Ｅｘｃｅｌ在考务管理中的应用

葛安娜　刘　慎　陈跃安

[摘要]众所周知Excel拥有系统的公式函数丰富的计算功能,结合考务管理工作的实践,通过介绍排序、筛选、分类汇总以及数据透视等数据管理功能在考试秩序安排、补考成绩录入、重修确认安排和考试冲突排查等考务管理各环节中的应用,阐释Excel在高职院校科学管理中的方法和灵活处理问题的技巧,希为众多教学工作者有所帮助或借鉴。

[关键词]Excel 考试 管理

中图分类号:TP3文献标识码:A文章编号:1671-7597(2009)0910032-01

Microsoft Excel(以下简称Excel)是一款集数据存储、数据管理、数据运算和处理于一身的功能强大的电子表格软件,学校教学管理的重要组成部分考务工作息关教学秩序全局,随着学校规模的不断扩大有关考试的信息数据量成倍增长,且教学管理的幅度日益增大,这些对考务管理工作在量和质上都提出了更高的要求。恰当地应用Excel数据管理的排序、筛选、分类汇总以及数据透视功能,不仅能减轻了考务管理员的劳动强度和心理压力,又可为学校节省了人力物力各种资源,有利于办公自动化、教育现代化的实施和推广。

一、排序在考试秩序编排中的应用

期末考试安排集中以《考试秩序册》为体现。当一切秩序都已确定下来后以怎样的方式下发到各个部门更为合适?欲解决这个问题需完成两个任务:一哪些信息要通过《秩序册》传达,即表格的列(字段)要有哪些项目构成;二以何种顺序排列每场考试的详情即表格的行(记录)依据什么排序更便于师生的查阅。排序就是对数据表中的记录整体按照我们所需的一定的观点重新排列顺序的操作。在《秩序册》的编排中以“场次”为“主要关键字”“课程名称”为“次要关键字”“试卷编号”为“第三关键字”“班级”为“第四关键字”进行排序比较适宜,因“监考教师系部”列数据规律性相对较弱此处不必考虑。

二、自定义筛选与数据关联在补考成绩录入中的应用

筛选就是在工作表中查询满足特定条件的记录并将其显示,而不满足条件的记录则整行隐藏起来。普通的自动筛选的启用取消、记录的全部显示一般操作者都能掌握,而“自定义筛选”可将某个字段值确定或为一个范围的记录显示而不满足条件的记录隐藏,此方法在查找符合一定条件的记录时操作很简捷。如可在补考安排表中,根据学生信息“学生系部”“班级”“姓名”或“学号”和补考课程“学期”“课程名称”或“课程代码”增添一列可识别补考成绩的唯一标识“编号”,登记成绩时只需点击“编号”所在单元格A1右下角的自动筛选下拉箭头选择“自定义”,在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框中输入《成绩单》的“编号”,则与此编号相对应的补考信息就单独显示出来,成绩录入十分便捷。

三、分类汇总在重修确认与安排中的应用

分类汇总就是对已排序好的数据列表按某种分类原则划分成若干组,后对各组中记录的某些字段进行统计计算。要进行分类汇总,首先一定要确定工作表中的一个分类关键字段并对其排好序。在以往《计算机文化基础》和《Excel应用与提高》课程教学的过程中,大多数学生只要在正式分类汇总前做好了排序都会得到预期的操作效果。熟不知在打印输出的材料时若灵活运用“分类汇总”对话框下方的“每组数据分页”复选框会得到意想不到的效果,Excel默认设置是不选取此复选框。若选取此复选框会在分类汇总的各组数据之间自动插入一个分页符,每组数据在打印预览和打印时会分页显示分页打印。日常考务事物中一些材料选取此项打印更便于发放,无需再作分类。如在下发重修确认表时,要按照“班级”进行分类并以“姓名”计数,且应用“每组数据分页”复选项;而在下发重修安排表(学生通知单)时,要按照“姓名”进行分类并以“课程名称”计数,且应用“每组数据分页”复选项,当然事先合理的排序是分类汇总的基础。

四、数据透视在考试冲突排查中的应用

数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格,可以转换行和列来查看源数据的不同汇总结果,提供了一种从不同角度观看数据清单的简便方法。数据透视表透视出的数据经常是考务管理员分析问题、研究对策取得解决问题更好方案的有力依据。如学期初补考每门课程的补考学生数,这直接决定了补考试卷的印数;再如有学期末每自然班的考试课程数以及每课程参加考试的平行班数作参考,可确定出优先排考课程以及强力控制考试结束时间班级的范围,得到这些数据凭分类汇总也是无法实现的,只有数据透视表才能做到。

考务管理员每学期最繁忙时就是期末考试之时,全校一两百个在校班级,每个班级有若干门需考试的科目,而同一门课必须同时考试,同一个班级一个时间段即场次只能考一门,为排考很多高校购买的排考系统,然而一般功能比较健全的系统市场价格也不菲,价格低廉的系统功能又不健全,查不出冲突。其实Excel数据透视表本具有排查考试冲突的功能,但要合理的确定透视表的行字段、列字段和数据项才能实现这一功能。以考试时间冲突排查为例,以“班级”作为数据透视表的行字段,“场次”作为数据透视表的列字段,“课程名称”作为数据透视表的数据项进行透视,即可得到每班在每场已安排的考试课程数,若均为“1”,则没有冲突,若有“2”或“3”出现那么安排在这个场次中的课程需另换时间了。对考场以及监考教师冲突的排查同理可推。

排序、筛选、分类汇总和数据透视虽不是Excel的高级应用,恰当的应用、灵活的设置确实能够改善考务管理的工作效果。由于这些操作很少需要编写程序公式,易学易用,直观性、通用性、可操作性强,在实际工作中多多留意加以运用,定会大大提高考务管理的效率和效益。Excel,考务管理员的好助手!

参考文献:

[1]邓凯,现代信息技术基础教程[M].北京中国水利水电出版社,2007.

[2]王丽英,计算机应用基础[M].机械工业出版社,2009.

[3]陈跃安,Excel——教师成绩管理的好助手[J].微计算机应用,2002:332-334.

作者简介:

葛安娜(1982-),女,黑龙江856农场人,常州纺织服装职业技术学院教师;刘慎(1969-),男,江苏常州人,常州纺织服装职业技术学院教务处副处长,副教授;陈跃安(1958-),女,江苏南京人,常州纺织服装职业技术学院机电系教师,副教授。