新建本科院校会计信息化建设研究

提要新建本科院校要通过合格评估,需要投入大量的建设资金。如何筹集建设资金、通过什么资金管理平台提高资金管理效率,是新建本科院校亟待解决的问题。这里从新建本科院校迎评促建角度,按照合格评估标准,从建设资金需求分析入手,论述通过建设会计信息化,以提高建设资金管理效率的理由,并提出建设会计信息化的七个要领。

关键词:教学评估;新建本科院校;会计信息化

基金项目:本文系2008年度广西壮族自治区教育厅科研项目(200812LX283)的部分研究成果

中图分类号:F23文献标识码:A

我国从2003年开始执行的五年一轮的高校教学评估制度以来,高校按照评估工作方针,依据教育部的评估指标体系和标准要求,转变教育思想观念,加大资金投入,改善办学条件,深化教学改革,规范教学管理,学校教育教学发生了积极的变化,取得了显著的成效。目前,还有100多所高校未接受评估,这些学校基本上均是新建本科院校。这些高校开展本科教育教学的时间不长,办学条件不足,要通过教育部的合格评估,需要投入大量的建设资金。因此,在教学评估背景下,研究如何建设会计信息化以加强对建设资金的管理,提高建设资金的管理效率有着重要的现实意义。

一、新建本科院校建设资金需求分析

教育部《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》中,对普通高校基本办学条件指标合格标准作了明确规定。对新建本科院校来说,由于新升本的原因和招生规模不断扩大,学校的基本建设主要是以行政教学楼、学生宿舍、图书馆等硬件性的物质性条件为主。同时,还要进行队伍要素、管理要素和文化要素等软件性的非物质性条件的建设,以满足国家对学校所要求的办学条件的基本要求。

从实际情况看,多数新建本科院校需要通过建立新校区满足基本办学条件要求。以在南宁市新建一个规模为1万名学生的财经类新校区为例,按照教育部合格评估标准,最低需要5.79亿元的建设资金,其测算依据如下:

生均教学行政用房和生均宿舍面积,按造价每平方米1,200元分别计1.1亿元和0.78亿元;生均教学科研仪器设备值,预计0.3亿元;生均图书,按每册40元计0.4亿元;生均占地面积,共需54万m2,折合810亩,按每亩29万元计2.35亿元;百名学生配教学用计算机台数,按每台4,000元,计0.04亿元;百名学生配多媒体教室和语音实验室座位数,计0.02亿元;生均运动场地,估计0.2亿元;其他项目(即不属于教育部办学条件指标,但作为新建校区所必须开支的项目),主要包括:建设单位管理费、施工监理费、勘察设计费等,预计0.2亿元;水电增容费、环境及景观建设费、学生宿舍配套家具、教学实验楼配套家具等配套费用,预计0.4亿元。以上共计5.78亿元。如果考虑在实际建设过程中,还必须发生的其他项目,以及学校的长远发展因素,那么预计需要建设资金6～8亿元。

如何筹集巨额的建设资金,是新建本科院校亟待解决的重大问题。同时,筹集到巨额的建设资金之后,选择

什么资金管理平台加强对建设资金的管理,提高资金管理效率,也是新建本科院校要研究的重要课题。

二、新建本科院校建设资金管理平台的选择

新建本科院校的建设和发展,需要大量的资金,而对资金的高效管理可以通过会计信息化平台加以实现。

1、资金的传统管理模式难以提高资金管理效率。当前,高校筹集资金渠道趋于多样化,包括财政拨款、教育收费、银行贷款、社会捐赠、民间资本等,这就增加了学校财务管理的难度。在这种情况下,对于资金的管理,如果仍然使用传统手工管理模式,必然导致资金管理信息分散、信息传递滞后、信息共享差等,造成资金管理效率低下,从而影响学校基本建设的进度。为此,应全面运用信息化手段,推动建设会计信息化,彻底改变手工会计工作中所存在的问题,实现“业务流-财务流-资金流-银行”一体化的平台整合,提高资金管理效率,更好地为学校软硬件基本建设服务。

2、从国家信息化发展的战略角度看,客观上需要全面推进会计信息化工作。当前,我国在社会信息化、信息资源开发利用、电子政务、综合信息基础设施、国民经济信息应用能力等重点领域方面取得了重大进展。随着市场经济不断完善,现代信息技术和网络技术的日益普及,会计工作应当按照国家信息化发展战略的要求,全面推进会计信息化建设,以进一步提升会计工作水平。因此,新建本科院校应该通过建设会计信息化,提高学校建设资金的管理效率。

3、会计信息化平台的建设需要借助财务软件才能实现和发挥它的功能和作用。近年来,在大力普及会计信息化的热潮中,我国ERP得到了快速发展,ERP软件产品日益成熟。以用友U8为例,他包括财务、购销存、人力资源、生产制造等十大功能。各功能模块相对独立,分别具有完善和细致的功能,最大限度满足用户经营和管理的整体需要。

