新形势下的单位档案管理初探

邓毅

（云南省有色地质局三一七队，云南 曲靖 655000）

1 传统档案管理模式及面临的挑战

单位档案是指一个单位从过去到现在，在从事建设、生产、经营、科研等活动中，直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

1.1 随着社会的发展，许多单位也不断壮大，成立了众多下属公司。而档案工作多，很难做到集中统一管理。下属单位的各个部门为了利用方便，很多档案重复保管、造成资源浪费、信息共享程度低。在这种情况下档案所能起到的作用只有两个，一是档案机构保存了不少"历史记录"，供回顾过去；二是"保存"现有信息，以备将来回顾之用。大部分人已习惯了这种意义的"档案"概念。已经归档的材料，常常是指相关工作已经结束，这些材料在现行工作中已不太有什么用处。而事实上，新时期新的经济领域和社会领域不断产生，拓展了具有社会意义和现实意义的档案产生领域，如信用档案、诚信档案、知识产权档案等新型档案层出不穷。因此，档案工作的内涵和外延也必须随之拓展。档案不仅仅是历史记录，具有维护历史真实面貌的作用，也是人类文化遗产，具有资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。

1.2 落后的管理方式与信息社会的特点不相适应。传统的档案查阅必须到档案保管现场，还要在书"山"文"海"中捞"针"，虽然有一些索引查阅的工具，仍然是耗时费力，想要了解档案收藏情况等更是难上加难，这也直接导致了社会公众对利用档案的认知程度越来越低。随着电子文件的产生，标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来，文件、档案工作领域最剧烈的一次变革，直接影响着档案的管理方式，现行的档案管理方式必须尽快适应信息化的特点和要求。

2 目前档案管理的发展趋势

市场经济条件下，信息社会对单位管理的范围、内容、力度和方式提出了新的要求，档案管理也同样面临着拓展管理内涵、改进管理方式、优化运行机制等方面的挑战。目前档案管理在发展过程中呈现出以下四个趋势：

2.1 文件档案一体化。文件生命周期理论指出，文件的整个运动过程可划分为四个阶段，即文件制作阶段、文件现实使用阶段、文件暂时保存阶段和文件永久保存阶段，文件按照这四个阶段作线性运动。我国档案管理通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件，将第三、四阶段作为档案，而文件与档案并未采取统一的标准和方法进行管理，这样使文件运动的不同阶段相对独立，造成文档分离，不利于文档的有效利用。目前国外的基本做法是：将各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，即实现文档一体化。与文档一体化相适应的是成立文件中心，这在西方国家很普遍，因为它使各机构无须专设文件保管部门，为各机构节省文件保管费用；同时它还可以有效地联接文件形成机构与档案部门，确保文件转化为档案的质量，有效地整合和利用文档信息资源。

2.2 档案信息电子化。要按照《国家档案局国务院国有资产监督管理委员会关于印发〈关于进一步加强中央单位档案工作的意见〉的通知》（档发〔2009〕6号）以及有关规定和要求，加强档案基础管理，抓好档案的归档、查询、编研等，开展档案信息化建设工作，不断提高档案管理为中心工作服务的能力和水平。就需要对档案管理实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，可以利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，直至供人们利用，这就使档案信息呈现电子化趋势。

2.3 档案利用多层次化。档案利用服务是档案工作存在的理由，发展的动力，生命的灵魂。随着档案管理的全程化、规范化、集约化和现代化水平不断提升，其中的科技含量日益提高，档案利用呈现多层次化趋势。档案的利用价值也从单纯的参考、凭证等方面向教育和宣传等功能延伸。

2.4 档案服务多元化。随着档案服务利用方式的扩展，除了提供纸质档案阅览的传统方式之外，档案宣传已经成为一种颇具特色的服务利用方式，网上档案存档也越来越成为提供档案服务利用的重要途径。

