电子档案在电子政务中应用

于洪臻 周东超

山东省济南卫生学校 山东 250033

0 前言

在电子政务所日常工作中，机构或个人办理业务时，需要存储大量的纸质文档，随着时间推移，这些纸质文档势必越来越多，堆积如山。因此，如何有效地管理这些文档，是解决电子政务业务正常开展的首要问题。随着信息量的不断增大，对纸质文件的管理的难度越来越大，主要表现在：难以保存、检索困难、难以实现各省市业务单位电子档案信息的共享和分发，长此以往，必然形成信息孤岛，无法实现建立数字化管理的目标，因此建立合理的电子档案系统，实现对电子档案信息的管理和共享，是一件迫在眉睫的工作。

1 建设目标

建设档案电子化管理及信息共享与相互快速查询，并通过互联网实现对各相关单位的直接服务。需要遵循：①效率和实用性原则；②国家相关部门提供统一数据标准规范原则，旨在以简洁方便的操作实现组织机构信息查询过程的网络化、信息化、准确化，进一步提高查询效率。其主要实现以下目标：

（1）纸质档案电子化管理。通过先进的高速文档扫描仪将机构纸质文档转换成电子影像；然后，根据符合档案电子化行业规范的归档机制建立影像索引，形成一个方便可靠而又完整的电子档案库。

（2）电子档案信息的查询利用。在已建立的机构电子档案信息库基础上，为社会查询群体提供档案查询服务。不同查询用户根据一定的查询权限，通过Intranet/Internet并行地对档案进行查询及打印操作，使得电子档案得到合理利用。

（3）查询服务快速响应。利用先进的实时通讯技术，档案服务器能够对远程客户端进行快速响应，系统能及时处理众多用户的连接请求，并能通过INTERNET直接实现对远程客户的请求，异地查询电子档案的响应时间可以控制在一秒钟以内，达到快速响应的目的。

（4）实现在全省或全国范围的各级管理机关内部的数据共享。通过INTERNET实现各个地区的互连互通，可以跨地区跨地域查询，真正实现了足不出户就可以查询远程档案信息，体现了信息化建设的优越性，具备作为一个面向电子商务时代应用系统所应具备的所有素质。

2 系统框架设计

电子档案系统构架如图1所示。

图1 电子档案系统构架

电子档案及快速查询系统通过业务管理系统信息相互补充和验证，在进行数据的核对和验证的同时，还可以在业务管理系统中根据条件信息获取关于业务的信息，以便进行快速档案文件的定位。

系统不仅为终端用户提供服务，接收其上传的文件，而且还为互联网用户提供了档案查询的接口，只要拥有合法的用户和足够的权限，便可以进行档案文件的查询。

3 系统功能概述

电子档案系统主要分为档案采集、档案传输、档案存储、档案检索几部分功能。

3.1 电子档案采集及处理

档案文件的扫描采集以TWAIN/ISIS标准接口规范为基础，通过调用Twain/ISIS接口，对扫描仪设备进行驱动，并通过Twain/ISIS接口，获得扫描的档案文件数据并对其进行处理；通过Twain/ISIS接口，屏蔽了各种扫描仪设备之间的型号差异和性能差异，以统一的模式来驱动扫描设备，以使数据扫描采集子系统得到最大化的兼容性。

3.1.1 证件类型识别

证件及其扫描件的样式多样性及扫描质量参差不齐，严重影响了对电子档案文件的 OCR识别，另一方面，受国内外OCR识别水平的限制，尤其是对证件扫描件的汉字识别，仍无法达到一个理想的效果，无法正确的判断证件类型及证件内容。系统采用两种方式对证件类型分类：

（1）介入条形码技术，对条形码进行识别，进而更有效、更准确的判定出扫描文件的证件类型，可以快速实现文档的分类归档。

（2）通过人工整理档案，扫描后人工标识证件类型，然后再合并这样虽然实现了傻瓜式扫描，但是后期的工作量也不少。

3.1.2 大比例压缩存储

对档案文件进行压缩，在不丢失必要信息的前提下，使图像尽可能的变小；压缩后的图像，不但可以节省很多磁盘空间，而且还可以有利于档案文件的导入、导出和网络传输，大大的节省了网络带宽资源。

3.2 电子档案文件传输

数据上报是指各终端电子档案图像文件上传到中心。为了保障数据的安全性，所传数据都经过加密，密钥由中心统一管理。上传方案有以下两种。

3.2.1 分散即时上传

档案数据扫描采集系统在完成扫描采集、分类归档后，各终端立即向中心上报数据。

3.2.2 集中批量上传

档案数据扫描采集系统在完成扫描采集、分类归档后，数据存储在各终端本地存储系统中，之后在规定的时段向中心上传更新的数据。

电子档案文件传输子系统主要完成文件的上传和接收，是建立在标准的 HTTP1.1协议基础上的 C/S模式的应用程序，通过http协议完成文件内容数据的发送和接收。在中心建立HTTP服务器，进行档案文件的接收；在终端建立HTTP客户端，解析HTTP协议，进行文件的发送处理。

3.3 海量数据存储

大量档案文件的存放结构采取类似于邮件系统中邮件的存放模式，以0－9和A－Z共计36个字母进行分类，每一个类别下仍按这种方式再进行分类，其分类的层次直到满足需要位置。

按照业务需要编制目录路径。

图2 最终的存储结构图

如图2所示，在证件存放的根目录下，分别有0－9和A－Z共计36个目录，每个目录下依次类似，都具有相同的存储方式；给定业务号，验证后，只需对业务号字符串进行拆分，然后生成路径信息，便可以在文件系统中迅速定位到该业务号的目录，其执行效率和速度是非常迅捷的。

目录的层次结构并非特别深，其每个目录下的直接子目录也并非是大量的；在每个业务目录下，存放的是各个业务时间的子目录，表示发生业务的时间，这样某个业务的某个时间的某份档案文件便可以迅速查找和定位。

3.4 电子档案查询

电子档案查询管理采用B/S模式实现，允许互联网用户进行远程查询和管理，主要包含两个功能模块，分别为查询模块和管理模块。

在电子档案查询时，以业务号的查询为主导；在按给定条件查询时，只有得到业务号，才可以对电子档案文件进行迅速定位；根据给定的条件，该子系统可以向业务系统进行查询，在从法人单位基础信息数据获取信息，再获得相应的电子档案文件。

电子档案显示经过加密处理，可以对显示图像增加背景或水印效果，避免了图像非法盗用。

[1]叶晗.论转型期的档案信息资源管理模式[J].档案学通讯.2007.

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