工程建设领域卓越采购管理的专业化与信息化

“施工企业集中采购管理系统研究与应用”课题组

1.卓越采购管理的作用

对于工程建设领域的主体相关企业，无论是作为各类工程建设开发企业，还是工程建设的各级承包施工企业，采购管理都是一项非常重要和关键的管理活动，其水平的高低直接影响到企业的经营收益。根据全球知名的管理咨询公司“埃森哲”的研究报告表明（图一）：对于每10亿美元的正常可控投资，精通采购的企业采购成本比落后企业要低50%，而节约的开支比后者多30%。

图一 精通采购管理与落后企业对比

在整个工程建设领域，所有相关各类型企业，无论是工程的投资企业、设计院、施工企业、中介咨询单位、专业分包企业、还是材料设备供应企业，都是围绕着一个个具体的工程项目来开展各自的经营和业务活动，因此一个工程项目的全生命周期的各阶段成本控制的好坏，实质上决定着项目参与各方最终的收益。依据意大利经济学家帕累托提出的帕累托定律分析工程建设项目整个生命过程，规划管理、设计管理、采购管理、施工管理、交付验收管理等主要管理活动对其整体成本的影响程度（如图二），显然能够得出如下结论：采购管理对于工程项目的整体成本的影响仅次于规划及设计管理，重于施工过程管理和验收维护管理。

图二 工程项目成本影响帕累托分析

2.卓越采购管理的专业化

上述研究及分析表明，采购管理在整个工程建设项目管理领域举足轻重，那么如何做到卓越的采购管理呢？专业化和信息化将是必由之路，这在整个项目管理领域已成共识。

什么是专业化的采购管理呢？

2.1 采购管理的定位

第一 我们有必要先回答采购管理在企业管理的定位和范畴是什么。

如果我们不能清晰定义采购管理，实际上我们根本无法抓住采购管理的关键所在，专业化的采购管理更无从谈起了。

在具体的管理实践中，采购管理往往容易和供应管理、合同管理、资金管理混淆，很多企业的采购流程里往往会包含从需求计划到采购实施、合同签订、合同执行、合同款结算、供应商评价等环节。这种情况也造成，对采购管理的普遍认识是包括完整采购和供应供管理，甚至要加上相关的资金管理几个方面。同时也引发了采购管理中采购部门、需求部门和财务部门之间打纠缠不清的现状。

事实上，在整个企业的管理运营中，采购管理的定位，美国最著名的管理学家迈克尔·波特早已提出了明确的观点（图三），并为管理学界普遍认同： 采购管理应与财务、人力等管理属性一致，作为企业重要的支撑性关键管理活动。

明晰采购管理的定位，就能够明确他定义采购管理的范畴和边界，以及它与其他相关管理活动的区别和联系（图四）：

采购管理的定义：从采购实施的起点到终点过程一切相关活动的管理。

起点：明确的采购需求，采购对象的名称、数量、质量要求、成本要求、采购完成时间。

图三 波特企业价值链分析

图四 采购管理与供应、合同、资金管理的关系

终点：明确的最终采购对象、价格、采购对象的供应者及采供双方合同（应包括采购物价格、质量、付款方式、服务承诺、违约责任等说明）。

采购管理与物资供应管理的关系：

物资供应管理涉及物资的计划、供应（调拨供应、按采购合同供应）管理、库房出入管理、物资成本核算管理等内容。

对于物资供应管理， 采购管理在供应环节为“按采购合同供应”输出采购合同。

采购管理与合同管理的关系：

合同管理涉及合同签订、履约执行监控、变更调整管理、到期终止、供应商评估等管理内容。

对于合同管理，采购管理的终点，即合同管理起点。

采购管理与资金管理的关系：

资金管理涉及资金计划、各类收支管理、 盈亏核算管理等。

对于资金管理，采购管理并无直接关系，而通过合同管理，与资金管理发生间接关联，资金支付需要依据合同约定开展。

2.2 采购管理的结构

第二 我们还要回答采购管理主要构成及关键环节是什么。

采购管理的通用业务结构分解包括7个部分，详见下图（图五）：

如图所示：采购过程处理是与其他采购业务组件关系最多的业务环节，毫无疑问，采购过程处理的管理是采购管理中最关键的业务环节。在工程建设领域实际采购管理过程中，面临多方式（战略采购、招标采购、询价采购、议价采购等）以及多类型采购（材料、设备、机械、劳务、工程分包等）的专业性挑战，这是工程建设领域特有的，也是采购管理的重中之重。