3 单位档案工作的出路和对策

3.1 全面覆盖、高效管理，加快档案信息化进程，实现资源共享。档案管理的目的是为了更有效地利用档案。随着信息化技术的推广深入，单位档案信息化的进程也在加快。许多单位已成功使用档案管理系统，按照"整体规划，统一管理"的要求，建立全公司范围内的统一的档案管理体系，统一档案管理平台，建起包括公司总部、二级单位和三级的数字档案管理网络体系，并适应下属单位的专业化要求，达到公司之间的无缝连接，实现档案信息在线实时采集，在公司局域网、各站点可分类检索、跨类检索、全文检索，有效解决档案重复立档、共享度低等问题，提高档案信息的传递速度，使档案管理工作同单位生产经营紧密结合，为单位改革和发展提供丰富的档案信息服务。

3.2 积极创新，树立档案的知识意识。档案管理应该将文件、档案视为单位重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件、档案实体转向文件、档案所蕴含的知识，关注文件、档案及其他类型知识的情报性价值、现实价值与利用价值。应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件、档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动，挖掘单位档案的知识价值，为单位价值创造活动服务，从而提升档案管理的价值，提高档案管理的地位。

3.3 转变观念，提升档案工作的商品、经济价值。过去，档案系统总以清水衙门自居，以默默无闻为荣，甘心做个配角，给人的印象是只进不出，但默默无闻对于适应市场经济条件下的竞争机制是绝无益处的。档案部门应转变的观念，提升档案工作的商品、经济价值。

(1)档案部门完全可以改变只出不进的这种观念。档案部门在为单位内部管理和经济建设提供有效凭证和参考时，这种服务完全可以作经常性的公开量化处理、以引起合理的有效的关注。如在设备的改造中查阅档案资料，则减少了由制造厂家现场测量的大笔费用，这一减少的费用应算在档案部门创造的头上。档案部门应自己站出来，要求在分摊产品成本时，把档案部门在这方面的付出计入成本，在计算利润时也同样应有档案部门一份，这样一来多少可以打消一些员工心中档案部门只出不进的传统观念。

(2)单位的档案部门完全可以以合理的方式向外提供有偿服务。我们的单位早已面向社会，单位的档案部门也应以积极的态度和行动面向社会、走向社会。面对竞争和压力，我们这些单位档案人不得不思考一些档案利用方面的问题。

4 几个有待解决的问题

4.1 现在单位信息化程度加快，能否建立一个跨应用系统。将其他信息化软件与档案系统软件的进行无缝连接，使收集工作有了切实保障，并能在线实时归档?但很多系统都没和档案软件进行接口，不能实时转换成档案利用，而只能第二年收集纸质档案，影响文件利用的时效，也影响档案系统的充分利用。

4.2 在将档案知识化时，也就是将档案资料共享、进行归纳、加工成第二次文献时应考虑单位的知识产权的保密，如何在将档案知识化时做好档案的保密工作?

4.3 单位的档案部门首先为单位服务，包括为单位赚钱。虽然我们的有偿服务都未与档案的直接交换相关联，但这里有一个很重要的问题：单位的档案有没有可能成为商品?如何成为商品?有没有条件?

4.4 单位是否只承担单位档案利用价值部分的职责。随着单位的不断改制，档案工作的重心发生了变化：单位档案的单位利用价值和单位档案的社会价值并存，单位档案部门该如何承担其应尽的社会职责。

5 结束语

社会在变，单位在变，为了更好地适应单位发展的需求，单位的档案部门、档案人员也要不断地变革。我们既要尊重历史发展的需要，使单位的档案管理充满活力，给以更多的自主权，同时又要使单位的档案管理遵循档案专业发展的整体要求，努力使单位档案工作在法律法规允许的范围内进行，使单位档案工作既有活力又有序变革。

[1]张军利.增强档案意识提高高校档案管理水平[J].科技情报开发与经济，2009-06-15.