实现高校教学档案数字化目标的具体途径

温艳成

(黑龙江中医药大学成人教育学院 黑龙江 哈尔滨 150040)

高校教学档案数字建设是伴随高校现代化管理发展而出现的一种新生事物。教学档案作为高校档案最重要的门类，其数字化建设涉及到高校档案工作方方面面，是一项需要大量人力、财力、物力投入的系统工程。在高校档案部门的有限条件下，建立符合实际的科学的数字化目标，采用行之有效的方法开展数字化建设，实现教学档案信息资源的共享，进而推动整个高校档案的数字化工作，无疑具有十分重要的意义。

一、建立教学档案数字化目标的基本思路

教学档案作为高校档案中最重要的组成部分，其数字化建设涉及到整个高校档案数字化整体规划、档案馆基础条件、数字化对象的范围选定以及数据库建立方式等许多方面内容。只有树立正确指导思想，充分考虑数字化建设各种综合因素，遵循合理的原则，其数字化目标才能得以尽快实现。

1.建立数字化目标应遵循的基本原则

（1）需求原则。对利用服务对象、信息范围、馆藏结构以及系统功能等需求进行细致的分析，准确地确定出每个目标的具体规模、水平、数据总量、来源、范围、类型、结构、检索项目、方法、手段以及输出类型、格式和标准等。（2）现实与发展相结合原则。建立数字化目标应与本单位的具体情况相结合，考虑近期、中期和远期三个阶段相结合的方式，使有限的人力、物力、财力在每一阶段的每个目标得到最大限度的发挥。（3）标准化和专一性原则。在遵循国家、专业标准的前提下，建立突出自身特色的数字化目标，做到具有专一性和精品性，发挥其特色作用，实现资源共享。（4）协作原则。教学档案数字化建设，涉及到学校研究生、本科生、成教生等教学管理各方面，应同各相关部门密切协作，才能快速实现其数字化建设目标。

2.数字化目标选择范围

根据高校教学管理及档案范围分析，主要分为两部分。其一，馆藏反映学校管理和教学实践活动中形成的各方面档案材料，主要有教学管理活动中产生的综合性材料、学科与实验室建设、招生管理、学籍管理、教学计划及课程教学实践、学位工作、毕业生工作、教材和教师培训等方面的档案；其二，教学档案形成阶段的各类文件材料，主要以各种形态和载体分散在教务处、学工部、研究生院和各学院的各项管理工作和各种管理系统的数据库中。根据选择原则，目前可确定教学档案中招生管理、学籍管理、学位工作和毕业生工作等方面材料应当优先选作数字化目标。

3.建立各类数字化档案数据库，实现教学档案数字化基础目标

（1）馆藏教学档案基本目录数据库。建立目标主要是通过著录标引，把教学档案案卷目标和卷内目录的分类号、馆代号、全宗号、档号、题名、责任者、形成时间、数量、主题词、提要等基本情况录入数据库。其目的是通过计算机检索提供档案原件利用。

（2）教学档案各种档案内容专题数据库。①学生成绩档案数据库。建立目标主要是通过各类教学管理系统把学生各种成绩按专业、班级、科目等以中英文名称对照形式录入计算机管理系统，形成成绩档案数据库。其目的是通过学生姓名、学号和班级等条件进行查询并出具规范的中英文成绩单、学籍证明表等，为毕业生求职、留学提供快捷方便的证明服务。②学籍档案数据库。建立目标主要是根据网上招生录取数据和教学管理系统把每位学生的姓名、性别、出生年月、专业、班级、学号、奖惩情况、简历等基本情况收录在一起，形成学籍档案数据库。其目的在于方便学生毕业求职，用人单位在鉴别学历真伪、选留毕业生。③学位论文专题数据库。建立目标主要是结合每年毕业生提交学位论文电子版机会，将纸质论文和电子论文数据库一并归档，并采用扫描等方式补录以往学位论文全文，建立齐全的学位论文数据库。其目的在于方便教师、学生学术研究参考。④各类试题数据库。建立目标主要是把历年各类考试试卷按学科、专业、年代建立数据库，如果是数字化试卷，则可分类转入数据库即可，而纸质类试卷可用扫描方式形成图形或PDF格式，以附件形式录入数据库，挂在网页供学生下载使用。⑤电子课件数据库。把多媒体教学录像等通过数字化设备处理为计算机存贮的电子文档，同时把各类精品课程的电子课件以附件形式存入档案管理数据库中，挂在网页供学生下载使用。

