电算化下企业内部会计的控制

赵一静

（鞍钢集团公司计财部，辽宁 鞍山 114000）

1 电算化下企业内部会计控制存在的问题：

计算机在会计领域中的广泛应用，不仅改变了传统会计核算手段，使数据的处理更快、更准确，而且节约人力和物力，提高会计工作的效率。但是，会计电算化信息系统同时也改变了会计核算程序、数据存取方式和存储介质，改变某些与审计线索有关的关键因素，对企业管理提出了更高的要求。

目前，企业在电算化下会计内部控制存在的问题主要有：

1.1 人员素质方面

企业人员业务素质和道德素质是决定内部会计控制的制度执行效果的重要因素。因为内部控制无法防止工作人员由于业务水平足、计算机操作应用能力低下而出现的失控，更不能防止工作人员粗心大意、精力分散、理解错误、判断失误等情况发生。同理，内部控制的制度作为企业管理的组成部分，理所当然地要按照管理人员的意图运行，也不能防止企业内部管理人员的滥用职权、蓄意营私舞弊行为。

1.2 设施配备与操作方面

没有配备专门或主要用于会计核算的计算机，尤其是一些中心企业或基层核算单位，往往是财务、行政、人事、工程预决算共用一台计算机，更别提按有关电算化规定配备专门机房及设施了。目前，国家财政部将持有电算化上岗证作为会计从业的必要条件，但在计算机技术及软件技术调整更新发展的现在，企业对会计信息化专业人员的培训却相对滞后很多。

1.3 会计数据输入与控制方面

有些企业在使用软件设置操作人员时，对姓名、权限及密码的设置要求不一，各操作人员的权限及密码没有相互独立，职权也不是非常明确。有的企业制定了很多电算化内部控制方面的规定，但实际上在操作人员的相互独立、职权明确方面没有严格执行有关规定，给内部控制造成很大的隐患。审计人员审计时就曾发现个别企业存在会计输入、修改凭证功能与审核功能是由相同的操作人员在进行，或者一个操作人员能够以不同的身份进行凭证输入、修改凭证及凭证审核，因而失去了对记账凭证输入的合理性、合法性的监督和控制。

1.4 会计数据审核处理与控制方面

在会计审核时主要是会计凭证要素不全，如原始凭证要素填写不全，如购货发票缺少品种、数量、单价要素，住宿费、餐费发票缺少日期、内容等要素，仅一个金额列示如此等等，初始审核时由于会计不相容职责没有完全分开，即便原始单据有问题，因为审核、制单、记帐均由一人完成，所以也不能及时更正。甚至于由于操作人员对软件的应用程度欠缺，以至不能用软件自动完成银行对账并产生银行存款余额调节表，不能熟练掌握用软件完成会计报表的定义和自动生成工作。

1.5 会计数据输出与控制方面

对凭证、账簿、报表的打印没有严格的授权控制，对凭证、账簿、报表的查询也没有设定严格的授权控制，无法保证会计人员不越权操作。

2 提高企业电算化下内控会计制度有效性的对策

由于会计信息化环境是动态发展的，为了使会计电算化信息系统能适应电算化环境下会计处理的特殊要求，为保证会计系统运行安全、可靠，必须建立各种能防止、检测及更正错误和处置舞弊行为的控制制度和措施。为提高电算化下内控会计制度有效性，企业应采取如下措施：

2.1 授权控制

即通过限制会计电算化信息系统有关人员业务处理的权限，实施内部控制。如系统维护人员只承担系统软件的开发和日常维护工作，不能运用软件进行日常业务操作；系统应用人员只能应用系统软件进行日常业务处理，不能对系统软件进行增、删、修改。以保证系统内不相容职责相互分离，保证会计信息处理部门与其他部门的相互独立，有效减少发生错误和舞弊的可能性。

2.2 职责分工控制

建立岗位责任制，明确各工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。应明确规定不相容职务相分离，如系统管理员、系统操作员、凭证审核员、会计档案保管员等职务不相容，必须明确分工，责任到人，不得兼任。

2.3 业务处理程序控制

即通过明确有关业务处理标准化程序及相关制度，实施内部控制。如规定录入凭证必须合法、合理、真实、有效的原始凭证，而且要手续齐全；记账凭证必须经审核后才能登账；录入人员不能反审核或反过账等。

2.4 安全保密控制

即通过严格执行会计软件与数据的维护、保管、使用堆积和制度，达到内部控制目的。会计电算化信息系统中内部控制既要防止操作失误造成的数据破坏，也要防止人为有意的数据破坏。为保证会计软件与数据文件不丢失、不损毁、不泄露，不被非法侵入，可采取设置口令、密码、保存操作日志、对数据文件定时备份并加密等手段。同时，还要防止病毒对会计软件的破坏。

2.5 输入控制

输入控制的主要目的是保证输入数据的合法性、完整性和准确性。输入控制的方法有：（1）授权审批控制。为保证作为输入依据的原始凭证的真实完整，在输入计算机前必须经过适当的授权和审批。（2）人员控制。应配备专人负责数据录入工作，同时采用口令加以控制，并对每个会计软件用户建立详细的上机日志。（3）数据有效性检验。包括建立科目名称与代码对照文件，以防止会计科目输错；在系统软件中设置科目代码输入的正确性。设置对应关系参照文件，用来判断对应账户是否发生错误；试算平衡校验，防止金额输入错误。

2.6 处理控制

处理控制的主要目的是保证数据计算的准确性和数据传递的合法性、完整性、一致性。处理控制主要针对业务处理程序、处理方法进行控制，如业务处理流程控制、数据修改控制、数据有效性检验和程序化处理检验。（1）处理流程控制。会计业务处理具有一定的时序性，如凭证在审核之前不能做登账处理，记账后才可以出报表等。通过对业务处理流程的控制，保证业务处理的正确性。（2）数据修改控制。通过对数据修改过程的控制，防止业务处理的随意性，降低舞弊发生的可能性。如对于尚未审核的记账凭证，允许任意修改；原记账凭证上直接修改，以体现“有痕迹修改”的原则。对已结账的凭证与账簿，系统不提供更改功能；而且，记账凭证录入人员不能被授予反复核、反过账、反结账等权限。

2.7 输出控制

输出控制的主要目的是保证输出数据的准确性、输出内容的及时性和适用性。常用的输出控制方法有：检查输出数据是否准确、合法、完整；输出是否及时，能否及时反映最新的会计信息；输出格式是否满足实际工作的需要；数据的表示方式等是否符合工作人员的习惯；只有具有相应权限，才能执行输出操作，并对输出操作进行登记，按会计档案要求保管等。通过这些输出控制方法，限制会计信息输出，保证会计信息的安全。

2.8 提高人员素质

现代企业竞争是资金实力、产品质量和人才的竞争，但归根结蒂还是人才。只有高素质的人才，才能为企业创造出高质量的产品，才能切实提高企业资金实力，增强企业的市场竞争力。内部控制制度是否有效，人的专业素质和道德品质是关键，所以企业应不遗余力地建立健全计算机审计系统，并提高领导层对计算机内部控制的重视程度，同时引进电算化方面的复合型专业技术人才，强化从业人员的业务素质，提升业务水平和实际工作能力。

[1]李克广,会计电算化下的会计人员岗位流动,会计研究,2001.1.

[2]潘锡品,基层单位会计电算化的工作开展,西南财经出版社,2001.3.

[3]张爱丽,新经济时代会计电算化的发展趋势,中国会计电算化,2001.2.