信息时代如何推行档案工作规范化

张津芳

(河北青年管理干部学院,河北石家庄050031)

一、电子档案诞生的社会背景

由于国家信息化的整体推进,信息技术已在各行各业得到普遍应用,各组织机构、企事业单位的文件档案工作环境正由纸质环境向电子环境转移,许多领域正逐步实现业务活动电子化、无纸化。以往把档案贴上封条存放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众的作用,给需要使用档案的人员带来极大的不便,不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展,人们已经意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的巨大的经济效益,于是,电子档案随之而生。电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同,这就要求档案工作者必须对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作[1]。然而,社会中也确实存在少数人的极端看法,认为单位档案是单位的私有财产,使档案信息的开发处于封闭状态,更谈不上电子档案的开放与上网了。

从20世纪90年代开始,各种工业设计中计算机辅助设计的大量应用直接产生了大量的电子档案,在一段时间内,纸质档案与电子档案尚可具有相同的功能,但随着电子行业、机械行业各种计算机辅助设计软件日新月异的发展,电子档案体现出纸质档案所不具备的功能,这也使得电子档案的管理和保存成为迫切的需要。……