4.建立数字化管理系统，架构教学档案数字化管理目标

逐步建立易于使用、更新和扩充的教学档案基础信息技术管理体制和机制，逐步建立教学档案动态管理体系，在档案馆室内部建立教学档案网络化数据库管理系统，在馆室外建立与教学相关电子文件归档系统，并实现接口统一，动态及时归档。

5.建立信息服务网站，实现教学档案数字化服务目标

建立教学档案信息开放查询系统，实现网上链接，向社会提供教学档案各类信息的服务，充分发挥教学档案的作用。

二、实现教学档案数字化目标的途径与方法

1.教学档案数字化工作一般流程

教学档案数字化一般可采用两种途径。一是档案馆室委托其他数字化专业单位制作，优点是实现时间短、质量高，档案馆室不必购买许多数字化设备，但费用较贵。二是采取组织人员自己完成的方式，其工作流程如下：

第一步，根据需求提出数字化目标（建立学校各类学生学历数据库）。第二步，确定数据格式（包括姓名、性别、出生日期、学习起止日期、专业、层次、毕业情况、学习形式、毕业证书编号和毕业生照片等）。第三步，分析准备相关教学档案数据（清点档案数量是否完整，记录信息是否齐全等）。第四步，制定计划分析工作量和需完成的时间。第五步，准备计算机并安装数据录入系统。第六步，进行简单培训，开始数据录入工作（由档案馆室人员负责培训，并提出录入档案注意事项）。第七步，数据全部录入完毕，进行汇总。（由档案馆室负责汇总并进行核对）。第八步，形成数据光盘，一份上报，另一份由档案馆室留存，留存档案馆室的数据根据档案管理系统数据格式进行转换，并链接到网页上，提供查询服务。

2.合理解决好人、财、物是实现数字化目标的基础方法

在人力方面，可利用在校学生基本都熟悉计算机操作的优势，向学校申请长期勤工助学岗位或利用学生实习机会集中输入数据，建立相应的数据库。在财力方面，以专项经费形式向学校申请数字化建设经费，因与数字工作有关，较易获得学校的投入。另外，寻找机会，争取经费。在物力方面，加强同教务处、研究生院以及部分学院联系与沟通，在他们设备较为空闲的时期，如寒暑假期间，借用较贵重的设备如高速扫描仪、计算机等，集中突击完成部分档案的数字化建库工作。

3.采用科学有效的技术手段是实现数字化目标的关键途径

在选择教学档案数字化输入方法上，应针对不同档案的情况,分别采用计算机键盘手工录入、机器扫描输入、计算机多媒体输入三种方法输入。建立基础目录数据库,学籍数据、成绩数据等索引部分的文本数据均采用手工方式输入；对要求利用原件的部分，如学籍中毕业生照片、文凭、毕业证发放名册等则采用扫描或数码相机以图形方式存入相应数据库中；对于多媒体教学录像等则采用计算机多媒体处理方式转换为数字化文件。在选择数字化数据库格式标准方面，尽量采用统一、常用的文件格式。在没有完成教学档案归档应用软件系统开发之前，进行文件归档，可用word或excel建立简单实用的案卷目录、卷内目录和归档移交清单表格，由文件形成单位录入，档案馆室只需把这些数据通过相关软件转入到数据库即可。在选择数字化档案提供利用形式上，做到服务网络化，实现学校教学档案管理与学校管理模块的对接、联网，实现各级各部门对教学档案的直接调用。另外，数字化的教学档案数据库尽量提供网上利用，使利用范围扩大化，实现资源共享，充分发挥数字化档案信息的作用。