优化内控设计　预防采购腐败

倪井喜

摘要：文章通过剖析采购腐败的形式、危害、成因，从设计理念、健全内控、优化流程人才培养等方面，提出了企业采购内控制度的设计思路。

关键词：内控设计预防采购腐败

中图分类号：F270文献标识码：A

文章编号：1004-4914(2009)05-293-02

现有环境下，采购腐败可谓触目惊心。在许多企业，只要你和采购沾点边，一年赚上几十万元、上百万元，是常有的事。以前有人说采购回扣的油水很大，现在有些时候根本不能用“油水”来形容，得借用“油田”这个词了。我们只有痛恨采购腐败行为而束手无策吗?预防优先，用制度防范腐败是一个重要的研究方向。

一、认识采购腐败的形式和危害

1采购腐败名堂多多。采购业务人员收受业务伙伴提供的好处和便利，这些腐败形式包括提供财物、安排就业岗位、提供货源渠道、承担额外费用、举行高档宴请、组织旅游服务、安排情色诱惑、代为处理社会关系和其他私人利益等。采购腐败、钻营投机的现象远远不止这些。其实说到底，采购腐败无非分为三类：受贿、挪用公款和以权谋私。

2采购腐败危害很大。采购腐败的危害，一边是表面性的，另一边为隐藏性的。何为表面性的危害?就是我们常说的采购回扣，使企业的利益直接受损。那何为隐藏性的呢?这是因为采购人员收取回扣，从而购进价高质次的产品或材料。企业一旦使用质量较差的产品或材料，将会造成生产停顿，报废品骤增、重工机率增加、无法及时交货履约、以及交货后隐患较多、退货客诉等接二连三出现，因此企业信誉每况愈下，最终导致失去客户，危及企业生存。

二、当前中国企业采购腐败成因浅析

1从官场腐败宏观环境看采购腐败：“场”的力量，风气的力量。人类社会是发展到了一定的阶段才产生了官。最初的官可能并没有什么行为规范，但由于官的行为有经常性，所以渐渐就形成了习惯，形成了风气。形成了气候，形成了规矩，不管是谁当了官都要身不由己地跟着行事，因而就形成了官场。而官场一旦产生，又在不知_不觉之中影响和左右着官的行为。进入官场，你必须顺着官场风气行事。别人吃吃喝喝、收受礼品，你也得跟着干。否则你就可能受排挤、打击、淘汰甚至迫害。

物以类聚，人以群分。一群人聚在一起在时候往往会形成某种风气，某种势力，某种习惯，某种规矩，某种道德，某种氛围，某种环境，很类似于“场”。在黑社会中有哥们义气，我们可以称为哥们义气场。在这样的环境下每个成员都要受这种义气的影响并作为自己的行为准则。如果有谁不遵守这个规矩。那他就要受到排拆、打击。在酒桌上一群人都互相劝酒，而且有种种不成文的规矩，在这种氛围下。如果你不肯喝酒那是很难办到的，除非你不怕扫了别人兴致离开这个环境。中国的成语如：入乡随俗、择邻而居、近朱者赤、兵败如山倒等，说明如果一群人的行为形成了“风”，其作用比法规还厉害，挡都挡不住。他们的行为不是由纪律和规范决定的，而是被“场”、被风气所影响和控制了。采购腐败的形成也有这样的宏观“场”的影响。

2从微观上追溯原因，企业和个人利益的分离化是一个重要因素。中国企业在采购员绩效考核和薪酬分配、制度和岗位建设、职业生涯规划、员工培训等一整套系统上都存在着问题，企业与个人的利益没有最大限度地揉合到一起，这是采购腐败的根源所在。

3从企业内部控制上追溯原因，监督与惩罚不严格助长了腐败的风气。采购人员腐败动机的形成，需要回答三个问题。第一。腐败的收益有多大?第二，腐败的风险有多严重?第三，腐败被发现的可能性有多大?如果判断的结果是收益大，风险小，并且不会轻易被发现，那么采购腐败动机因此形成了。企业疏于采购行为的监督，默视回扣行为，没有有效的预防机制、发现机制、惩罚机制，或者只有制度没有执行，最终只有给腐败者壮胆。助长腐败的风气，给自己酿成苦果。