2.3 采购管理的原则

第三 我们更需要回答采购管理最基本的管理原则原理是什么？

工程建设领域的采购管理专业性集中表现在多类型和多方式的处理管理上，是源于工程建设项目本身具备的规模大、周期长、项目分解构成复杂且个性化的特点，在这些方面工程建设行业与工业品制造业存在巨大差异：制造业的采购物类型相对固定单一、单价低，因此制造业更强调供应管理（甚至将采购管理并入供应管理），但建设行业的采购物个性化强，种类繁多，单笔采购量大、采购金额高，因此建设领域采购管理更需要专业化和集约化管理。那么企业依据什么原则原理才能实现专业化的集约管理呢？

2.3.1 财务集中管理是采购集中管理的前提

首先，对于集团化的工程建设企业或施工企业，财务的集约的化管理是采购集中管理 的前提。其实这条原则适合除财务管理本身以外的所有管理领域，如人力管理、质量管理、成本管理、进度管理等各方面。下图为国内一家大型建设企业集团集中采购管理与集中财务管理的主要流程逻辑关系（图六），可见集中采购管理的有效实施执行必须有集中财务管理做为前置条件。

2.3.2 区分采购管理类型制定采购策略

其次，企业必须掌握采购策略矩阵分析方法区分不同的采购类型区域并制定相应明确的采购管理政策。采购策略矩阵是采购管理领域最通用的管理分析方法，能够帮助我们从市场获取难度及采购金额两个维度区分采购类型，并制定针对性的策略（图七）：

图五 采购管理的通用业务结构

图六

对于以上四种采购类型的管理是有明显差异的，战略类采购管理的重点是供应商长期合作关系的建立和维护管理，瓶颈类采购的关键是寻找市场上更易获取的替代品，常规类采购适合采取简化采购流程，加强供应关系管理，而杠杆类采购应作为采购管理中最重要的类型，必须加大管理力度，尽量采取招标采购的方式，这样才能充分发挥采购管理对整个企业和工程建设项目整体成本控制的杠杆作用。

2.3.3 招标采购的分段、充分、公平竞争原则

最后，作为采购管理中最重要的招标采购模式，只有坚持分段竞争、充分竞争、公平竞争三项原则，招标采购有效性才能得到保证。分段竞争分解了供应商比选的项目并分阶段开展，特别是对大金额招标既降低了招标采购操作的复杂性，又保证了招标过程的有序性；充分竞争强调在招标每个阶段必须有足够竞争对手，才能优选出质优价廉的供应商；而公平竞争是最关键也是最难做到的，就如同足球比赛没用统一公平的裁判规则，就没有人愿意参加，更没有人观看了，但吹黑哨、踢黑球总是屡禁不止。 这三项原则是相互关联依存的，缺一不可，否则招标采购只能是一个费力不讨好、形式化的过程而已，甚至成为损公利己者的谋财手段，这在现今的建设领域并不罕见。 下图是国内某大型建设集团招标采购的原则示例（图八）。

图七 采购管理的通用业务结构

3.卓越采购管理的信息化

前文从采购管理的定义、构成及原则三方面讨论了什么是采购管理专业化，清晰了采购管理的定位、范畴以及与供应管理、合同管理、资金管理的联系和区别，了解了采购管理的七个构成业务组件中采购过程处理是最关键和专业化最强的部分，进一步认识了采购管理专业化和集约化必须基于财务集中化管理的原则、采购策略矩阵原理以及招标采购的三项竞争原则。

显然理解和认识管理专业化仅仅是第一步，卓越的采购管理需要将这些专业化的思想和理念真正得以实践发挥，才能产生相应卓越的效果。那么，专业化采购管理又要如何有效实施和落地呢？

