民办高校实验室信息化管理模式的构建

林 春，张 尧，邵雅斌

（黑龙江东方学院 电工电子教研室，黑龙江 哈尔滨 150086）

当前我国高校的实验室建设进入了一个新的建设阶段，随着建设速度和投入力度的加大，购置教学科研仪器设备的资金逐渐增加，如何管好、管活仪器设备，充分发挥其使用效益和经济效益，是实验室管理者必然面对面的重要课题。如何运用现代计算机信息技术，对高校实验室进行科学的信息化管理、提高工作效率和管理水平，已经成为高校实验室管理工作亟待解决的课题之一[1]。

1 民办高校实验室信息化管理存在的问题

1）目前的实验室管理信息化管理模式比较落后，实验室设备管理、实验课排课、采购决策等信息的管理，都是手工操作。没有实验室信息管理系统来辅助管理实验管理中心的日常工作。

由于学校的发展和学科之间的渗透，难以对实验室信息进行有效管理，导致信息滞后、失真，使主管部门难以及时有效地了解实验室现状，影响科学的决策。 主管部门只能靠实验室人员定期的统计、上报、汇总来掌握实验室相关信息，而实验室的信息是一个动态的数据，因此通过这种方式得到的数据总是滞后，也使实验室人员频于统计，应付上报，严重干扰了实验室人员的本职工作。

实验室管理着各自的设备信息，彼此独立，互不相通，造成了一边仪器闲置，一边仪器急需使用的现象，使仪器设备不能充分发挥使用效益。传统管理方式的约束，学生与实验室管理者之间缺少有效的沟通，造成大多数实验室不能满足教学计划之外的实验要求，不仅降低了仪器设备的使用效率，也不利于学生综合素质的锻炼提高。

2）没有从全生命周期、过程管理的角度从事仪器设备管理由于依赖传统的手工管理，仪器设备的管理工作普遍比较混乱。从设备管理来讲，应该有仪器设备技术资料登记表，记录仪器设备购置时间、型号、价格、放置位置、厂家等资料，需要建立相应数据库。实验室管理中心在购买设备时，就建立相应的设备仪器登记表，记录设备的型号、价格，在哪个实验室等。实验室经常拆分、合并、搬移，在进行实验室改造时，设备位置变更，而登记表上不进行改动。为了充分利用设备，实现资源共享，一个实验室的设备，经常搬到另一个实验室，而在登记表中也没有体现设备的移动。时间长了，设备登记表就不能准确地反应仪器设备的情况了。每当设备资产发生闲置、出借、借进、丢失等活动时，对于实物信息要监控其整个生命周期，也就是要通过转化为文献信息的形式监控其从开始建立到最终报废的全过程，最行之有效的办法就是建立相应的信息采集表。比如通过建立实验设备卡片和设备明细表，建立实物信息的初始档案；通过建立设备维修记录和使用情况登记表，监控实验设备、耗材的使用情况；通过建立实验设备损耗情况登记表，监控实物信息的消失[2]。

3）报废仪器设备、破损仪器设备、低值品管理不规范从设备管理来讲，报废设备应该有登记，也需要建立相应数据库。我校不能再用的打印机、微机、语音室设备等，就搬到仓库里，没有很好的管理，没有进行报废登记。管理者无法精确掌握自有资产的状况，这就影响其对实验室承担教学实践任务能力的分析。

低值品管理不规范，学校实验中心每学期都买鼠标、键盘、光驱、硬盘、插排等低值品。统一购置后，就填写一张入库单。学校各部门需要就来领，填写一张出库单。而对入库单和出库单从来没人来整理，数目是否对上，也没人来统计。

4）能配合教务处、各学部完成实验教学任务，手工排实验课表，但不能使课程安排更优化。

从以上实验室管理存在的这些问题可以看出，要使实验室管理更加规范化、科学化，提高实验室管理水平，必须要实现信息化。坚持以信息化带动实验室管理标准化、规范化，最终实现现代化实验室管理。

2 民办高校实验室信息化管理采取的措施

要实现实验室信息化管理必须要做到以下两个方面：

1）优化实验室管理业务流程 针对学校实验室信息化管理存在的问题，实验室的管理模式进行重组优化，优化实验室管理的业务流程，不仅要改造单项任务的业务流程，还要对不同任务之间的衔接进行优化，以促使各项任务更加高效地完成。实验室管理业务主要有采购决策管理、实验项目管理、设备管理等。采购决策管理包括新建实验室管理、购买设备管理等。实验项目管理包括实验课排课、学生实验课预约等，对这些业务模块进行优化[3]。

