浅析医院固定资产帐实不符的原因及对策

马丽阳

(天津市天津医院 天津 300210)

1 固定资产账实不符的原因

1.1 管理意识淡薄,内控制度不健全

陈旧的管理体制造成部分医院“重资金、轻资产;重购置、轻管理”的现象较为严重,资产管理制度不健全,审批程序混乱,科室臃肿、职能重叠、权限不明的情况普遍存在。包括设备科、器械科、供应科、总务科在内的许多科室没有严格的权限界定,多头管理,各自为营,部门之间缺乏沟通,一旦出现问题责任不清,相互推诿,无从追偿。且医院固定资产从申购、领用、调拨到报废、处置,没有严格的审批约束机制,缺乏对固定资产实物形态的有效监管。

1.2 申购、核销程序复杂,时间跨度大

固定资产管理工作量大,纷繁复杂。如大型医疗设备购置都需要分期付款,即在购销合同签署后、货物到达目的地后、机器试运行后……这势必造成使用科室上账时间和发票到达时间不一致,加上有些设备体积庞大、分量过重,往往直接送到使用科室,会计人员见不到实物,若信息不畅又没有发票,不能严格进行固定资产卡片、账簿的维护工作,势必造成错记、漏记,导致帐实不符。

其次,固定资产报废过程也容易造成账实不符,如仪器设备往往因为出现故障报到设备科维修,设备科联系售后或自行检修,但由于设备过于陈旧,配件已经停产或设备已达规定使用年限,可直接做报废处理,这就造成了科室申请销账时间、市卫生局审核报废设备时间、实物资产处理时间,均不在同一时点,且时间跨度很大,这就造成了设备退回设备科时已经销账,或局里批复报废申请后仍未销账的情况,科室众多,日积月累,账实难以相符。

1.3 科室迁移、改造装修对账实的影响

现代医疗水平不断提高,不仅要求临床经验和护理水平,更在于医院硬件质量是否过关,为了给患者创造更好地就医环境,近年来医院环境改造工程不断开展,若不能及时进行清点工作,改造后,很多实物资产不见踪影,有的在改造过程中损坏弃置,有的被外来人员顺手牵羊,有的被医院工作人员据为己有,改造过后,资产往往严重账实不符,原因不明,无从追查,造成国有资产大量丢失。没有实物,无法鉴定,资产核销审批手续难以通过,资产账面悬置。

1.4 科室合并、分立对账实的影响

由于某些原因,部分科室需要合并、分立,重新建立分户账。若合并,原来两个科室职能、业务可能有所重叠,势必造成很多实物资产重复,科室往往会保留好的设备,弃置差的资产,这就造成很多资产有待退库或报废,若处理不及时,很可能造成本科室人员随意变卖资产,或公物私藏。事后再办理退库或核销,实物资产不翼而飞,审批手续难以进行,不能及时销账,导致账实不符。

1.5 没有严格的交接手续

资产管理部门有会计、维修人员,资产使用部门也有专人保管资产,由于轮岗需要,这些人员往往几年甚至数月就更换一次,这就造成资产责任人对资产的认识和管理概念难以建立,加上病房往往追逐效益,仪器设备等资产透支使用,保养意识淡薄,若没有严格的交接手续,一旦出现资产损坏、遗失等问题就相互推诿,责任不清,无法追偿。

1.6 现有管理方法落后

医院固定资产种类繁多,存储量大。频繁的购置、分配、调拨是一项非常繁杂的任务。传统手工操作对各种数据进行记录、核对、汇总、分析容易出现数据计算差错和信息提供延误,盘点前清后乱,家底不清的现象屡见不鲜,已不能满足现代固定资产管理的需要,现代信息网络管理系统的应用迫在眉睫。

2 完善固定资产管理的对策

2.1 增强国有资产管理的严肃性和权威性

管理者应充分认识国有资产管理的重要性,明确划分各科室职能:医疗器械、仪器设备、办公家居、改造工程等应归属不同的部门进行监管,其他科室不得代为管理。各科室应分类建立固定资产数量金额式明细帐,详细记录固定资产的购进、领用、报废、毁损、维修、转移等情况,具体使用部门也应有专人负责领用、保管固定资产。同时,医院要完善岗位责任制,明确管理人员和使用人员的职责权限,资产的安全、完整与保管人的绩效挂钩,实行奖惩制度。造成国有资产浪费、损失的直接责任人应予以经济或行政处罚,构成犯罪的,由司法机关依法追究其刑事责任。特别是大型、贵重、精密的仪器设备,应实行重点管理,加强防范措施,防止国有资产流失。

2.2 严格申购、核销程序

临床医技科室因开展新技术、扩大新项目购买万元以上的设备,应经过相关专家的可行性论证和经济效益分析,没经过深入研讨购置的设备,一旦弃用闲置,又不到报废程度,很容易被变卖、丢失,导致帐实不符,因此应加强固定资产的申购审批制度,确保新购置资产的物尽其用。同时,应建立医院国有资产处置环节的控制制度。目前有些医院的国有资产处置无序,随意性强。如履行报废手续后实物资产不上报院里,形成科室账外资产,科室再私自出售作为自己的“小金库”,使国有资产残值回收工作形同虚设。因此,医院对固定资产报废应进行专项管理,由使用部门提出申请、技术部门审核鉴定、残值评估,主管院长签署处理意见,按审批权限逐层审批,不得越权,未经批准的资产不得处置,不得销账。且在资产管理部门的监督协调下这一过程应尽快完成,不宜拖沓,一旦批准,管理部门应在履行手续后及时冲销相关科目。

2.3 建立财产定期清查制度

固定资产应定期盘点,坚持账物结合的方式,以账对物,以物对账。无论资产在用、库存或报修均应按规定登记入册;账上资产无论处于什么状态也都应存在实物。若在盘点中发现盘盈、盘亏现象必须查明原因,落实责任,按照医院制度严肃处理。确定资产下落后,经领导批准应及时、如实调账,确保账实相符。通过定期资产清查,确保全院所有资产清晰可查,账目与实物一致,杜绝账外固定资产的存在和损失挂账现象的发生。同时,医院应组织财务人员进行业务培训,增强业务知识、管理能力、加强责任心教育,提高财务人员素质。

2.4 建立国有资产移交审计制度

为了维护固定资产的安全完整,防止因人去而化公为私,必须建立固定资产移交制度。固定资产保管人员因人事调动或退休离岗,离开前必须清点资产,办理交接手续。由职能部门负责人和科室负责人监督,接管人和移交人清点所管理的所有资产,填制移交清单并签章。若是资产管理部门的领导离任,则将其任职期间的资产使用和管理情况进行离职审计,办理资产离职移交,坚决杜绝换一批人换一批物的现象,防止新领导随意处置、变卖旧的固定资产,重新操办、添置新资产,建立行之有效的管理制度,避免固定资产侵占流失。

2.5 应用现代网络技术手段

为了固定资产管理更加规范化、科学化、专业化,医院应使用计算机网络系统,引入现代化管理手段来管理国有资产。计算机系统能提高管理效率和管理质量,使医院管理者对全院的资产分布、使用、闲置、处置情况一目了然,为医院管理健康持续发展、决策规划起着积极向上的作用。

总之,固定资产的有效监管管理是医院降低成本,提高效益的有效方法,医院应创新理论、严格制度,把政策和程序贯穿于医院经营管理的各个方面,不断完善账实核对工作,加强资产监管,防止资产流失,最大限度为社会提供优质的医疗服务,促进医院的发展。