ERP环境下的销售企业财务管理

□张传军

ERP系统从财务集成的基础、财务集成的内容、财务集成的技术实现等三方面实现了财务数据的全面集成，推动了财务、业务一体化的实现，使企业的财务管理从较为封闭单一的传统模式向集成化的全面的信息化管理发展。然而，在中国石化全面推进ERP系统集成应用的进程中，各企业的财务管理也遇到了一些问题。ERP系统集成应用既是提高企业经营管理水平的有力武器，也对财务管理工作提出了新的挑战。进一步了解和熟悉ERP模块集成知识，学好、用好ERP规则，是利用先进的信息手段提升财务管理水平的必由之路。

ERP环境下的财务管理模式

ERP系统是一个在整个企业范围内应用的、高度集成的信息系统，它为使用单位提供了一个高度透明的业务和管理平台。在这个平台上所有源数据只需在唯一的进口输入一次，就可以把逻辑上相关联的部分连接在一起，即在处理采购、生产、销售、收款、发货、盘点等业务的同时，系统会根据事先设定的规则，自动选择应记入的相关会计科目，在子分类账生成实时的会计分录，自动产生相应的会计凭证，完全取消了重复工作和多余数据。集成化的业务处理取代了传统的人工操作，数据在各业务系统、不同的模块之间根据规则互相作用、共享使用。

一个单位SAP系统上线之后，财务管理的模式会较上线前有较大变化，其主要原因就在于系统已集成性地嵌入主要业务之中以及控制手段的多样化，使得财务信息在实时性、事前控制力等方面得到大幅提升，进一步推动了财务部门从传统的以核算为主向管理会计转化。

ERP应用对财务管理的影响

ERP系统模块集成应用对财务管理的影响是多方面的。

1.集成后财务数据源变化对财务管理的影响。在集团公司ERP系统中，MRO、MM、SD、PS、PM等后勤模块中物料主数据、供应商主数据、客户主数据等基础信息是财务集成的基础，集成流程前端业务操作没有实现时，后期财务动作无法完成；同时，后勤模块中涉及价值变动的操作会形成相应的会计凭证。例如，MRO模块收货后会产生应付暂估款项，发货后维修工单上会产生相应的材料成本；MM模块物料在ERP系统中任何移动记账都会自动产生FI/CO模块所需要的会计、成本凭证，而采购收货过账业务完成后，财务人员才能对采购合同进行发票校验、付款业务流程；SD模块在出具或冲销销售发票时，同时自动产生相应的会计凭证，记入应收账款与销售收入等科目，如果出具发票日期不正确，将导致会计凭证记账日期不正确，或者不能产生会计凭证，从而影响财务数据；PS模块项目结算集成实现项目款项支付、成本归集、项目结转等功能；PM模块检维修上线后，修理费必须通过系统中的维修计划发生，在维修计划中结算的修理费用额度须与财务数据一致。所有这些后勤模块的相关财务信息均自动归集到财务数据序列中，最终直接影响财务报表及分析的质量。

2.财务模块对后勤模块的主要影响。财务模块对后勤模块的影响主要包括以下几方面：物料账期间、财务期间、CO期间等设置对于后勤模块涉及物料过账的业务起到控制作用；基金管理（FM）业务数据对后勤模块进行实时的预算控制，在终端用户的操作过程中若遇到预算超支的情形，该业务将无法进行，必须取得预算追加后方可继续；财务模块客户余额状态及客户信用主数据的维护情况直接影响SD模块销售开票业务等。

3.财务管理的核算者、管理方式的变化给财务部门带来的挑战。ERP上线后，财务管理的核算者、管理方式等较传统的财务管理变化大，涉及业务经营的主要核算工作已基本由财务人员转为经营部门人员操作，管理方式也从原来的事后核算为主转为事前控制、在线管理为主。以山东石油分公司ERP上线后相关情况来看，财务人员对于ERP环境下的财务管理存在如下疑问：采购过程中的收货明细单据看不到了，怎么能把住进货关？营业室开票销售的时候就把成本结转了，销售收入在售油的时候就已经进行了确认，那还要财务人员干什么？存货盘点后的处理是由物流库存管理员来输入系统，怎么才能够查到？诸如此类的疑惑数不胜数，财务部门会质疑ERP环境下财务对采购、销售、库存等集成业务的控制能力，而实质上ERP的财务管理能力远较传统财务软件集成与强大。

提升管理水平的路径

销售企业的财务管理要适应ERP环境，进而提高管理水平，主要应注意如下方面：

1.财务部门要主动组织财务人员加强集成知识学习，熟悉跨模块业务。目前中国石化销售企业ERP系统运行维护工作整体还处于初期，财务人员普遍对ERP集成知识缺乏深入了解，对于ERP上线后如何开展财务业务存在不少疑惑。财务部门领导要主动把财务人员ERP集成知识的学习列入日常的财务学习计划。财务人员明白了ERP是怎么回事，知道哪些关键的控制点对于财务工作影响的原理，自然就能对新环境下的财务管理做到心中有数、有重点地去抓。山东石油对财务人员ERP集成知识学习非常重视，区分管理层、最终操作用户、运维人员等不同对象，通过知识讲座、专项集中培训、视频信息课堂等方式对财务人员进行再教育，取得了良好的成效。

2.财务触角要适应ERP环境下的监控需要，学会利用ERP规则提升财务管理水平。由于ERP环境下集成业务核算人员、分工、核算方式、数据形成模式等都较传统管理方式发生了很大变化，财务部门对主要的采购、生产、销售、存货等业务基本不再核算，在此情况下，必须转换必要的财务管理手段来保持和提高对经营业务的监管。在选择财务管理手段时必须对ERP规则熟悉，以便把具体的财务需求与之完美结合。同时，要减少把传统的财务管理方式变相移植到ERP财务管理上的情况，做到管要管到点子上，防止在经系统严密控制的管理节点上做大量的无用功。实际业务中，对于某些基础系统单据，如数据量占到销售企业ERP数据库资源80%以上的零售单据、大量单笔收货明细单据、油库到加油站内部移库单等，在系统中已得到有效控制的情况下，不需要硬性作出在相关凭证上附纸质单据等规定，而应把工作重点放到系统没有完全管住的地方。

3.加强对ERP集成控制点的监控，提升新环境下的财务管理水平。

一是重视集成模块数据对整个财务核算数据质量的影响。财务人员尤其要关注那些通过线外模板数据整理后采取自动或者手工方式批量导入ERP系统的大量数据，如零售数据、油品溢耗处置数据等，从财务管理的角度把好数据质量关。

二是关注集成业务更改控制点。ERP系统集成业务因技术问题需要财务手工更正或冲销凭证的，应履行审批手续，待问题解决后与集成模块一并调整。尤其需要重视月结时ERP两个月度期间同时处于开启状态的情况，避免因ERP规则与传统月结观念的不同而出现问题。

三是关注日清日结工作，抓好月结、年结流程控制点。日清日结工作既是ERP的一个有效的工作检查手段，也是较容易出问题的地方。应重点关注如未清采购订单、未清销售订单等清理，通过月末现场监盘核实企业存货和收入的真实性和准确性，月结后要确保ERP系统子分类账与总账金额的一致、账表一致等。