浅谈强化企业的内部控制

宋雯霞

内部控制是指企业为保证资产的安全完整,提高企业的经营效率,保证经营信息及财务报告的真实、可靠,以及促进企业贯彻既定经营方针而采用的一切方法和措施。目前我国许多企业的内部控制还相当脆弱,主要体现为:对内部控制的重要性缺乏认识、内部控制制度残缺不全或有关规定不够合理、内部控制制度流于形式、投资者风险意识淡薄、企业内部缺乏制衡机制、对管理系统缺乏控制力等。所以,强调企业内部控制的重要性,加强对企业内部控制的研究具有非常重要的意义。

一、企业内部控制的作用

(一)有助于管理层实现其经营方针和目标

内部控制是由企业若干具体政策、规章制度和程序组成的,而它们的制定是为了实现管理层的经营方针和目标设计的。企业内部控制可以说渗透于企业经营活动的各个方面,只要企业生存和发展,就要开展经营活动和经营管理,就需要有相应的内部控制。

(二)保护企业各项资产的安全和完整,防止资产流失

企业各项资产的安全和完整性是企业赖于生存和发展的最基本的保证,加强内部控制是保证资产安全和完整的重要措施。

(三)保证经营信息和财务会计资料的真实性、完整性

企业只有保证经营信息和财务会计资料的真实性、完整性,才能够为管理层提供科学合理的决策依据,以便管理层作出正确的决策。

二、内部控制的建立和实施

一个单位要实行内部控制,重点应当在组织结构及职责分工、授权批准、会计记录、资产保护、职工素质、预算管理和报告制度等重要环节组织实施。在控制上把握好“小而不粗,疏而不漏”的原则,从“实用、简洁、有效”着眼,制定符合本单位实际情况的内部控制制度。

(一)组织结构控制

实行和完善内部控制,首先要从本单位的组织结构开始,主要包括:确定单位的组织形式,明确相关的管理职能和报告关系,以及为每个组织单位内部划分责任权限。

根据内部控制的要求,单位在确定和完善组织结构的过程中,应当遵循不相容职务相分离的原则。单位的经济活动通常划分为五个步骤,即授权、签发、核准、执行和记录。合理设置财务会计和相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制,就能够保证不相容职务分离,便于内部控制作用的发挥。

(二)授权批准控制

授权批准是指单位在处理经济业务的过程中必须经授权批准以进行控制。企业每一层的管理人员既是上级管理人员的授权客体,又是对下级管理人员授权的主体。授权批准控制要求各级人员必须经过授权和批准才能执行有关的经济业务,不能越权、超出自己的职责权限办理有关业务。各级人员在其业务处理职责权限范围内,无须请示便可直接处理业务,从而避免互相推委、扯皮、推脱责任的现象发生,才能提高工作效率,做到分工负责,权责分明。

(三)预算控制

预算控制的内容可以涵盖单位经营活动的全过程,包括筹资、融资、采购、生产、销售、投资、管理等诸多方面;也可以就某些方面实行预算控制。

预算的执行层由各预算单位组织实施,并辅之以对等的权、责、利关系,由内部审计部门负责监督预算的执行,通过预算的编制和实施,检查预算的执行情况,比较分析内部单位未完成预算的原因,并对未完成预算的不良后果采取改进措施。在预算的执行过程中,企业还要根据实际情况,对预算作出合理的、切合实际的修正,以保证编制的预算更符合公司的经营需要,为以后编制预算提供更加科学合理的依据。

(四)风险控制

企业所面临的风险按形成的原因一般可分为经营风险和财务风险两大类。企业都必须通过有效的内部控制措施加以控制和防范。对财务风险的控制,关键是要保证有一个合理的资本结构,维持适当的负债水平,既要充分利用举债经营这一手段获取财务杠杆的收益,提高自有资金盈利能力,同时也要注意防范过度举债而带来的财务风险,避免陷入财务危机。

(五)资产保护控制

企业的资产是企业赖于生存和发展的源泉,保护资产的安全性是内部控制的基本目标。资产保护控制主要包括接近控制、盘点控制,从广义上说,资产保护控制包括对实物的采购、保管、发货及销售等各个环节进行控制。

接近控制主要是指严格控制无关人员对资产的接触,只有经过授权批准的人员才能接触资产。一般情况下,现金、银行存款、其他货币资金、有价证券和存货等变现能力强的资产,必须限制无关人员直接接触,间接接触可通过保管、批准、记录及不相容职务的分离和授权批准控制来达到。