2）建立实验室信息管理系统 通过优化实验管理业务流程，建立实验室信息管理系统。通过实施管理信息系统，提高实验室的管理水平，使实验室管理业务规范化、信息化，如设备管理信息化、实验项目管理信息化、采购决策信息化等。

3 优化实验室管理业务流程分析

我校实验中心实验室管理业务主要有采购决策管理、设备管理、实验项目管理等。采购决策管理包括新建实验室管理、购买设备管理等。实验项目管理包括实验课排课、学生实验课预约[4-5]等。

3.1 优化采购决策管理业务流程分析

采购决策业务流程：学部负责实验室管理的老师，或专业主任教授，根据实验室的需要，提出设备购买计划，包括设备的名称、型号、生产厂家、价格等信息。由学部统一汇总，报到学院的实验中心，实验中心的负责人根据开课计划和学生人数等信息，论证是否有买设备的需要，没有一定的使用率，或其他学部也有该设备且该学部设备不经常使用，就不买该设备，需求论证没通过。

图1 采购决策业务流程图Fig.1 Purchase dicision service flow chart

如果需求论证通过，且设备总额＜5万元，不通过招标办招标购买设备。由实验中心负责采购，学部配合实验中心完成采购、设备的验收等工作。

如果设备总额＞5万元，要通过招标办招标，实验中心根据学部提供的设备型号、设备厂家等信息，向各厂家设备代理商发出设备报价单，各厂家设备代理商给实验中心报设备最低价，招标办要求至少3家以上代理商参与报价，由实验中心汇总各代理商的报价单，准备好材料报到招标办，由招标办组织开议标会议，实验中心、学部、招标办、财务处、学校领导共同参加会议，开会讨论购买设备方案。购买方案确定后，由实验中心负责实施购买方案，学部配合实验中心完成设备的购买。

3.2 优化设备管理业务流程分析

设备管理业务流程：设备仪器管理以全生命周期、过程管理的角度来进行管理。仪器设备的管理，从建立基本技术信息、设备的使用、设备的变动到设备的维修、设备的报废，以生命周期的思想，从事仪器设备的管理。

在购买设备时，建立相应的设备仪器登记表，记录设备的型号、价格、厂家等，并把设备仪器的基本信息资料录入到计算机的数据库中。当设备位置变更，设备借出、归还等，要在设备仪器登记表和数据库中进行纪录，随时记录设备的变动情况，进行动态管理设备和仪器，设备的变动，都在数据库中体现，用信息化模式来管理设备。

设备仪器发生故障，把设备的故障现象、故障分析、故障纠正等维修信息，都记录下来，形成维修记录。

图2 设备管理业务流程图Fig.2 Device management service flow chart

设备仪器报废。管理员根据设备的使用情况、当前状况、维修记录，确定设备仪器是否有维修的价值，是否能满足实验教学的需要。如果，不能满足教学需要，向学校提出报废申请，领导批准后，进行报废登记，并进行报应处理。

4 建立实验室信息管理系统模式

通过优化的实验室管理业务流程，建立实验室信息管理系统模式。

4.1 实验室信息管理系统体系结构设计[6-8]

体系结构是描述实验室管理信息系统构成的宏观框架，是系统运行的总体结构，如图3所示。

图3 实验室信息管理系统体系结构Fig.3 Laboratory information management system arhitecture

4.2 实验室信息管理系统功能设计

实验室信息管理系统主要由系统管理、实验室设备管理、实验项目管理、采购决策管理和综合查询5个功能模块构成[9]，如图4所示。

系统功能模型，它包括系统管理、实验室设备管理、实验项目管理、采购决策管理和综合查询等5个功能，各功能之间相互联系、相互配合。其中系统管理平台管理部门、人员以及权限等信息，它能够通过分级权限对全系统进行安全控制；设备管理模块管理实验设备的相关信息，生成设备帐、耗材使用和库存单和各种资产管理表等；实验项目管理模块，根据设备综合信息及实验室开课任务生成实验任务信息，根据学生信息和实验情况生成学生成绩，综合实验任务信息和实验预约制定出实验计划表；设备管理、实验项目管理模块生成的数据、信息、报表都能够在综合查询模块中获取，该分系统可满足系统使用人员对所关心的信息进行查询和统计的需求[10]。

图4 系统功能结构图Fig.4 Function of system structure diagram

5 结束语

实验室信息化管理模式坚持以信息化带动标准化、科学化，最终实现现代化的思路。通过推动信息化进程，建立完善的综合管理信息系统，利用计算机的辅助管理将管理者从繁杂的手工劳动中解放出来，推进实验室的管理模式走向现代化，促使实验室各项任务顺利、高效地完成。

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