3.1 信息化本质的正确认知

在计算机及网络技术高速发展，并已成熟应用到了企业管理的方方面面的今天，信息化已经成为各项管理改进和优化不可或缺的重要手段，甚至成为唯一手段，这已然成为不争的事实。2008年两会期间，中央政府明确提出“目前我国处于工业化中期，面临信息化的发展机遇。只有以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，推进工业化和信息化融合，才能走出一条‘科技含量高、经济效益好、资源消耗低、环境污染少、人力资源优势得到充分发挥’的新型工业化道路”更是充分印证了上述观点。对于建设领域采购管理来说，同样面临以信息化带动专业化，以专业化促进信息化的问题。但是，必须清醒认识信息化的本质，厘清信息化和专业化的关系，才能够有效实施信息化，落实专业化的采购管理。

图八 招标采购三项原则

关于信息化的本质，引用建设领域信息化专家黄如福的论述：“企业信息化的关键，既不是信息技术，也不是软件系统，而是企业的管理创新，制度创新，信息化只是企业管理创新的辅助工具。”是的，信息化的前提是企业的管理必须提出明确清晰的改进、优化、创新的需求，然后根据这些需求，构建开发相应的软硬件系统，应用到实际管理中，才能发挥出信息化的巨大价值，有效实施。如下图所示：企业专业化及集约化管理的持续改进优化是信息化的起点和终点，虽然管理信息化与专业化、集约化存在一种相互不断促进影响，循环上升的关系，但就本质而言最终的目的是为了管理的持续提升和改进（图九）。

以上观点非常重要，事实上它立场鲜明的指出：信息化的主体是需要提升管理水平的企业本身，而非软硬件服务商，在这里看似近乎常识的认知，实际上往往成为左右企业能否成功借助信息化实现管理的专业化及集约化的关键。

图九 管理信息化本质

3.2 采购信息化实施

也正是基于以上观点，有三个方面问题是采购管理开展信息化或落实专业化能否真正有效的关键：

3.2.1 采购信息化系统架构

第一，合理的采购管理信息化系统的架构必须基于清晰正确的业务架构之上，才能适应企业实际的管理提升需求，如下图国内某大型企业的集中管理系统的架构设计（图十），与企业对采购管理的优化和改进需要是完全一致的：

图十

这里需要特别强调的一点，企业的采购管理业务架构设计是先于信息化系统架构设计的，必须充分考虑企业发展的需要及现实情况，同时也必须考虑应用信息技术本身可能给业务模式带来的变化，有些变化甚至是巨大的，比如：利用网络开展采购招标，参与投标人在数量上和地域上的限制都会发生突破性的变化，我们的业务处理过程设计必须进行相应的调整。否则，我们就会出现手里拿着先进的自动步枪，却仍然只会将它当长矛使的状况。这也是为什么有效信息化前提是管理必须进行专业化优化改进的重要原因之一。

3.2.2 采购管理系统需要分阶段迭代建设

第二，采购管理系统架构设计的最终完善、实现和成功应用，需要分阶段开发交付，每个阶段又有多次系统迭代开发改进、交付验证。采购信息化对于采购管理既会带来专业化的提升，同时也会带来大量的变革、不确定性、甚至负面的影响，比如：一线业务人员熟练掌握应用新系统的难度，在他们真正使用之前是很难准确预估的，再比如很多业务细节处理，业务人员在没有真正应用体验先导系统之前，根本无法提出准确的需求，这也是我们很多管理系统开发完成后发现大量无用功能的原因。我们必须正视这些不确定性，采取整体架构、分步详细设计实现验证的正确步骤，来逐步消除变革中的不确定性。这种迭代的系统开发过程，已经成为管理信息化开发实施的标准过程（图十一）：