盘点控制是指对实物资产进行盘点,并将盘点结果与会计记录进行比较,盘点结果与会计记录如不一致,可能说明资产管理上出现漏洞、浪费、损失或其他不正常现象。

(六)会计记录控制

会计记录控制的要求是保证会计信息反映及时、完整、准确、合法。一个单位的会计机构实行会计记录控制,要建立会计人员岗位责任制,对会计人员进行科学的分工,使之形成相互分离和制约的关系。经济业务一经发生,就应对记录经济业务的所有凭证进行连续编号,通过复式记账,在两个或两个以上相关账户中进行登记,以防止经济业务的遗漏、重复,并发现问题。

(七)职工素质控制

职工素质控制包括企业在招聘、使用、培养、奖惩等方面对职工素质进行控制。招聘是保证单位的职工应有素质的重要环节,企业的用人部门和人力资源部门应共同对应聘人员的素质、水平和能力等有关情况进行全面的测试、调查,以确保受聘人员能够适应工作的要求。企业管理层应重视对单位职工的培训、管理和使用,合理配置人力资源,充分调动职工的积极性。

(八)管理信息系统控制

通过管理信息系统,企业员工能够清楚地理解企业的内部控制制度,明确其所承担的职责和任务,并及时取得和交换他们在执行、管理和控制企业经营过程中所需的信息。有效的管理信息系统有助于提高企业内部控制的效率和效果,有助于控制标准的建立和修正,控制活动成效的评定,控制报告的拟定以及改进建议的及时传达。企业应按控制系统的需要识别使用者的信息需要,在此基础上收集、加工和处理信息,并将这些信息及时、准确和经济地传递给企业内的相关人员,使他们能够顺利履行其职责。

(九)编制业绩报告控制

业绩报告也称责任报告,是单位内部各级管理层掌握信息,加强内部控制的报告性文件,也是内部控制的重要组成部分。业绩报告是为单位内部控制服务的,属于管理会计的范畴,因此,编制业绩报告必须与单位内部的组织结构和其他控制方式相结合,明确反映各级管理层负责人的责任。业绩报告可以有日报、周报、月报、季报、年报等,并通过文件的形式予以规定。

(十)电子信息技术控制

该控制要求运用电子信息技术手段建立内部控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部控制制度的有效实施,同时要加强电子信息系统的开发与维护、数据输入与输出、文件存储与保管、网络安全等方面的控制。

三、加强企业内部控制的措施

(一)规范法人治理结构,建立健全内部控制制度

实施内部控制,首先需要规范法人治理结构。从所有者的立场出发,正确处理企业所有者与企业经营者的关系,加强公司董事会在经营中的决策地位,进一步明确了股东会、董事会、监事会和经理层的职责,使决策系统、管理系统和监督系统各司其职、各负其责、协调运转、形成有效的相互监督、制约机制。

(二)贯彻相互牵制原则和协调配合原则

牵制原则是一项完整的经济业务活动,必须经过具有互相制约关系的两个或两个以上的控制环节方能完成,在横向关系上,至少由彼此独立的两个部门或人员办理以使该部门或人员的工作受另一个部门或人员的监督。在纵的关系上,至少经过互不隶属的两个或两个以上的岗位或环节,以使下级受上级监督,上级受下级制约。另外各部门或人员必须相互配合,各岗位和环节都应协调同步,协调配合原则是相互牵制原则的深化补充。贯彻这一原则,尤其要避免只管牵制错弊而不顾办事效率的机械做法,而必须做到既相互牵制又相互协调,从而在保证质量,提高效率的前提下完成经营任务。

(三)加强企业财务内部控制

通常认为企业内部控制仅仅是审计部门关注的问题。其实,从企业的角度或从企业财务管理的角度来说,更应关注企业财务内部控制,因为它对企业财务管理目标的实现和企业财产的安全有重要的直接的影响。建立科学、严密的企业财务内部控制制度是安全、有效的财务管理的基础。

(四)不断提高会计人员素质

企业内控制度的中心是财务会计控制,承担内部控制职责的主要是会计人员。因此,财务会计人员要真正能担当内部控制的重任,更新知识,提高操作能力就显得刻不容缓。

(五)加强风险评估

企业应在经营过程中加强风险评估和风险管理,随着经济的发展,经济环境的变化,企业的经营风险逐步增大并更具有不确定性,如资产风险、信息系统风险、兼并重组风险等,要加强董事会各专业委员会的作用,及早进行风险评价,确定风险领域,防患于未然。

(作者单位:焦作市政工程建设有限公司)