让网络为我们的档案利用提供服务

王玉峰

随着知识经济时代的到来,档案工作向产业化发展成为必然趋势,各级档案馆通过互联网络开展档案利用服务是档案工作实现产业化的途径之一,也是档案工作进入信息时代发展的必然结果。其主要工作内容是指档案馆将馆藏档案及相关资料数字化,建成独立的计算机工作站,并与国际互联网络相联,用户通过互联网络进入站点查询,经办理相关手续后获得所需的档案信息。这就要求我们档案工作者必须有效地开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,积极主动地为经济建设服务,要通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项档案信息管理,促使档案管理网络化。

一、建立档案馆(室)网页,开展网上服务

随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于开发和利用。

二、建立“电子文件(档案)数据管理中心”

电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后,其复制是极为便利的,同时,也不能排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改,这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉或经济权益,甚至引起法律纠纷。这样,我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔者认为,电子文件制发单位可在机内输入隐形条码,使之与伪造或复制伯相区别。当网上用户使用任何一份文件时,他只知道该文件内容,而无法知道该文件条码。同样,只有隐形条码的电子文件才是原件,才能作为凭证或依据使用。电子文件在归档之前,要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定,主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中,只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的,才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。电子文件的鉴定,也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案,应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则,电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档,以保持该电子文件的原始性,以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档,以维护电子文件的权威性,并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人,使之与原件相区别。此外,还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完

整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。

三、电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。为方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文,档案馆(室)自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档,而不需跑到档案馆(室),也不必交任何光盘或软盘。

四、开展在线服务

档案是国家机关、社会组织、企事业单位以及个人在社会实践活动中形成的具有保存价值的历史记录。传统的档案管理对象是以纸质载体形式为主的档案。需要档案时,利用者必须到档案室登记后才能借阅档案。如果借阅者逾期不还,档案员还必须催还;如果归还的档案有损伤,档案员必须进行修复。如果能在网上查阅档案,以上麻烦就没有了。传统的档案查阅随着办公自动化及信息技术的发展演变为“机读档案”——存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体档案信息。一旦需要档案,利用者可以在自己办公桌上的计算机里查阅这些信息,我们以利用者为中心设立多途径的检索系统,并且将扫描的文件及电子文件直接与局域网系统挂接,利用者不仅可以查阅所需的信息,还可以下载原件,不必再到档案室查阅,节省了利用者的时间。

利用网络传输档案信息具有纸质档案不可比拟的优点,网络传输速度快、档案传输不再受地理和人力的限制。在网络传输方式中,根据传输区域的大小,可分为局域传输和远程传输。局域传输主要应用于单位内部。利用网上查阅档案,还可以异地查询,通过电子邮件的方式,只需几秒钟到几分钟的时间就可将档案信息传到外地,极大地节约了人力、物力。这就意味着,档案的实体管理与内容信息的管理在使用上将趋向分离。档案的内容信息将主要通过电子计算机等技术让利用者快速地查阅,而档案的实体将会从日常的使用中彻底脱身,并被作为最原始的也是最终的凭证精心保存,这就减少了档案员修复档案的工作。网上查阅档案信息,也节约了档案员的时间,减少了档案员不必要的劳动耗费,从而使档案员有更多的时间进行档案编研工作,提高档案的利用。

总之,档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。□(编辑/永安)