高校档案收集存在的问题及对策探讨

蒋娟

（重庆教育学院，重庆400067）

1 高校档案收集存在的问题

高校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属于高校档案。档案的收集是指接受与征集档案及有关文献的活动，具体而言，即将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案，按照国家的有关规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，有计划分别集中到各有关档案馆室的活动。高校档案馆室是本单位建立的综合性档案保管机构，它统一管理本单位党政工团档案、教学和科研档案、财会档案等。高校档案馆室在档案管理过程中普遍发现档案收集存在不足，尤其是我院在转制升本的过程中，需要档案支撑的材料很多，档案查阅量非常大，档案收集不完整这一问题尤为突出。

档案收集的不完整主要表现在：（1）移交档案的门类不完整，在高校档案馆室，绝大多数为文书档案、学籍档案、财务档案，而科研档案、教学档案、声像档案等数量较少；（2）移交档案的载体非常有限，多数为纸质档案，声像档案、实物档案很少；（3）不按时移交档案，一些立档部门没有及时向档案馆室移交档案；或者资料保存在部门，装具不够用时才想到档案馆室，匆匆移交；（4）资料不系统，不全面，收集的资料比较散，没有按照它们的形成规律，组成有机联系的整体，特别是一个项目或主题的档案不能任意打乱和分散，如有请示没有批复，或文件是复印件而非原件。……