浅谈档案管理归档整理分类技巧

湖北省地质职工医院 金 晶

湖北省地质实验研究所 严 峻

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准 《文书档案管理归档文件整理规则》（DA/ T22-2000）和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。

文书档案归档整理操作方法——收集、装订、归档判断、分类、排列、编目、装盒。

档案整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程，其文书档案整理是文书档案工作的一个重要环节，在机关单位档案室对文书的整理主要是对公文的立卷归档，在绝大多数机关公文立卷和档案整理没有明确的界限区分，将公文立卷和档案整理作为一个整体来完成。

《细则》中明文规定了归档文件整理时应遵循的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。

2.1 党委工作

永久：

（1）上级机关党组下发的指示、决议、通报、批复、通知。

（2）党委关于年度工作安排、总结的报告。

（3）党委关于干部职务任免、考核、奖惩处分决定、报告、请示、批复。

（4）党委会议记录、纪要、决议。（5）党代会、团代会形成的文件。

（6）年度党内统计报表、党、团员花名册。

（7）关于支部建立、印章启用等方面的文件材料。

（8）关于思想政治建设、党员的学习、教育、管理和监督等方面的文件材料。

（9）上级机关关于纪检、监察工作安排、总结的报告、通知。

（10）关于党风廉政建设责任制考核等情况的统计表。

（11）关于干部违纪违法案件和其他案件受理、调查和提出的处理意见等方面的文件材料。

30年：

（1）党委关于精神文明建设、宣传报道、理论学习、思想政治工作安排意见的报告、通知。

（2）关于落实干部政策、重要来信来访材料。

（3）关于开展党风廉政建设、党纪教育活动的文件材料。

（4）关于表彰、奖励优秀党（团）员、先进单位、劳动模范、先进工作者等方面的文件材料。

（5）纪委关于案件控告检举、调查处理、政策法规的通报、报告、通知。

（6）关于纪检、监察工作会议领导讲话、经验交流文件材料。

2.2 工会工作

1 文书档案管理基本概念

1.1 文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料

1.2 文书档案管理归档文件的分类，是将文书档案管理分类文件以机构或问题进行分类、排列使之有序化的过程

2 文书档案管理分类及保管年限

不同类别的文件不得组成同一保管单位;不同保管期限的文件不能在同一案卷中保存。除了永久存放的归档文件之外,按不同时限组成的定期归档文件,如永久、30年、10年。只要保管年限分清之后,都不能保存在同一档案盒内。按机构（部门）立卷方法,不同部门的文件,如工作报表、计划、总结、会议记录和会议纪要,或统一按署名单位（部门）组成的上述文件,不得与其他部门文件混合在一起。会议文件,或单独按事由组成的归档文件保管单位（案卷）,对其他类文件都有严格的排异性。

以下是本人工作以来积累的一些归档方法。

永久：

（1）工会年度工作计划、总结。

（2）关于召开职代会、工代会的文件、材料。

30年：

（1）上级单位工会、医院工会关于基层工会组织建设的批复、通知。

（2）关于工会组织建设、会费开支情况、表彰先进的决定、通报、通知、各级劳模和先进工作者的申报材料。

10年：

工会关于开展各种竞赛、文娱、体育活动的文件及声像材料。

2.3 团委工作

永久：

（1）关于团委工作年度计划、总结。

（2）关于团员代表会议文件、材料。

（3）团员花名册、团组织统计年报。

30年：

（1）团委关于团组织建设、团干配备的请示批复。

（2）团委关于表彰优秀团组织、优秀团员以及有关处分决定通报、通知。

10年：

团委关于团员组织、青年开展文化体育活动、知识竞赛活动的通知。

2.4 办公室工作

永久：

（1）上级单位针对我院机构设置、更改名称、合并、人员编制、印章启用的请示、报告、批复、通知。

（2）院务会议记录、办公会议记录、会议纪要。

（3）颁布的规章制度、规定、办法等，机构设置、人员编制。

（4）关于体制改革方案的决定、通知。

（5）关于年度工作安排、总结、中长期规划。

（6）关于处理来信来访有领导重要批示和处理结果的文件材料。

30年：

关于档案管理工作规范、保密制度、办法文件材料。10年：

（1）关于年度以下的工作计划、总结等文件材料。

（2）关于开展质量管理、综合治理等活动的情况汇报、通知、通报。

2.5 财务

永久：

（1）关于审计年度工作计划、总结。

（2）关于领导干部任期、财务收支效益、资产经营等审计意见的报告、通知。

（3）关于在生产经营活动中发生的违纪违规问题作出的审计结论和处理意见。

（4）上级单位和本单位关于年度财务预算、决算的报告、通知、批复。

（5）上级机关下达的关于事业费用计划、调整计划、基本建设计划、经济指标等方面的文件。

（6）关于会计工作制度、财务管理的重要文件。

（7）关于国有资产登记、评估、核查清算、交接、债权债务等问题的文件材料、设备年度统计报表。

（8）关于年度基本建设财务决算、固定资产报废等的请示、批复、通知。

（9）关于会计档案销毁清册、请示、批复。

（10）编制年度计划、年度决算、年度统计表。

30年：

（1）关于审计工作程序、制度、规定办法等文件材料。

（2）关于设备购置、审批手续、调拨、转让等文件材料。

（3）关于合同管理规定、执行情况等汇报材料。

（4）医院关于费用计划预算调整的通知。

（5）省局和本院关于财务工作管理、费用开支规定、办法的通知。

10年：

（1）上级关于综合统计规范、统计报表制度、执法检查的通知。

（2）关于开展财务、税收、物价大检查等文件材料。

（3）关于审计工作情况汇报、通知、通报等文件材料。

2.6 劳动人事

永久：

（1）关于人员编制的文件、统计年报、职工花名册、年度劳动工资计划、劳动工资统计年报。

（2）关于招聘、复职、转正定期的决定、通知。

（3）上级单位关于调整工资的文件、技术职务评定、聘用的文件。

（4）关于职工辞职、离退休、退养、抚恤及生活待遇问题的规定、通知。

（5）形成的干部考核材料、专业职称评定聘任的通知。

（6）关于职工教育、培训计划管理等文件材料。

30年：

（1）关于职工的处分决定、奖励的通知、通报。

（2）关于工资、津贴等问题的通知。

（3）省职改办、省局职改办关于职称改革工作安排、专业职务评聘规定办法、任职资格的通知。

2.7 音像档案

永久：

关于党代会、职代会、会员代表大会等重要会议形成的照片、录音、录像及各类电子储存介质材料。

长期：

（1）关于业务工作、文体活动等形成的照片、录音、录像。

（2）关于反映本院办公、住宅环境全貌及重要设施、设备等的照片、录像。

2.8 印章类

30年：

（1）本院荣获的各种奖杯、奖状、奖牌、荣誉证、合格证、锦旗及赠送的重要纪念品等。

（2）其它有保存价值的实物。