工程项目的合同管理分析

潘曼曼 孙 单

（1、温州市建筑工程公司，浙江 温州 325000 2、温州港集团有限公司实业开发公司，浙江 温州 325000）

1 合同的前期管理

合同前期管理是指对项目的勘测设计、招投标、合同谈判与合同签订阶段的管理，这一阶段中要有防范风险、减少承包商索赔机会的明确思路，做到防患于未然。主要是做好工程咨询、设计和招标文件的准备等各项前期工作，这对管理好工程索赔有着重要作用。

1.1 把好勘测设计关，尽量减少开工后的设计变更

勘测设计工作的充分性和正确性对搞好设计和预防开工后的索赔十分重要。在合同条件中一般均明确规定，业主应对提供的水文地质等原始资料的正确性负责。如果原始资料有错，必然会给施工造成困难和延误，使承包商有机会索赔。在进行设计工作时，首先要认真审查项目的设计方案，其次是工程的数量，施工顺序和时间的安排，总之在将设计图纸和规范等编入招标文件之后就不宜作大的变更，任何设计变更都会给承包商提供极好的索赔机会。造成的索赔越多，工程的造价就越不容易控制。

1.2 编制好招标文件

招标文件是签订合同的基础，编制一个严密的招标文件是签订一个好合同的前提条件。

在编制招标文件中，主要应把握以下内容：合同中各个文件的内容要一致，尽量避免和减少相互之问的矛盾，以减少索赔事由；文件用语要反复推敲，表述严谨，在发生争端时容易判断；要注意引用的资料可靠，能详细、客观地反映真实情况；要注意比较公正地处理业主和承包商的利益，风险合理分担。只有在十分必要时才限制索赔条款，如业主对地质资料的准确性不负责任，承包商认为必要时可自行勘察，这样就将风险转移给承包商。但这类条款势必引起承包商在投标时加大风险费，抬高报价；对于价值高及工程量大的项目可要求承包商投标时提交“单价分析表”，以备评标和处理索赔时使用。

1.3 做好评标，签订好合同

1.3.1 评标时要对“特低标”慎重处理，特低标似乎可为业主节约投资，但也往往是引起索赔的一个原因。

1.3.2 当允许承包商以当地货币和3种外币报价并支付时，价格调整公式中的外币权重系数是一个加权平均值，而不是每种外币的权重系数，在评标时应认真核实并澄清。

1.3.3 在合同谈判时应防止承包商修改合同条款的要求。承包商在投标时发现招标文件的某些问题往往在合同谈判时提出要求修改，此时应从索赔角度进行仔细分析，当然对合理的建议也应采纳。

2 合同实施期的管理

合同实施期的管理是指依据有关法律、法规、办法、条例、合同文件，履行业主应尽的义务；同时处理工程实施过程中出现的违约、索赔、变更等问题。此阶段的管理除严格履行业主应尽的义务外，主要由以下五部分组成：合同分析、形成合同数据档案、合同网络系统、合同监督和索赔管理。

合同分析就是对工程项目的承包、共同承担风险的条款、法律条款分别进行仔细的分析解释，同时也要对合同条款的更换、延期说明、证书发放、成本变化、成本补偿等事件进行仔细分析。合同分析是解释双方合同责任的根据。

合同数据档案就是把合同条款分门别类地归纳起来，将它们存放在相应的位置上，以便于计算机检索。

合同网络系统就是把合同中的时间、工作、成本用网络形式表达。

合同监督就是要对合同条款经常进行解释，以便根据合同来掌握工程的进展。另一个内容是检查双方往来的信函和文件，以及会议记录、业主指示等。

索赔管理是合同管理工作中的重要部分，它包括索赔和反索赔两个内容。合同管理中前几部分是索赔管理的根据。只有通过采取积极措施，尽量预防和减少索赔事件的发生，才能把索赔事件减少到最低程度。同时，在索赔事件发生后，进行对比分析，发现和及时处理主要矛盾，通过对合同条款的分析运用，工程进度分析，工程成本分析和索赔事件的具体分析，将索赔降低到最小。