图十一 管理系统的有效开发过程

3.2.3 采购管理系统的分析设计是关键

第三，采购管理系统的每一次迭代开发过程，都需要开展完整的需求、分析设计、编码实现、测试、部署等基本系统开发活动，而其中分析设计环节是最关键、难度最大、又最容易被忽视的环节。最关键是因为在软件开发过程中，分析设计是承接客户需求与程序编码的中间环节，决定了最终系统能否抓住客户内在需求及能否实现系统的应用灵活又可扩展；难度最大是因为管理系统分析设计活动，要求负责人员既要熟悉客户业务，又对各种软件分析、架构、设计技术方法熟练应用，而这类出色的人员在国内非常紧缺；最容易被忽视，原因比较多，有主观上的，无论是企业信息化负责人还是软件供应商的开发人员，从根本上就不重视分析设计，需求规格说明书像模像样，系统架构设计草草了事，赶紧写代码出程序才是正事，结果系统上线后漏洞百出，进入维护不如重做的处境；当然现在很多情况下，也有客观上的原因，大家反复摸索，认识到了分析设计的重要，但由于没有掌握必要的方法技术，结果花了很多时间和精力，结果仍然没有改进，甚至不如不做分析设计，于是更加轻视分析设计环节。在这点上软件系统的开发和工业品的研究开发是一致的，优秀的设计师必须深入一线了解客户需求，同时又必须花大量时间分析设计创造，甚至需要艺术家的气质。

这里，我们举个实际例子，来说明分析设计对系统开发的重要性：招标采购的处理是采购管理中核心业务，通过与业务人员调研，我们很容易就能了解到招标采购业务的开展过程如下图（图十二）：

据此，我们可以很自然的将系统分解成资审、招标、合同三个子模块，每个模块又至少要开发实现四个功能页面实现相应的业务处理，这样至少需要12个页面切换来实现招标采购的业务过程。对客户学习使用和系统维护都将是一个相对复杂的系统。

如果我们不是急于设计原型并着手开发，而是进行进一步分析，我们会发现资审、招标、合同三个阶段的业务活动实际上存在可以抽提的共性，如图（图十三）：

在上图分析抽提的基础上，我们可以设计出完全不同结构的系统，包括：招标文件处理、投标人处理、评标处理、结果审定四个模块，每个模块只需一个界面处理，资审、招标、合同在业务处理过程功能上是完全一致的，只是处理内容差异，这样只需4个页面切换就可以处理整个业务过程，这样无论是客户学习使用，还是系统维护都会简化很多，而且相对于第一种设计对各种非常规业务场景灵活适应能力更强。此外，在此框架下我们发现不仅能够快速完成招标采购系统的开发交付，对于其他采购方式如询价采购同样适用，根本不需重新开发，只需要在招标采购系统基础上简单改动即可实现。由此可见有效分析设计不但能够使系统变得简洁、灵活、容易维护，而且能够提高系统的扩展性。招标采购及询价采购系统的最终实现效果如下图（图十四）。

图十二 招标采购的常规业务过程

图十三 招标采购的业务过程分析抽提

3.2.4 采购管理信息化需要制定长远发展目标

第四，采购管理信息化是一个持续发展的过程，随着企业采购管理水平的不断进步和发展，采购管理系统需要不断完善更新。每个企业应该根据自身实际发展和外部竞争环境的需要，制定务实有效、兼顾发展的采购系统，建设战略目标体系，指导采购管理信息化工作有序、渐进、稳步开展，只有这样才能使信息化真正起到支持和促进采购管理专业化、集约化的作用，而非流于形式。右表为国内某大型建设集团的集中采购管理系统建设目标体系：

图十四-1 招标采购系统的最终设计实施

图十四-2 询价采购系统的最终设计实现

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4.综述

综上所述，对于建设领域的各类企业，采购管理尤为重要。而要做到卓越的采购管理，企业首先必须清晰界定采购管理的边界范畴，厘清采购管理与其他管理的关系，设计专业化的采购管理业务架构，提出明确的管理改进和优化的需求，再辅以循序渐进的信息化系统的设计、开发、实施，并持续不断的实践验证、优化完善。我们期盼越来越多的企业尽早掌握采购管理专业化和信息化的实践要领，走上卓越采购管理的健康、持续发展之路。

（本文受十一五国家科技支撑计划“建筑业信息化关键技术研究与应用”项目“建筑施工企业管理信息化关键技术研究与应用”课题的第六子课题“施工企业集中采购管理系统研究与应用”资助）

【参考资料】

黄如福著：《企业信息化的本质和目的》

海伍德 （英）等著：《网络采购—成功开展电子商务》

格雷戈里·S·斯伯雷著：《释放采购部门的战略潜能》

陈德宏李学芸（Jessica Lee Mahre）等著：《棋盘博弈采购法》

Grady Booch（美）等著：《面向对象分析与设计(第3版)》

温昱著：《软件架构设计》