新建本科院校,通过建立U8财务系统基本上可以满足学校的财务核算和资金管理的要求。因为学校的资金运动主要以资金收支为主,利用U8财务系统中的总账、报表、固定资产子系统可以及时、准确地核算学校的资金收支业务;而利用U8资金管理子系统,能够高效地管理学校的建设资金。

三、新建本科院校会计信息化建设方法

对新建本科院校来说,建设会计信息化是学校占领资金核算和管理制高点的有力工具,其建设要领包括以下方面:

1、充分认识系统建设的重要意义。在信息网络化普及加快,我国高等教育事业迅猛发展和教学评估背景下,会计信息化成为高校财务管理发展的必然趋势。高校建设和发展会计信息化,推进了高校财务工作方式创新和财务管理模式创新,极大地提高了高校财务管理工作效率。其一,由于建设会计信息化系统对于传统的会计模式是个全面变革过程,它的建设要求人们改变思想认识,需要在学校内部进行宣传教育;其二,在统一认识后,需要对会计处理业务流程进行改造、优化,这会涉及部分人的利益;其三,在系统建设过程中,需要相关部门间的相互配合和协调。因此,学校教育工作者,尤其是学校领导要高度重视这项工作,以协调解决系统建设过程中可能出现的各种问题。

2、制定会计信息化规划和方案。会计信息化系统建设的成败,很大程度上取决于会计信息化总体规划的制定。高校制定会计信息化总体规划可以考虑以下几方面:一是根据学校发展的总体目标,确定会计信息化系统的总体工作目标;二是确定会计信息化系统建设工作的管理体制和组织机构,以利于领导和管理;三是确定会计信息化系统的总体模块结构;四是确定会计信息化系统建立的途径是开发会计软件,还是购买商品化会计软件;五是会计信息化系统软硬件配置的原则性要求;六是会计信息化系统建设的战略实施步骤;七是人员的培训和配备;八是资金预算。

会计信息化建设方案是建设会计信息化系统的具体实施计划和步骤,它是根据会计信息化总体规划的要求,针对当前的建设任务所作的具有很强操作性的建设计划。制定建设方案应重点考虑:(一)前期准备工作,主要包括系统岗位设置及其分工、业务流程和组织机构的优化和重组、基础数据的统一和规划等;(二)系统建设资金的来源和预算;(三)计算机软硬件的配置。硬件配置要充分考虑新技术和新设备与学校资金投入等因素之间的关系,结合学校发展目标和网络技术的发展潮流选择网络体系结构。而系统软件的选择应该分别从兼容性、处理能力、安全保密措施以及性能价格比等技术指标加以论证;(四)会计软件平台的选择。会计软件一般可以通过开发和购买商品化会计软件两种途径取得,由于开发会计软件的周期长、费用高、维护相对困难,加上我国目前会计软件商品化市场日益成熟,因此购买通用的商品化会计软件是会计信息化系统建立的普遍途径;(五)业务与系统操作培训。主要是对会计信息化系统建立所涉及的人员,按不同层次和不同程度分别对他们进行业务和软件具体功能的学习和培训。

3、严格执行会计信息化建设计划。实践证明,会计信息化系统建设成功的关键是会计信息化建设方案的执行力度。因此,各相关的责任人,要严格执行系统建设计划,把每一个项目工作切实落实到实处。

4、建立执行系统运行管理制度。制定和严格执行会计信息化管理制度,是会计信息化工作顺利进行的重要保障。会计信息化系统运行管理制度包括会计信息化岗位责任制、会计信息化操作管理制度、计算机设备管理及使用制度、系统技术档案管理制度、系统数据管理及会计档案管理制度、计算机网络管理制度、系统运行的安全管理、系统运行的服务管理、系统运行的维护管理、系统运行评价管理等。

5、积极开展系统试运行工作。为保证系统的正常运行,一般需要传统手工系统和会计信息化系统并行运行一段时间。在系统试运行期间,要注意比较和分析各项数据和指标,为系统正式运行作准备。

6、正式运行会计信息化系统。经过系统试运行阶段,充分论证系统的安全和稳定,以及系统运行数据的正确性,将系统转入正式运行,从而实现甩账。

7、控制实施会计信息化风险。从企业角度看,由于企业活动涉及供产销业务,企业建立会计信息化所涉及的内容庞大,实施周期长,难度大,因此相应的实施风险也很大,其风险主要有系统转变风险、系统准备风险、软件风险、系统实施风险和环境控制风险等。与企业不同,由于新建本科院校的会计业务单一,主要是以资金的收付为主,因此新建本科院校建立会计信息化一般主要涉及财务系统。所以,新建本科院校实施会计信息化的风险要远小于企业,其风险主要有软件风险和环境控制风险。软件风险主要是所选择的会计软件不适合高校实际情况所带来的风险,而环境控制风险是系统所处的环境而带来的风险,如不合理的组织结构、不明确的职责权限、不协调的业务部门工作、缺失或失效的管理制度、不合要求的计算机硬件和自然环境等。相比而言,环境控制风险的可能性更大,高校应重点根据这些环境因素,制定并严格执行相应的制度和措施,以规避环境控制风险。

(作者单位:广西财经学院)

主要参考文献:

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