档案馆数字化面临的现实问题

李润华　孙桂丽　冯志红

目前各地各级档案馆都把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”纳人工作的发展计划,传统档案馆数字化建设的现实问题引起了人们的重视,档案工作者愈来愈广泛关注着信息化进程,关注着电子文件和数字化档案及其管理问题,并且有一些档案馆已经开始对此进行规划和投资。

一、档案信息电子化的问题现状

1.原有馆藏档案基本上是以纸质档案为主,数字化程度不高。目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、年代跨度长,且由于多年来一直处于封闭式管理之中,再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况,形成了档案基础普遍较差的局面。

2.档案系统软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件使用的计算机语言不同不能互用,并且用于档案信息管理的计算机管理软件系统文件查询检索功能较弱,工作性能单一,数据库软件升级缓慢,不能形成电子文件,就不能最大限度地利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。

3.在我国用于档案信息数据交换的机读目录系统还不完善,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。电子档案的征集、接收还没有全面实施。我国正逐步建立现行档案目录中心,并且直接接收电子档案,因而在国际互联网平台上能够直接为社会和公众提供服务,履行政府职能。另一方面应用于互联网上、功效等同于手迹和印章的电子签名技术得到广泛应用。这就构建了在互联网上的最基本的电子信任体系,在网上进行有关社会活动便有了可信的安全保障。

二、档案信息标准化、法制化问题的挑战及解决对策

在我国档案管理信息规范的标准化程度相对比较低,造成应用范围和信息共享性大大下降。主要原因归纳起来有以下几点:

1.管理体制、管理方式不同,难于实现标准化。由于档案自身的复杂性,我国政府的档案管理体系亦比较复杂,分散管理是其突出特点,造成了管理标准化的困难。

2.信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代,标准不断变化,加剧了档案管理信息化的风险,加大了投入和建设难度。建立电子档案,不但存在巨大的技术和管理方面的问题,而且至今在标准、法律依据等方面都还是空白。

3.标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程,造成大量低水平的重复建设;相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。为此各地档案馆采取了相应的解决对策。

在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则:

以标准化管理为主,制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理,可操作性强,而且与管理体制的关系较为超脱,因此在不与法律相冲突的情况下,标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现,特别是约束力强,但管理范围有限,所以在标准化管理的基础上,配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

三、档案信息安全与技术问题的挑战

1.安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案信息对安全保密有严格的要求,有相当一部分档案信息是需要控制使用的,所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类,档案馆在数字化建设中对此应该形成一整套管理制度体系,此外还需要有相应的技术措施进行自动控制,才能做到更加严密。

2.档案管理技术是长期坚持不懈、不断发展的重要技术之一。将这些技术综合、集成应用是档案管理的特点。在进行档案管理信息化建设,积极构建电子档案时必须在整合、集成上狠下工夫。

四、数字化建设资金投入与工作人员素质的挑战

1.馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心,其数字化建设的工程量巨大,需要投人大量的人力物力,各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式:(1)大型综合性档案馆。这种模式见效快,但投入高,需要很强的经济支持和技术支持。(2)中小型综合档案馆。这种模式见效慢,投入较少,对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息,以数据库的形式存在。

2.人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的,所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。

缺乏计算机技术及与档案工作有关系的内容,其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合型人才,阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。□ (编辑/永安)