信息化有利于高校人事档案的管理和使用

唐习华

信息时代的到来,使高校人事档案管理信息化成为可能,纷繁复杂的社会变化也使档案管理越来越困难,信息化管理也成为必需。人事档案的信息化,就是将人事档案内容录入计算机,转变为储存在磁盘、光盘等载体上的二进制有序代码,它可实现大容量存储、快速检索、查询、由网络进行传输、由显示器进行显示、打印机打印等功能,可使档案的使用功能得到延伸。

一、人事档案的组成

1.从内容上看。根据中组部《干部档案工作条例》,高校干部人事档案由10部分组成:履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;学历、培训、职称材料;政治历史情况的审查材料;加入党团材料;奖励材料(包括科学技术和业务奖励,英雄事迹等);处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;其它可供组织上参考的材料。针对以上的内容,人事档案材料按来源可归为三大类:第一类为完全由个人按归档要求填写的有关表格材料,如个人履历、入党思想汇报等,是个人自然属性的反映;第二类为个人填写后经业务主管部门签署意见的评审、申报表等,如专业技术职务评审表,先进工作者申报表等;第三类为伴随着档案人的日常工作、学习而形成的由业务管理部门作出的记录、鉴定等,如政审材料、学籍档案、处分决定等,它一般不和当事人见面。

2.从形式上看。首先是传统的纸质档案,它是高校人事档案的基石;另一类为数字档案(或电子档案),它是随着信息技术的发展而出现的,是纸质档案的缩影和补充。而数字档案从原始数据形态上又可分为两类:第一类为直接以数字模式产生的数字信息档案;第二类为由其它介质形态转换而生成的数字信息档案[1]。前者直接由文字处理软件、CAD、数字摄像设备等数字信息系统产生,可称之为原生数字档案;后者则是利用数字扫描、OCR等数字化技术对印刷型文档进行加工、处理而生成,可称之为转换型数字档案,利用它可形成个人人事档案的全文数据库。数字档案中,如何保持并证实电子文件的真实性,不仅仅对档案工作者,而且对于整个信息社会都是一个问题,而转换型数字档案可真实地体现原纸质档案的本来面目,能保证电子档案的真实性,可使电子档案一定程度上独立于纸质档案而使用,两类电子档案结合使用,既保护了纸质档案,又大大方便了档案的查阅,延伸了档案管理和使用的功能。特别是原生数字档案中用ASCII码记录的信息,能进行统计、排序、分类、汇总、任意逻辑条件的组合筛选等。另外,数字档案也是纸质档案的有机补充,随着信息技术的发展,多媒体技术被普遍使用,有的材料只能用数字档案形式保存,如教师上课的一段视频、一段有价值的录音等,它弥补了纸质档案的不足。

二、当前档案管理中存在的问题

当前,有的高校人事档案管理为了达标,已经配备了计算机和打印机,安装了简单的档案管理软件,但距离真正意义上的信息化还有很大的差距,档案管理中还存在着各种各样的问题,主要有以下几个方面。

1.个人工作业务内容和档案脱节。档案材料千人一面,不能体现高校教学科研人员的工作特点。一是业务内容的缺失,高校人事档案的主体是教师和科研人员,人事档案应重点选择能反映他们德、才、能、绩的鉴定材料、考核材料。如业务成果,重大创造发明、科研成果、著作或译著以及有重大影响的论文等归入人事档案之中。这样才能真实、具体、全面反映出一个人的情况,为选拔和任用人才提供准确可靠的依据。如果没有(或不完整)这方面的档案材料,人事档案将失去作为一种信息资源的功能,决策部门对人才的使用也很难做到知人善用,达不到“观其卷,知其人,用其长”的目的。[2]当前人事档案的管理一般由人事部门负责,教学情况归教务部门管理,科研成果由科研部门管理,而个人档案材料应是对个人的教学、科研材料的全面反应。二是业务管理过程和档案管理系统少有联系,如每次全校工资变化,在劳动工资管理信息系统中可自动进行调整,而在档案管理系统中需一个一个进行手工操作,其工作量相当于将业务过程重复一遍。

2.存档管理和使用脱节。档案的价值在于使用。一类问题为:仅仅存储原生数字档案,将档案系统看成一般的业务系统,虽然可较灵活地查询使用,但其结果的真实性让人生疑,只能完全依附于纸质档案。另一个问题是:数字档案管理和日常的业务完全脱离,仅仅是纸质档案的简单再现,没有对信息进行归类、索引,档案管理信息系统仅仅记录档案材料的目录,由上面分析,人事档案内容不全面,不能具体、全面地反映老师的经历、学识、人品等情况,查询一个人的情况,除了查找人事档案外,还要查找科研处的科研情况、教务处的教学工作量、教学质量等,查全率、查准率不能保证。对于一个新调入的教师,从其人事档案中并不能总结出其教学、科研能力,其爱好、擅长、在调出单位的工作表现、能力评价等也不能很好地得到了解。

3.档案交接过程信息流断裂。伴随着人员工作单位的调动,个人档案将跟随着进行转接移动,电子信息流也应一起移动,这是三位一体的一个整体。而实际情况往往是人员调动了,档案也移交了,但数字档案信息流并不移交,可能由于交接双方没有统一的信息编码、缺乏统一的人事档案管理平台、系统不兼容等,但更多的是由于意识的缺乏,实体档案进行交接时,电子档案信息共享困难。每一个接收档案的单位均需从头开始录入信息,档案信息缺乏连续性的体现。