上述五个部分是相互制约、相互依赖，只有做好每一项工作，才能真正做好合同管理工作。

此阶段的合同管理主要是由工程师负责，但对一些重要问题，如设计变更、支付、工期延长、索赔和争议等，均应由业主负责审批和处理。

3 合同索赔管理

3.1 签好合同是索赔成功的前提

施工企业在签定合同时，应考虑各种不利因素，为合同履行时创造索赔机会。应特别注意：尽量为自己一方索赔潜伏索赔机会；尽量使对方忽略履行合同时可能产生的错误。对于没有索赔的条款的合同，一定要认真做好合同风险的评审，否则，要考虑是否签订合同的问题。

3.2 研究合同寻找索赔机会

要对施工合同进行完整、全面、详细的分析，通过研究切实了解合同约定的自己和对方的权利和义务，预测合同风险，分析进行合同索赔的可能性，以便采取最有效的合同管理策略和索赔策略。对合同的研究应贯穿合同履行的全过程，同时应结合投标时的不平衡报价和项目施工现场的实际情况，结合法律法规情况进行分析研究。

3.3 加强合同管理，是捕捉索赔机会的关键环节

合同是索赔的依据，索赔是合同管理的延续。建设工程施工，从合同签订到合同终止，是一个较长的过程，在过程中由于以下原因都会影响承包人的利益而应提出索赔。a.工程地质条件变化，国家经济政策的变化，主要生产要素的变化，自然条件变化。这些变化对合同履行有着很大的干扰，从而影响合同价格。b.合同不完善。考虑不周、条款欠妥和漏洞在所难免，如合同文字不严密，表达不清，有二义性，都会导致合同履行中的双方对责任、义务和权利的争议，而这一切都会与工期、合同价格有密切联系。c.变更设计。变更设计是合同索赔最重要的方面。做好这方面工作首先要加强技术管理，发现实际施工与设计不符的地方，及时按合同规定的程序上报现场监理工程师、设计配合组，业主有关部门。及时邀请各方代表参加联席会议，确定处理方案，并形成书面会议纪要，根据会议决定完成请各方签认齐全的设计通知单。这里要强调的是，变更设计要以经济效益为中心，要求项目部门、技术部门和预算部门一定充分配合，做好技术经济分析，结合不平衡报价情况，决定项目变更是增加还是减少。d.发包人、监理工程师、设计单位过错等。由于发包人在履行合同中的诸多错误，如指令错误，合同规定的资料、图纸提供不及时，材料供应、工程款拨付延误；监理工程师的工作失误，设计单位设计错误等都为承包人提供了索赔机会。e.自然灾害，不可抗力。它包括在施工期间发生的人力不可抗拒的自然灾害为施工单位造成的直接经济损失。在发生自然灾害后，要及时通知监理、业主有关方面负责人，到现场核实情况，并及时拍照或录像。在规定时间内，向发包单位发出索赔意向和索赔要求。报送这方面资料，一定要客观真实，既要懂国家政策，又要灵活适度。

3.4 学会科学索赔方法，严谨的索赔报告是索赔成功的关键

索赔一定要坚持科学方法.承包人必须熟悉索赔业务，注意索赔策略和方法，严格按合同规定的程序和要求提出索赔。要研究对方的心理承受能力，不要强人所难，给对方留有余地。

4 结束语

加强合同管理是提高项目管理水平的必由之路，离开合同管理，就没有工程质量，也没有对进度与费用的管理。我们应崇尚合同至上的原则，力求用合同来规范工程项目管理的方方面面，保证项目建设取得成功。

[1]徐崇禄，任燕增，刘新锋.建设工程施工合同示范文本应用指南 [M].北京：中国物价出版社，2002.

[2]任俊德.浅谈合同的风险及其防范[J].山西建筑，2003(1)：149-150.