浅谈如何实现科技档案馆的信息化建设

李 杨

随着科技进步和信息化时代的到来,科技档案馆收集到的电子文件及其他新型档案越来越多,科技档案馆的开放性要求越来越高,档案工作的内容越来越细,科技档案馆的职能从单纯的仓储式保管科技档案衍生到以计算机和网络技术为平台的对科技档案信息的采集、传播与共享。传统封闭型的档案管理模式越来越难以适应科技工作和信息技术形势发展的需要,越来越不能满足高效管理利用科技档案和以服务性为目标的开放性要求。科技档案馆由传统管理模式向信息化建设转变已势在必行。本文就如何实现科技档案馆的信息化建设提出浅见。

一、信息化基础设施建设

具有良好性能的信息化基础设施建设是科技档案馆信息化建设的物质基础,也是信息化系统安全、稳定、高效运行的平台和保证。信息化基础设施建设可分为三部分:

(一)网络环境建设

根据不同的服务对象,科技档案馆的网络环境建设可分为两个层次:供科技档案馆内部办公的内部网、面向科技机构、科研单位提供服务的公众网。

内部网主要以科技档案馆为对象提供内部服务,其主要职能包括:收集科技档案;将收集到的科技档案进行加工、组织与存储;为其日常检索提供信息服务;向公众网提供数据支持。公众网以各科技机构、科研单位为服务对象,其主要职能包括:采集科技档案信息到信息采集与预处理系统;向各类科技机构、科研单位及有需要的社会公众提供多种形式的技术咨询、科技档案资料查询、浏览服务及一些个性化服务。

(二)硬件基础设施建设

科技档案馆的信息化系统要实现其职能,必须要建设支持海量存储的分布式档案资源数据库和支持大规模并发用户的访问服务器。这就需要配备一些硬件设备,主要包括:扫描仪、数码相机等输入设备;计算机、交换机、路由器、防火墙、高性能服务器等网络设备;SAN存储器、NAS存储器、光盘、磁带等存储设备。由于科技档案固有的珍贵性和保密性,在科技档案馆信息化建设中,还必须考虑安全和保密的问题。必须对内部网和公众网实现物理分离,内部网与公众网通过脱机存储设备来进行数据交换。

(三)软件基础设施建设

科技档案馆的信息化系统运行必须要有相应的软件基础作为支撑。软件可以分为系统软件与应用软件两大类。系统软件包括:计算机的监控管理程序、数据库管理程序及操作系统。其中操作系统是整个信息化系统运行的基础。为保证科技档案的真实、完整、安全、高效管理,应遵循通用、可靠、成熟、方便维护等原则对操作系统进行选型。应用软件是用户为解决某些具体应用问题而编制的程序。为实现科技档案的信息化管理,科技档案馆要集中力量进行科技档案管理软件、全文检索软件等数据库与管理软件的开发。

二、信息化资源建设

信息化资源建设是科技档案馆信息化建设的绝对基础、核心和关键,也是衡量科技档案信息化水平的重要标志。没有广泛的科技档案信息资源作为内容,科技档案馆的信息化建设也就成了无源之水、无本之木。

科技档案馆的信息化资源建设主要包括两个方面的重要内容。一是存量科技档案的数字化。就是将现存的大量各种传统载体形式的科技档案,应用先进的数字化技术转换成计算机可识别的数据,由计算机来管理、检索、查询、利用。主要包括目录数字化、全文数字化以及音频视频档案的数字化转换等。二是增量科技档案的电子化。就是确保今后新增科技档案是电子或数字形式的档案,逐步取消纸质文件与电子文件的归档双轨制,彻底实现科技档案的电子化、数字化。

在科技档案馆的信息化资源建设中,要注重拓宽科技档案的采集视野,加大信息采集力度,不断增大科技档案信息资源的规模和覆盖的广度,要以档案室为中心主动“辐射性”地而不是被动“集中式”地采集资源,把应该属于科技档案范畴的信息全部采集到,不能局限于被动报送的封闭材料的范围内,要把科技档案信息资源深入挖掘出来,使科技档案馆成为科技档案信息资源的集结地,确保科技档案信息资源库建立的完整、准确、及时、科学。

三、信息化标准规范建设

信息化标准规范建设,是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通,具有十分重大的意义。信息化标准规范建设是确保科技档案馆信息化建设循序渐进、有章可循的重要保障。如果没有或者不遵循标准规范,那么文档格式以及数据库将是五花八门,无法开展管理,科技档案馆的信息化建设也将是一团乱麻。

科技档案馆的信息化建设必须遵循以下三个方面的标准规范:

(一)管理性标准规范

管理性标准规范是对电子文件、档案信息进行管理的一套规则,包括计算机安全法规与标准,数字档案信息资源合法性的确认等。目前,国务院及有关部门颁布了一系列计算机安全的法规与标准,如:《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《计算机病毒防治的办法》等。

(二)业务性标准规范

业务性标准规范是对电子文件、档案业务处理的规范,其范围包含电子文件、档案的术语标准及管理规范。它包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。目前国家已颁发了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档及管理规范》等。

(三)技术性标准规范

技术性标准规范包括电子文件、档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范等。目前已经制定的标准有《信息交换用七位编码字符集》、《信息交换用汉字编码字符集》等。正在制定的标准有《电子文件元数据标准》、《电子文件管理细则》等。

此外,科技档案馆还要根据行业特点,自主制定数字档案信息的采集与存储标准、科技档案信息管理软件标准、科技档案信息安全标准等。

四、信息化人才队伍建设

信息化人才队伍建设是科技档案馆信息化建设的人力基础和保障。没有信息化人才对信息化建设的实践和探索,科技档案馆的信息化建设就只能是一句空话。

在科技档案馆的信息化人才队伍建设过程中,要注重发现和努力培养既掌握信息技术,又了解档案业务的复合型档案管理人才。这些人才是档案信息化的组织者、管理者,不仅是当今科技档案馆信息化建设的需要,也是今后信息化条件下档案工作各项管理的需要。这些人才不仅要熟悉档案业务知识,具备良好的政治素质、文化素质、业务素质,还要有信息素质,即快速获取信息、准确使用信息和正确评估信息价值的能力。此外,创新素质也是必不可少的。没有创新,档案业务就会越来越萎缩,而失去其自身的价值。同时需要具有较高的科学决策和组织能力,能够科学规划和贯彻落实科技档案馆信息化建设的各项目标和任务,有效地组织将信息技术结合应用于科技档案工作领域,实现信息化条件下科技档案工作的不断创新。

总之,档案信息化建设是档案工作的一个十分重要的发展趋势。科技档案馆必须从实际出发,加快档案信息化建设的步伐,以达到档案管理自动化、档案信息数字化、信息存储海量化、信息传递网络化和信息利用共享化的目的。