部人事档案数量大、范围广、内容丰富,涉及党史、军史、革命史等各个方面,有的材料是在战争年代中形成的,有的是在极其艰苦的历史条件下保存下来的,是难得的史料。

3干部人事档案的开发和利用

邓小平同志曾经指出:“开展信息资源,服务四化建设”。如何开发利用干部人事档案信息,更好地为干部人事工作服务,笔者认为可从以下几个方面入手:

第一,变被动性服务为主动性服务。及时、全面地收集反映干部的政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等方面的档案材料,为党的干部工作服务,是干部人事档案工作的根本目的。档案信息利用工作开展的好坏,直接影响干部工作的效率和质量。要做好干部人事档案信息的利用工作,一是要树立服务观点,增强服务意识,档案工作者要有强烈的事业心和责任感,时刻牢记党的宗旨,树立全心全意为人民服务的思想,默默无闻地为党工作,做好干部人事档案材料的收集、鉴别、整理和干部人事档案的管理工作;二是行动上要主动。不仅要注意收集已产生的材料,还要根据每个阶段的需要,适时补充一些新的材料。如果档案材料不齐全,就会影响或制约信息资源的开发和利用;三是方法上要改进。要改进传统的材料收集、档案管理、档案利用方式,将干部人事档案信息库变为党组织发现培养选拔使用干部的人才信息库;四是措施要切实可行。要经常了解和掌握形成干部人事档案的信息来源,注意沟通信息渠道,建立健全干部人事档案信息交换联系制度,形成干部人事档案材料收集网络,以提高干部人事档案信息资源的利用率。

第二,变“死”档案为“活”档案。干部人事档案部门要认真履行开发档案信息资源的职责,转变有碍于开发利用档案信息资源的传统观念。一要破除传统观念的束缚,全面理解干部人事档案的价值。在严格执行《保密法》和《干部档案工作条例》的前提下,为开发利用干部人事档案创造良好的社会环境;二要用历史的、全面的、发展的观点看干部,不能因一时一事的某些枝节问题而“一叶障目,不见泰山”。要有组织有计划地收集、整理、宣传介绍干部队伍中坚持四项基本原则,勇于改革,在社会主义革命和建设事业中做出重大贡献的中青年干部和科技工作者;三要在科学、审慎、求实的原则下,多渠道、多形式地向组织人事部门提供在社会主义现代化建设中具有典型意义的各类干部代表的档案信息,为使用好干部提供依据。

第三,变传统的管理方式为科学的管理方式。随着科学技术的不断发展,人类社会的不断进步,近几年干部人事档案工作也得到了很大发展.因此,干部人事档案管理部门的工作人员,应该积极探索,不断进取,采用科学的管理方式,做好干部人事档案的管理工作,以适应新形势发展的要求。一是干部人事档案工作人员要加强学习,拓宽视野,加快知识更新速度,扩大知识面,提高自己的政治素质和业务素质;二是要积极创造条件,逐步改善干部人事档案工作环境,利用计算机管理干部人事档案信息;三是要做好干部人事档案的编研工作,为干部人事决策工作当好参谋,还要做好干部人事档案方面的咨询工作。

第四,变分散管理体制为集中统一管理体制。为有利于干部人事档案的开发利用,应逐步理顺和完善干部人事档案管理工作体制,县(市)一级应相对集中管理或集中管理,可集中在县委组织部一家或由组织部、人事局、教委、卫生局四家管理,并按《条例》要求配齐档案管理工作人员。有条件的县(市)可以建立干部人事档案管理中心,有利于配足干部人事档案管理人员,有利于加强对干部人事档案的管理和对干部人事档案工作的研究,有利于根据不向行业、不同地域、不同职级固定干部人事档案管理人员,实行专人统一管理,有利于提高干部人事档案管理质量和使用效率,更好地为党的干部人事工作和人事决策工作服务,为“四化”建设和经济建设服务。

由此可见,在新的历史条件下,如何利用开发干部人事档案信息资源,发挥干部人事档案的积极作用,是值得大家探讨的。

参考文献

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[2]梁克荣.新形势下人事档案管理问题浅析. 《兰台世界》2006(9)

[3]李华.创新高校档案工作的几点思考. 《档案与建设》2006(7)