三、进行信息化管理的有利条件

1.各高校有迫切的实施信息化管理的需求。新时期高等教育发展对人事档案管理工作提出了新的要求,高校规模发展迅速,层次不断提高,教学科研人员流动性大,学历、职称结构变化快,教学科研工作复杂,在高等教育国际化的背景下,管理意识现代化、制度规范化,客观上要求进行人事档案管理的信息化改造,充分发挥信息化的作用。

2.档案管理人员。高校是人才集中地,管理人员素质也普遍较高,对新技术、新设备、新方法的掌握较快。通过培训,人事档案管理人员一定能很好地使用新设备、新系统。业务人员掌握现代信息技术,是进行信息化改造的必要条件。

3.技术和设备。当前,计算机的使用已普及,校园网络已延伸到各个角落,数字设备的使用也已普遍,如数码相机、扫描仪、DVD刻录机等;数据库管理、多媒体技术、网络技术、安全技术等先进的信息技术也得到应用,为人事档案管理信息化提供了技术保障。

四、信息化可更好地发挥人事档案的使用功能

1.便于查阅,大大缩短查阅档案的时间,并可进行快速的统计分析,为决策提供参考。在原生数字档案的基础上,计算机管理档案材料的索引文件,通过查找索引,可方便地找到原档案所在位置,这是计算机管理档案的初级运用。在上述转换型数字档案也完整的条件下,可直接查阅档案全文数据库。进行信息化管理真正的优势体现在可对档案信息进行批量处理,如按所需条件进行筛选、分类汇总、统计分析等,它以极快的速度提供结果,为领导决策提供参考,它将传统的档案管理转变为人力资源管理的一部分。结构化查询语言SQL(Structured Query Language)是这一运用的有力工具,它屏蔽各关系数据库管理系统(RDBMS)间的差异,是所有关系数据库的公共语言。用户可将使用SQL的技能从一个RDBMS转到另一个,所有用SQL编写的程序都是可以移植的,在统一编码的基础上,利用SQL可将各种数据库建立联系,进行沟通。SQL可用于所有用户的DB活动模型,包括系统管理员、数据库管理员、应用程序员、决策支持系统人员及许多其它类型的终端用户进行查询数据;表中插入、修改和删除记录,建立、修改和删除数据对象;控制对数据和数据对象的存取;保证数据库一致性和完整性;以前的数据库管理系统为上述各类操作提供单独的语言,而SQL将全部任务统一在一种语言中。

2.网络突破距离限制,便于信息的远程查阅、信息维护和信息收集。Internet将世界真正变成了地球村,让世界距离感缩短,通讯和信息交流达到了前所未有的快捷方便。借助网络,将档案信息通过校园网络进行一定程度的分布式管理,设定不同的查询权限,如校长可查阅全校教职工的档案,院系领导可查阅本部门的人员信息,组织部可查阅所有人员的党团关系数据库信息;将部分个人自然属性信息对档案人公开,档案人发现信息录入有错误或增加、删除个人信息可向数据库管理员提出申请,由数据库管理员和原始档案核实后进行修改,保证了档案信息的正确和完整,同时对于档案材料中所缺少的材料能及时发现,如学籍档案,可督促档案人及时到原培养单位进行催要,体现以人为本的管理理念。另一方面,网络化分布式管理,便于档案信息的广泛收集,如教学信息可由教务部门直接上传到老师档案的教学信息数据库中,科研信息数据库由科研处管理,这些信息的增加,使教师的个人信息丰满,充分体现教师的教学科研成果和工作特点。

3.硬盘、光盘等突破存储空间限制。传统纸质档案需要占用大的库房,每个人的档案都是厚厚的一本,搬运、查阅都不方便。而数字化档案是将信息以磁极或激光识别的凹凸坑来表示,系统软件管理和协调CPU、储存器等各种资源,在此基础上,应用软件将存储在磁盘、光盘的信息进行复现,在显示器或打印机上还原成为人能够感知的文字、图像、声音、视频等信息。随着信息技术的调整发展,储存技术日新月异,储存器的性价比即单位存储单元的价格大大降低,移动硬盘、DVD光盘、U盘等存储器一般已用“G”作为单位,较传统的软盘(1.44M)在存储单位上提高了上千倍,存储空间变得更大、更便宜并且存储速度更快,使原生数字档案和转换型数字档案的存储成为可能。

4.超媒体可将原生数字档案和转换型数字档案有机联系。以原生数字档案作为日常查询、统计分析的材料、索引和检索的出发点,通过超媒体将转换型数字档案进行超链接,立即可查看到原纸质档案的影印件,大大提高了档案查阅的速度和可信度。

通过加强人事档案管理制度,强化人事信息安全意识,采用先进技术,在国家有关人事档案管理规范框架内,对人员信息统一编码,管理系统统一规划,将传统纸质档案和数字档案的管理有机结合,必将使人事档案在高校人力资源建设中发挥更好的作用。

参考文献:

[1]王启云.数字信息资源的管理模式探讨[J].图书情报工作,2003(9):29-32.

[2]万蓉.做好人事档案管理工作的思考[J].高等教育研究(成都),2005(6):80.