浅谈企业标准化信息管理

肖久林

1 定义及范围

企业标准化信息管理是指企业根据自身发展的客观需要，有目的、有计划、有组织地对标准化活动成果进行收集、加工、贮存、分析、利用，从而为企业产品生产或服务提供技术基础保证，实现企业综合效益。按照GB/T 15496-2003《企业标准体系 要求》第9.1条，这些标准化成果包括“企业生产、经营、科技、贸易等方面有效的各种标准文本；国内外有关标准化期刊、出版物、专著；国家和地方有关标准化的法律、法规、规章和规范性文件；有关的国家标准、行业标准、国际标准、国外先进标准、地区标准、技术法规的中外文本；其他与本企业有关的标准化信息”。

2 收集原因

企业进行标准化信息收集的原因是多方面的，主要如下：

2.1 满足法律、法规要求

《企业标准化管理办法》（1990年 国家技术监督局令第13号）第17条“国家标准、行业标准和地方标准中的强制性标准，企业必须严格执行；不符合强制性标准的产品，禁止出厂和销售”，而标准实施后，按照《中华人民共和国标准化法》第13条“制定标准的部门应当根据科学技术的发展和经济建设的需要适时进行复审，以确认现行标准继续有效或者予以修订、废止”，复审周期，国家标准、行业标准和地方标准一般不超过5年。因此，企业应及时跟踪标准状态（继续有效、修订和废止），以避免执行废止标准而违法。

2.2 满足各类管理体系要求

以GB/T 15496～15498-2003为基础建立的企业标准体系，在申请社会确认时，需按照国标委农轻 [2004]93号《标准化良好行为确认评分表（试行）》进行评价，而它的条款其中之一：企业采用的“产品标准合法、现行有效”，若出现有标准违反法律、法规或与强制性标准相抵触的扣10分；执行或引用过期作废标准的扣5分；GB/T 19001-2008《质量管理体系 要求》第4.2.3条“确保文件的更改和现行修订状态得到识别……防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件，对这些文件进行适当的标识”；GB/T 19022-2008《测量管理体系 测量过程和测量设备的要求》第6.2.1条“制定新的程序或更改现有的程序应经授权批准并受控。程序应现行有效，需要时可获得和提供”。因此，企业应及时获取标准状态信息，避免作废标准不受控，以满足体系管理的要求。

2.3 提高产品质量 适应国际惯例

经济全球化是当今世界发展的根本趋势，企业为应对全球化，纷纷采用国际标准和国外先进标准，或适应国际惯例，或提高产品质量。

2.4 摸清竞争对手情况

企业标准是企业的核心竞争力，一些跨国公司为了占领国际市场，通过正规或民间渠道，收集、刺探竞争对手的企业标准，甚至花重金进行收买，以实现知己知彼、百战不殆的目的。

3 收集依据及种类

企业标准信息收集的依据就是企业生产(服务)、经营、管理全过使用到的所有技术标准、管理标准和工作标准。企业应编制采标目录；或建立企业标准体系，编写标准明细简表，明确标准搜集对象、范围。

企业标准信息按其用途可分执行类、参考类两种。执行类，就是现役产品、在制产品和新研制产品直接使用到的标准文本。参考类，一是过期作废标准，二是潜在使用标准，三是标准化期刊、出版物、专著，四是其他标准化信息。信息收集应以执行类为主，参考类为辅。

企业标准信息按其生命周期可分为制定信息、实施信息、修订信息、替代信息、废止信息。制定信息包括标准项目计划、实施方案、标准草案（征求意见稿、送审稿、报批稿）等。实施信息包括国家标准批准发布公告、行业标准（或地方标准）备案公告、标准出版信息；标准主要起草人或归口单位对新标准的解读信息，例如《GB/T 131-2006修订解析》（机械科研研究总院 王欣玲 2006年《机械工业标准化与质量》第10～12期）；企业技术员参加培训机构获得老师们的标准培训讲义和教材等。修订信息包括标准修订项目计划，修改、更正、勘误通知等。替代信息、废止信息除国家标准批准发布公告、行业标准（或地方标准）备案公告外，还包括标准归口部门每年编订的标准目录汇编，例如《国家标准、专业标准、行业标准、部标准作废代替 对照目录（2009）》（机械科学研究总院中机生产力促进中心编）。企业信息收集以制定信息为辅，实施信息、修订信息、替代信息、废止信息为主。

4 收集途径

企业标准信息收集途径，主要包括以下3种。

4.1 通过标准化期刊、出版物、专著收集

通过《中国标准化》、《中国标准导报》、《机械工业标准化与质量》、《冶金标准化与质量》、《航空标准化与质量》以及《中华人民共和国国家标准目录及信息汇总》等期刊和出版物收集机关标准信息，了解标准动态，掌握最新的标准资料。

4.2 通过互联网进行收集

由政府标准化主管部门或标准化研究院主办的标准信息服务网，数量已经很多，服务技术也日臻成熟，通过这些网站我们很容易收集到各类标准信息，加之电子文档较纸质文档更易归类、整理和查询。因此，互联网已成为企业标准信息收集的主渠道。

例如通过“国家标准管理委员会”网站（http://www.sac.gov.cn），就可查询和下载：国家标准批准发布公告、行业标准（或地方标准）备案公告，国家标准修改单通知，国家标准制修订项目通知，国家有效标准目录，国家废止标准目录等。通过“中国标准服务网”（http://www.cssn.net.cn 中国标准化研究院主办），还可查到国际、国外先进标准目录，行业标准替代、废止目录，标准期刊、标准专著等信息。

4.3 借助外部专业力量进行收集

企业可以缴纳一定服务费，委托标准化协会、标准化研究院或标准化情报所研究，借助专业力量定期收集与企业相关的标准化信息。

5 整理和利用

企业标准信息可以采用分散收集、集中整理方式进行，可采用传统的账本进行建账、建卡，也可利用软件操作系统，如标准化集成管理系统进行建库。就我厂而言，每月由标准化技术员收集当月的标准批准发布和备案公告、标准修改单通知等，整理后以标准通知形式发各单位。各单位收到标准通知后进行新、旧标准替代论证，必要时进行试验验证，并提出标准属性（现行有效、修订和废止）结论，报标准化主管技术员。标准化主管技术员根据标准属性，更新企业标准明细简表，同时把标准信息（标准名称、标准号、发布日期、实施日期、标准属性、被替代标准号）、新版标准电子文档上传到标准化集成管理系统中，以便使用人员随时在线查阅。每年底，标准化技术员汇总1～12月标准信息，并整理成册发送相关单位。

总之，企业标准信息管理，不同的企业有不同的方法，但只要有利于企业标准化管理，保持标准良好的时效性都是可行的。

[1]GB/T 15496-2003，企业标准体系 要求[S].北京：中国标准出版社，2003.

[2]标准化工作手册（第2版）[M].北京：中国标准出版社.

[3]GB/T 19001-2008，质量管理体系 要求[S].