高校院系教学资料管理系统的应用

姚显霞

（中原工学院机电学院，河南郑州450007）

1 院系教学资料管理概述

高校院系教学资料，是指高校院系在教学过程中逐年积累起来的一系列有关教学工作的原始资料，如学生考试成绩、考试试卷、毕业设计(论文)、专业培养计划、学科建设、师资队伍培养、教学评估等文档[1]。

教学资料应实行集中统一管理，凡属永久性保存的教学资料一律移交学校综合档案室保存，不属永久保存的材料由院、系、部档案室保存，属于二级管理。各院、系、部应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的档案管理人员，统一管理本部门教学文件材料，并按期向综合档案室移交教学资料。

2 院系教学资料自动化管理现状

院系教学资料管理，一般表现在：档案管理制度不健全、院系教学资料质量欠缺、系级教学等几个方面[2]。在自动化管理方面，院系教学资料不少还停留在纸质档案、档案柜保存的状态，大部分档案管理依靠手工处理，工作效率低，没有采取有效的计算机管理，增加了师生检索和资料查询的工作量和工作难度，查准率、查全率低。

院系教学资料管理自动化问题，究其原因：第一，是院系资料自身特点，表现在来源分散、形成的内部性和原始性、内容的专业性和多学科性等方面，在资料收集和保存方面，不易电子化，或电子文档保存地点多，不易统一保存。第二，是相关人员档案意识不够，涉及到教学秘书和部分教师的的档案意识比较单薄。第三，教学管理工作具有综合性、事务性、旧常性的显著特点[3]。……