应用计算机技术推动档案管理工作不断完善的措施

刘 颖

哈尔滨市城乡规划设计研究院，黑龙江 哈尔滨 150010

传统繁琐的档案管理方式，不仅使得档案管理所需库存不断增大，从而占据大量的空间，而且，档案查找相对困难，形成了人力物力的大量浪费，随着电子计算机在档案管理中的应用不断深入，极大的提高了工作效率，使得档案保存期限更长，也更安全，并且以其占用空间小，查找方便、快速成为现代档案工作的重要组成部分。

1 现代档案管理工作需要计算机技术的有效应用

伴随着社会的发展，对档案的利用越来越深和细致，相应地提高了档案管理工作的要求，这就需要在档案管理与利用的过程中，能够使其做到快速、准确及全面地进行查阅与使用。在档案管理工作中应广泛的应用计算机技术，这可以为其提供科学的管理方法和现代化的管理手段，并为开创现代化的档案管理工作创造必要条件。档案资料大部分都是在日常的管理工作中形成的，传统的手工管理不可避免地会造成了档案资料存储的不规范；流程不科学合理；内容准确性较差；低下的档案利用效率等情况。

总的还说，传统手工操作的档案管理已经不能适应当前快速发展的形势要求。计算机的介入使得档案管理工作从大量、重复的手工劳动中逐渐被解放出来，极大地提高了工作效率。此外，为档案工作的创新提供了强有力的技术支持的还有：网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术。计算机的特点是存储量大、及处理速度快、输出形式多样，因此，极大地提高了档案管理和利用的效率。……