浅谈现代化企业制度下的内部会计控制制度

王丹桔

一、建立内部控制制度的必要性

企业内部控制制度一般划分为内部管理控制制度和内部会计控制制度两类。内部管理控制制度是指那些对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性没有直接影响的内部控制。如人事管理、技术计划、物资采购、工程投招标等就属于内部管理控制。制定内部控制制度的目的在于保证企业经济活动的正常运转,保证企业资产的安全、完整和有效运用,提高经济核算的正确性和可靠性,推动与考核企业各项方针、目标、任务的贯彻执行,评价企业的经济效益,提高企业的经营管理水平。内部控制贯穿于企业经营管理活动的各个方面,只要企业存在经济活动和经营管理,就必须加强内部控制,建立相应的内部控制制度。

二、当前企业内部会计控制中存在的问题

1.内部会计控制管理制度流于形式。企业虽已建立内部会计控制管理制度,但由于缺乏有效的会计监督机制,使会计信息生成过程缺少有力的约束,加之外部监督机制的软弱无力,虚假的会计信息生成后很少被发现,因此导致会计工作秩序混乱,做假账的行为屡禁不止。从外部环境看,由于政府宏观控制措施、法制建设还不够完善,以及其他因素的影响,从而导致会计信息的真实性较差。究其根本,原因在于企业内部会计控制管理制度不健全。

2.思想认识上存在不足。近些年企业中经常出现费用支出失控、财务收支混乱等违法乱纪现象,导致财务混乱,使会计提供信息难以真实反映企业实际经营情况,也使各种经济指标考核失去了意义。其主要根源在于思想认识上存在不足,导致企业会计基础工作和内部控制环节薄弱,缺乏自我约束机制,难以发挥内部会汁控制应有的效力和作用。

3.客观环境变化的影响。面对新的经济环境,企业要保持竞争能力必须要经常调整经营策略、调整内部机构等,这就导致原有的控制对新增加的业务内容没有控制作用。所以,根据经营管理范围、科学技术发展的变化来调整和拓宽内部会计控制的内容,建立和完善内部会计控制的变革与创新已变得尤为紧迫。只有不断调整内部会计控制系统,才能提高其效能,充分发挥内部会计控制的作用。

三、建立内部会计控制的原则

1.内部相互牵制的原则。建立内部相互牵制是指在各岗位间建立互相验证、互相制约的关系,在进行有关责任分配时,单独的一个人或部门对一项经济业务活动无完全的处理权,必须经过其他部门或人员的查证核对。在设计内部会计控制过程中,一项经济业务活动的各个环节尽量由不同部门处理,也可委托中介机构,发挥其比较客观、公正的作用。

2.坚持全面性和系统性原则。一方面,由于会计工作贯穿于单位整个经济活动,是对单位整个经营管理活动进行会计核算和会计监督,所以内部会计控制的措施应渗透到单位各项业务过程和各个操作环节,覆盖所有的部门和岗位。另—方面,由于单位是一个普遍联系的整体,因此,要使各部门和各岗位间形成既相互制约又具有纵横交错关系的统一整体,只有内部会计控制对全体员工都有约束力,才能保证各部门和各岗位按照单位的目标相互协调地发挥作用。

3.成本控制与实际应用并重原则。设计内部会计控制主要是为了实际应用,因此,不用过于强调其严密性和完整性,应尽量精简机构和人员,选择恰当控制方法和手段,减少过繁的手续和程序,避免重复劳动,使内部控制制度简化,并在此基础上加强成本控制。

四、加强企业内部控制制度的主要内容

1.明确规定处理各种经济业务的职责分工和程序方法。在一般情况下,处理每一项经济业务的全过程,或者在全过程的某几个重要环节都规定要由两个或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责,起到相互控制的作用。如要汇出一笔款项,规定要有有关经办人填写用款申请单,有关部门或单位负责人审查签字,会计人员核对合同预算和付款计划相符后编制付款凭证,最后由出纳人员凭手续完整的付款凭证办理汇款结算,前后须经四人分工负责处理。而用款的清算和报账业务,则规定要有经办人员填写报账单,有关人员的数量、质量验收凭证,会计人员审核发票、账单及验收凭证齐全后进行账务处理。

2.明确资产记录与保管的分工。规定管钱、管物、管账人员的相互制约关系,旨在保护资产的安全与完整。如出纳人员不得监管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作;银行票据的签发印鉴,必须有两人掌管;向银行提取较大数额现金时,必须有两人共同前往,以保证资金的安全;仓库材料明细账要设专人稽核或另设记账员记账;管钱、管物、管账人员因故离开工作岗位或调动工作时,规定要有主管领导指定专人代理或接替,并监督办理必要的交接手续或正式移交清单。还有现金收付的复核制,物资收发的复秤制、复点制等,也都是防错防弊的内部控制制度。

3.明确规定保证会计凭证和会计记录的完整性和正确性要求。如对各种自制原始凭证,在格式、份数、编号、传递程序、各联的用途、有关领导和经办人签章、明细数同合计数及大小写数字一致等方面作出规定;各种对账簿记录,要求账证的—致或保持一定统取关系的规定;还有会计核算中规定的双线核对、余额明细核对、各种报表相对数字核对,以及由此而规定的内部稽核制度等。

4.明确规定建立财产清查盘点制度。如为了保证财产物资的安全和完整,除规定物资保管员对每项物资进行收付后,都要实行永续盘存核对库存账实外,还要规定财产物资的局部抽查和全面清查制度,以保证账卡物相符或及时处理发生的差错。又如现金出纳员除规定每日下班前要结账清点库存现金,遇有差错要及时报告外,会计主管人员还要经常检查出纳员工作,定期或不定期检查库存现金及金库管理情况的责任。

