年鉴信息纠错机制建设——以高校年鉴为例

崔敏华

（东华大学 上海 200051）

年鉴作为一种严谨、科学的综合性资料性工具书，具有记录史实、资政参考和传承文化的作用，而准确、翔实的数据、信息则是其发挥各项功用的基点。《汉书·河间献王传》中曾载“修学好古，事实求是。从民得善书，必为好写与之，留其真。”但在实际工作中，年鉴数据、信息的收录整理难免出现讹错。

年鉴数据、信息的讹错一般可以归结为两类，一是有错，如不符合事实，不符合党的路线、方针、政策和国家法律法规，不符合科学常识等；二是有误，如表现为时间、地点、人物等信息要素表述不全，信息内容疏漏或前后交叉，统计口径、时间断限不一，标点符号使用不当，笔误等。此时，需要的不仅是编校人员的职业素养，更是对具体工作机制的考量。要保证年鉴的编纂质量，必须要建立自觉自省的信息纠错机制。高等学校年鉴作为教育年鉴的一种，于此也可管窥一斑。

一、建立年鉴编纂信息纠错机制的必要性

（一）它是年鉴编纂工作机制的主要内容

盛世修史。高校年鉴自上世纪80年代兴起发展至今，或是统计年鉴或是综合性年鉴，基本上达到“每校一鉴”，每年的年鉴编纂已然成为各高校的一项常规性工作。据笔者了解，上海高校的年鉴编纂基本挂靠于各校档案馆或党办、校办部门，并有专兼职人员负责，实行部门供稿制。其中，就部门供稿来说，一方面，“铁打的营盘，流水的兵”，供稿人员更迭频繁；另一方面，思想重视度、文笔水平、文体风格等也是参差不一。因此，要保证年鉴编纂质量，必须通过制度来保全。

（二）它是确保年鉴信息全面准确的必然要求

年鉴收录信息的基本要求就是全面准确。具体体现在“求全”和“求实”两个方面。

“求全”是由年鉴的工具书性质决定的。作为高校年度教育工作发展全方位、各层次信息收录的集合体，年鉴编纂不得漏项，特别是不能缺要项。但是，这里的“全”并非是事无巨细照单全收，而是要去粗取精，大事不漏，微事、常事不收。事实上，高校年鉴编纂一直在扩容与保质的道路上纠结行进，一方面，要尽可能收纳各类信息内容，全面而立体展现学校的发展，另一方面，要对各类信息进行甄选，保证收录信息的价值性。

“求实”则是由年鉴的科学性、权威性决定的。年鉴编纂要求直书其意，挤干所有“水分”，避免大话、空话和套话。尤其是年鉴收录的各类数据，如学生数，教职工数，科研经费、项目数等等，更是来不得丝毫讹错和虚假。因此，无论是“求全”还是“求实”都需要对年鉴所录信息予以仔细分析、鉴别。

（三）它是解决年鉴信息共时性与高校工作学年性之间矛盾的重要措施

年鉴信息的共时性，往往表现为年鉴收录内容的年度性，即其收录内容时间断限清晰，为一年内所发生的事实信息。但是，一般高校的管理与运作却是学年制的，这样的时间分割很可能造成各类统计报表、数据、信息等出现跨年度性，从而给年鉴的信息收录带来难度。这就需要进行必要的甄别和分析，防止出现越限或重复录入等重大错误。

二、年鉴编纂信息纠错机制的建设内容

所谓信息纠错，即是发现所录信息之错误，并能与之矫正。作为完整的高校年鉴信息纠错机制应是构建在不同部门和人员之间的支持、协调、配合基础之上，经预防和补救两种作用，初审、复审、终审及校对等各环节，确保编纂质量。其中，预防为纠错机制针对未然错误所起的一般作用，补救则是针对已然错误而起的特殊性矫正行为。下文仅从这两方面作用，以实践角度探讨如何构建年鉴编纂的信息纠错机制。

（一）建立全局统筹的自纠机制。年鉴编纂向来大事不漏、小事不入，大事了然于胸，自然能在总体方向把握上不出差错。高屋能建瓴，年鉴编纂中的宏观整体的信息意识很重要，学校概况、大事记就是很好的统观全局的视觉点。特别是大事记，按时间顺序记载了高校年度发展大事要事，既是学校发展的历史缩影，又是整本年鉴的提纲要领。作为年鉴的编校人员，不仅要全面而重点地编写好大事记，更要善于利用大事记“一叶知天下”“一孔窥天下”的作用，通过它来对收录信息予以查漏补缺，并解决各类信息之间的前后矛盾和交叉重复现象。

（二）建立严格的层级审校制。三审三校是我国出版工作的基本制度。“三审”指的是一篇稿件要经过从责任编辑初审加工、部门负责人复审把关到总编（主编）终审签发三个环节。“三校”指的是从稿件编辑到最后签发，最少要经过专职校对人员三次校对。年鉴因为部门供稿，文出多处，虽然不一定公开发行，但也必须遵循该制度——要明确编纂过程中初审、复审、终审和校对等各环节的工作任务和岗位职责，做到职责具体，责任明确。

实际工作中，因各高校一般均有专职编纂人员，“三校”可以轻松落实，“三审”则往往被简化，甚至落至“采编合一”的地步。此时，考量的不仅是专职编纂人员的文字功底，更是其综合素养。要通过联系、沟通，获得领导、主管部门的支持以及其他部门的配合，将审校制严格执行下去。

“三审三校”过程中，还要善用、慎用网络等新媒介。当下是信息发达、膨胀的社会，任何关键词均可在网络上收罗一二，一方面，确实丰富了信息渠道来源，方便了信息的收集与核实，另一方面，各类信息难免会有打架、争议之时，因此，必须审慎面对各类新媒介，将其与档案查询、当事人口述等传统方式结合，明辨真伪。

（三）建立文责自负的纂、审署名制。年鉴编纂必须实行部门供稿、文责自负原则，只有防守好了这道底线，才能有效保证年鉴收录数据、信息的准确与正确，毕竟，各职能部处、学院是各大事件、事实的直接参与者，他们掌握着最全面的一手信息，来源自然可靠的多。年鉴的编纂人员，说到底，只能负责统稿与校对。具体操作中，可以通过实施署名制来实现，即初稿、校样稿直至以后的成稿（包括最终出版物）中，必须直接标注部门供稿人及审稿人姓名。

（四）建立信息编审的关口前移制。高校年鉴信息收集、整理的工作量很大，如若临渴掘井，等编纂时才开始收集，不仅要花费很多的时间和精力，而且会忙中出错。因此，应将信息的收集、整理、审查前置，放在平时的工作中。学校的各类文件，会议材料、记录，院处工作计划、总结，大事记，照片，以及网络新闻报道等所有年鉴编纂需要的素材均可在日常工作中加以积累、审核。

（五）建立出版差错的事后救济制。除以上预防性措施外，针对已然出现的错误，还要建立收录信息的事后救济制。年鉴具有延续性，一旦已出版年鉴信息有错或有误，应在下年度年鉴中及时拾遗补缺、订讹正误，同时，对相关责任人可予以内部通报。

[1]吴红.高校年鉴编纂要把好“四关”[J]浙江档案.2007（1）.

[2]李殷青.高校档案部门承编年鉴的几点思考[J]兰台世界.2009（3）下半月.

[3]陈军.高校年鉴编纂规范性研究初探[J]中国电力教育.2010（7）.