三、跨国公司限制采购腐败实践的借鉴

一般来说，跨国公司的薪水要高于本土企业的2～3倍，总监这一级别可能差距会更大，这有利于跨国公司吸引人才，但是这不是跨国公司限制采购腐败根本手段。在跨国公司，考核制度、企业文化和采购制度建设是限制采购腐败的三种主要手段。

1绩效考核。在考核中，跨国公司交替运用两套指标体系，即业务指标体系和个人素质指标体系。业务指标体系主要包括：采购质量是否提高?质量事故造成的损失是否得到有效地控制?供应商的服务是否增值?采购是否有效地支持了其他部门，尤其是生产部门?采购管理水平和技能是否得到提高?当然，这些指标还可以进一步细化，如采购成本可以细化为：购买费用、运输成本、废弃成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。把这些指标一一量化，并同上一个半年的相同指标进行对比所得到的综合评价，就是业务缋效。应这些指标都是硬性的，很难加以伪饰，所以这种评价很残酷，那些只会搞人际关系而没有业绩的采购人员这时就会原形毕露，评估的结果当然就不会如其所愿。

2企业文化。在探讨这个问题前，我们有必要比较一下中国人和西方人在商业观念上的差异。在影响企业之间关系的一些观念之中，当前中国人的某些观念确是易于滋生采购腐败的温床。

3采购制度建设。为了规范跨国采购行为，适应在不同文化背景下开展业务，那些最好的跨国公司编写了诸如《对外业务开展手册》《全球采购人员手册》等制度和政策说明，每个不同国家的采购员人手一份。这些手册不仅宣告公司对于腐败行为的处理规定，还具体地运用案例和情境告诉采购员该做什么不该做什么。比如，跨国公司规定，只有存在回请机会的前提下，才可以出席供应商的宴会：在出差的发票上必须注明费用发生的时间、地点等。这些做法是值得我们借鉴和思考的。

四、预防优先的采购内控制度设计思路

从根源制度上铲除腐败的环境和土壤，从思想领域和制度建设方面引导人们改过自新，制度预防比单纯的个案惩罚更重要。领先的采购管理制度，是预防采购腐败的重要武器。

1应用大禹治水的理念，指导采购制度设计。中华先辈大禹，在治水实践中总结出的洪水易疏不易堵的道理。为了控制江河的泛滥，就必须筑堤导流。导流堤坝必须具备三个条件：一是连续的。不能有缺口，也不能有渗漏、管涌等隐性缺陷；是有足够的高度；三是有足够的强度。同样，要造就新的采购风气。就要制定规范采购员行为的制度，作为采购员行为规范的边界，正确引导采购员的行为。设计采购制度也同建设导流堤坝一样：必须完整周密，不能有盲区，不能留缺口和空子或暗道，不能搞网开一面，不能搞下不为例；必须有足够的高度，也就是能控制所有采购人员，不能只

对下不对上，不能有不受监督、控制的特殊人员；必须有足够的强度，也就是权威性和稳定性，能够抵抗任何势力的冲击。

为了控制江河还必须改善流域的生态环境，做好水土保持，变浊流为清流。同样，为建立新的采购风气，也必须改变采购员的成分：一是截断品德败坏采购员入场的通道；二是坚决淘汰不良分子；三是通过上层对下层的带动作用，先进对一般的示范作用，形成新的采购风气，使廉洁者能理直气壮、扬眉吐气。使歪风邪气没有市场。也就是一方面通过制度建立约束机制形成边界条件，使采购员难以渝越；另一方面通过培育好采购员的行为形成风气、形成新的作风、形成无形的力量，从而影响大多数人的行为。