5.明确规定计算机财务管理系统操作权限和控制方法。(1)计算机代替手工制作的凭证更规范、效率更高。但是难以给查账和审计工作提供可靠的依据。为了解决这一矛盾,可以先由计算机填制输出记账凭证,然后由有关经办人确认后签名或盖章,无签名或盖章的视作无效凭证,不得进行账务处理。设置主辅操作员进行两次输入,仅仅是为了防止数据输入时的错误,对于原始凭证与记账凭证中的差错却无法校正,连事后控制的作用也发挥不了。因此,可由主办会计根据审核无误的原始凭证操作计算机制作记账凭证,并将数据存人一个临时数据库中,以便调出修改:同时应对输出的记账凭证确认后签名或盖章,然后交稽查员审核,审核无误后交出纳人员办理收、付款手续,并操作计算机将主办会计存入临时库存中的凭证数据转入正式数据库中,以便进行账务处理。(2)电算化可以大大提高会计工作效率和会计工作水平。但是,不能以此代替原手工会计处理中已建立起来的内部控制制度和管理制度,同时,还应加强对电算化系统的管理,这是会计系统安全、正常运行的前提。要明确系统管理人员、维护人员不得兼任出纳、会计工作,任何人不得利用工具软件直接对数据库进行操作。程序设计人员还应对数据库采用加密技术进行处理,严格按会计电算化系统的设计要求配置人员,健全数据输入、修改、审核的内部控制制度,保障系统设计的处理流程不走样变形。(3)对会计电算化进行内部控制,主要是对存取权限进行控制。设多级安全保密措施,系统密匙的源代码和目的代码,应置于严格保密之下,从计算机系统处理方面对信息提供保护,通过用户密码口令的检查,来识别操作者的权限;操作权限(密级)的分配,应由财务负责人统一专管,以达到相互控制,明确各自责任的目的。

五、完善现代企业内部会计控制的对策

1.明确设计主体和控制目标。内部会计控制制度设计的主体必须是企业管理当局,只有它作为主体,才能保证制度的有效实施。但由于内部会计控制制度设汁具有很强的专业性、技术性,所以,要求设计者既要熟悉企业经营政策、业务性质和管理目标,还应熟悉内部控制的原理和方法,有较强的综合分析和文字表达能力。因此,不具备条件的企业可以聘请中介机构来设计。内部会计控制制度是围绕会计核算和会计监督来展开的,在设计时必须有明确的控制目标,充分考虑各项内部会计控制制度是否符合内部控制基本原则。

2.重塑成本费用控制观念。成本是决定企业竞争能力强弱、赢利能力多少的关键。企业在设计和实施内部会计控制时,必然要考虑成本费用的控制问题,内部会计控制的目的是提高企业经济效益,制定内部会计控制时应坚持成本效益原则。企业应树立成本费用控制观念,做好成本费用管理的基础工作,并将其融入到具体的业务过程中。在新的环境下,要求企业改变传统成本管理控制观念、管理模式,通过成本管理和全过程控制,充分发挥员工的积极性和创造性,从而达到成本控制目的。每个企业都应建立合理的绩效考核办法,并加大考核力度。

3.强化企业内部会计控制的管理机制。现代企业内部会计控制不再是单一的过程和程序,它是包括企业战略目标、预算管理、业绩评价和激励在内的一整套控制制度,把预算编制、激励与约束机制等手段有机结合,已成为企业内部会计控制的有效手段。首先,应强化对企业的约束力度,依靠政府的权威性提高政府和社会的外部监督力度,依据相关法律制度来规范企业的内部会计控制制度并加快建立社会监督体系。其次,应建立多层次的内部会计控制制度。通过明确相关责任人的权利和责任,使每个岗位和个人都处于监督控制之下避免会计控制流于形式。

4.建立以人为本的内部会计控制机制。通过优化企业控制环境,明砌职责权限,划分责任中心,建立适当的沟通渠道。根据实际完成情况予以奖励或处罚,建立责、权、利相配合的激励和约束机制,创造良好的环境氛同,充分调动员工的积极性和创造性。企业发展战略目标的实现需要企业全体员工的共同努力,因为对于企业内部会计控制来说,人的主观能动性很重要,以人为本作为构建内部会计控制机制已经被越来越多的企业所接受,保证企业内成员具有一定水准的诚信、能力是内部会计控制有效的关键因素。所以,需要强化企业内部的会计诚信管理,使会计人员树立诚信观念,让会计人员意识到会计诚信、职业道德的重要性。建立以人为本的内部控制制度,加强员工的诚信观念,对提高企业员工的素质,更好地实施内部会计控制管理有着重要作用。

5.建立健全预誓机制和风险防范措施。企业应尽快建立预警机制和风险防范措施,提高风险控制意识,加强资信管理和信用分析工作,提高风险控制能力。通过积极有效的风险管理,最大程度地降低会计风险水平。随着信息化程度的不断提高,越来越多的控制手段通过信息系统来实现,使得内部会计控制的效率大大提高。为保障计算机系统下的内部会计控制的有效性,应以制度为准绳制定详尽的计算机信息系统下的操作细则和作业指导书,确保企业内部会计控制的计算机系统正常进行。加强对会计电算化系统的开发和维护、数据输出输入、文件储存和保管、网络安全等方面的控制以降低内部会计控制的风险水平。□(编辑/李舶)