2导入采购内部控制理论，规范采购制度中有关组织机构、业务流程、岗位权责的制定。(1)结构决定功能。比如同是碳元素，只由于排列组合的方式不同，可变成金刚石，也可变成石墨，而金刚石较之石墨，无论在硬度上和用途上均有天壤之别。采购组织机构建设的好坏直接影响到采购的经营成果及控制效果。以国内采购内控较好的典型来感受一下结构的重要性。国家电网公司招投标实行“推荐、评标、定标三分离”，推荐入围厂家或者筛选投标单位的人员，不得参与评标和定标工作；评标的人员不得参与推荐和定标I作；定标的人员不得参与推荐入围厂家和评标工作。古井酒厂实行采购权、定价权、验收权、付款权的“四权分立”，其核心则是采购、定价权两权的分立。管定价的不管采购，管采购的不管定价。国投新集能源股份有限公司实行采购“三条线管理”，即市场调研、厂家的选择、招投标的组织一条线；采购业务一条线；质量监督、物资验收、跟踪服务一条线。采购业务员只负责产品采购、参与招议标、办理商务手续，不参与市场调研及质量验收，使采购业务由原来的“一个人长跑”改为“多人接力”，实现以机构促廉。(2)优化采购流程。制定明确的采购流程有助于企业实现对采购的控制，通过控制环节(要素)避免漏洞，实现企业采购的目的。流程可采用的要素有：货比三家引入竞争，发挥公开招标中供应商间的博弈机制，选择最符合自身成本和利益需求的供应商；通过电子商务方式降低采购处理成本(交通、通讯、运输等费用)；通过批量计算合理安排采购频率和批量，降低采购费用和仓储成本；对供应商提供的服务和产品进行“菜单式”购买。(3)透明监督，严惩暗箱操作。实行三公开、两必须，即“三公开”是指采购品种与数量和质量指标公开、参与供货的客户和价格竞争程序公开、采购完成后的结果公开：“两必须”是指必须在货比三家后采购、必须按程序、按法规要求签订采购合同。建立以请购制度、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统，并在该系统中设置下列控制点和关键控制点：审批；签约；登记；承付；验收；审核；记账。其中，“承付”、“验收”和“审核”为关键控制。构建行政监察、财务审计、制度考核全方位监督体系，形成严密的监督网，使得采购人员拿回扣更加困难，更加容易被发现，受的惩罚更大，从而大大增加采购人员拿回扣的风险成本。当采购人员发现拿回扣的风险代价大于拿回扣可获得的经济利益时，其一般就不回去做这种得不偿失的事了。

3体现绩效考核，采购制度要实现预防采购错弊、保持供应链效率与激情。领先的绩效考核可以达到这样的效果：采购人员主观上必须为公司的利益着想，客观上必须为公司的利益服务，没有为个人谋利的空间。(1)绩效考核是减少采购腐败主观因素的法宝。那些供应商们为什么要给采购员“好处费”?无非是想提高价格或在质量、效率方面打折扣，如果采购员参与这些腐败行为，也许具体情节不为人知，但必然体现在其业务绩效上。如果有绩效考核这个“紧箍咒”，采购腐败的机会成本就会大得多。(2)缋效考核是保持职工激情、提高供应效率的利器。绩效考核的结果直接影响到采购人员的岗位的升迁和薪酬的分配。采购人员通过绩效评估，也将与销售人员或财务人员一样，对公司的利润贡献有了客观的衡量尺度，成为受到肯定的工作伙伴，对其士气提高大有帮助。

4开发采购人力资源，采购制度注重吸收新鲜的血液充实采购团队。一是轮换采购人员；二是培训提高采购员的素质；三是重视培养采购管理人才，提高薪酬待遇。

参考文献：

1孙明贵，企业采购模式的发展及其优化途径。

2李勇军，浅谈采购行为中预防腐败的对策，胜利油田师范专科学校学报,2003(1)。

3孙刚峰，李鸿，张玉.腐败现象心理原因及对策重庆科技学院学报，2008(2)。

4刘彬，万薇薇电力建设企业采购风险的防范措施与应对策略电力建设,2007(2)。

(作者单位：国投新集能源股份有限公司安徽淮南232172)

(责编：贾伟)