会计学原理

2011-11-17 01:24汪致正
财会学习 2011年8期
关键词:库存商品银行存款账本

记账不但是算账和财务分析的前提,也是一切经营管理和经济活动的重要基石。为了寻找一种好的记账方法,人们进行了五百多年的探索,总结出一项业务不能只记货币这一笔账(单式簿记),而必须同时用另一些账本分类登记货币的来源和用途,由此产生了分类记账法(复式簿记)。在运用分类记账法的过程中,人们曾对记账符号进行了多次修改。在中国,也曾先后使用过收付记账法、借贷记账法和增减记账法,最后,为了与世界会计接轨,使用了借贷记账法。

借贷记账法的优点在于具有完备的体系和普适的国际标准,其缺点是难学难懂,不容易掌握。借贷记账法令人困惑的根源,在于使用借和贷作为记账符号。借和贷在记账法中没有实质意义,只起符号的作用(就如同A和B一样)。在日常生活中,借和贷是近义词,在记账中,却被用来代表相反的概念,词义含义不清有时会干扰人们的理解和操作。

为了解决这一困境,本教程介绍一种简明的左右自然对应记账法,简称左右记账法。

左右记账法与借贷记账法无缝接轨,二者的步骤、工具、依据和结果等都相同(暂时保留灰色借贷注释符号,既便于学传统会计方法的人士使用,也可看出借贷是多余的)。

两者的区别在于,左右记账法去掉了借和贷的符号,账本登记金额的两栏自然分为左和右,然后以自然对应法则为理论基础,揭示了记账的规律,通过自然的左右对应,使原本难学难懂的概念变得简单直观,非常容易掌握,就像开车那样自然对应:方向盘向左,汽车就向左转。

通过阅读此文,读者不需要有任何会计学背景,就完全可以掌握记账的原理、规律及方法。本文最适合于政府或企业的中高层管理人士,对于会计界专业人士也同样有参考价值。

一、背景知识

(一)日记账

日记账类似流水账,每发生一项业务,就按照日期及收支金额记一笔账(表1、2)。日记账有现金日记账和银行存款日记账两种。在日记账本中,左栏登记收入,右栏登记支出。收表示金额增加,支表示金额减少。日记账由出纳人员登记。

日记账的优点是简单,容易掌握,却不能提供必要的分类合计。比如,股东甲一共投了多少钱?借款总数是多少?共有多少固定资产?本月的经营费用累计是多少?要了解这些信息,必须使用分类账。

(二)分类账

具有不同属性(如货币、实物、费用等)的业务自然地形成不同的类别,相应地每一类别的账本称为分类账本。分类账由会计人员登记。分类账本的名称(科目),一般直接反映了账本的用途。下面是一些实例:

现金:企业存放的纸币和硬币。

银行存款:由银行转账、汇款或结存的款项。

库存商品:自制或购入的、可以对外销售的商品的等值款项。

固定资产:企业拥有的、具有较长使用寿命、较高单价的物品(如建筑物、汽车、设备)。

预付款:预订货物或固定资产等的定金。

主营业务成本:提供销售或服务等所需要的实际成本。

经营费用:包括工资、房租、水电费、通讯费、招待费、交通费、差旅费、银行费用、相关税费、利息等。(可根据需要细分为各种费用。)

所得税:应当从利润中扣除的所得税款。

股本:股东实际投资的金额。也称实收资本。

本年利润:在一定经营期限内实现的利润。

借款:长期或短期借款。

应付款:购买商品或固定资产等应支付的款项。

应付工资:应付而未付给职工的工资。

应交税费:应缴纳的各种税金,如增值税等。

主营业务收入:销售商品的收入等。

(三)分类记账法

顾名思义,分类记账法就是按照业务的类别分别进行登记的方法。具有相同特性的账目集中在一起,可以全面而准确地反映财务状况。记分类账时,一项业务至少要记在两个账本上。一般是一个账本记钱,另一个账本记钱的来源或用途;有少数业务需要记在多个账本上。

分类记账法主要涉及两方面:一是选择账本;二是选择账本中登记金额的栏目(左栏还是右栏)。

例1.“用支票进货”。这项业务发生后,银行存款减少了(钱用去买货了),库存商品增加了(多了一批货物)。因此记账时,选择银行存款和库存商品这两个账本。表3总结了如何选择账本的方法如下:

从表3可以看出,在一项业务中,有的账本一定要选,简称为定选;有时则需要在同类账本中,挑选其中的一本或几本,简称为挑选。根据业务的内容,多数情况下可以根据账本的名称,选择正确的账本。

在选择登录金额的栏目时,要注意增加额或者减少额,不是用加号或者减号来表示,而是由金额是记在账本的左栏还是右栏来决定的。前面举例的现金日记账本里,左栏记增加额,右栏记减少额。

分类账本里,有些账本增加额在左,减少额在右;另一些账本则相反,增加额在右,减少额在左。那么当一个账本的金额增加或减少时,如何选择金额登记在左栏还是右栏,可看下面介绍的记账的规律,左左右右。

(四)五类账本

上述分类账可分为五类,他们是:企业资产、股东权益、负债、收入和费用(所标颜色可对照《财会学习》五月号第19页附图—记账方框图使用)。

企业资产(资产):企业所拥有的、可计量的、能够带来经济利益的东西,包括现金和银行存款、库存商品、固定资产、企业赊销商品的应收款。

股东权益(所有者权益):股东享有的权利和利益。企业收到股东投资的股本、企业经营的本年利润、利润分配等,都是股东权益。

负债:包括借款,各种应该支付但尚未支付的款项,如应付工资、应付款、应交税费等等。

收入:企业在销售、服务中已经收到和应该收到的款项,包括主营业务收入、其他业务收入、营业外收入等。

费用:企业经营中的开销或支出,包括销售费用、管理费用、财务费用、生产成本、主营业务成本以及所得税等。

二、左右记账法原理

(一)平衡检验等式

所有分类账本上登记的金额,应该满足平衡检验等式(也称会计等式)。平衡检验等式有三种形式:

1.初始形式: 企业资产=负债+股东权益

2.经营形式: 企业资产=负债+[股本+(收入-费用)]

3.实用形式: 企业资产+费用=负债+股本+收入

实用形式3是经营形式2中的费用由等式右侧移到左侧而得。

(二)左账本和右账本

相对于平衡检验等式的实用形式3,等号左边的企业资产和费用两类账本,称为左账本;等号右边的负债、股本和收入三类账本,称为右账本。

根据会计等式的原则,结合会计实务,可知股本、本年利润、利润分配等账本都归入股东权益,属于右账本;资产备抵账本也属于右账本。(股东权益类账本的归类见《财会学习》第九月号。)

(三)大T表

表4所示的账本分类表,以红色分割符大T(类似字母T)代表等式3里的等号,大T的左侧列出了所有左账本;大T的右侧列出了所有右账本。

会计等式的要素有所不同,如美国的会计等式是六要素,强调股东的分红,会计方程式是:

Assets=Liabilities+Owner's Capital+Revenues

-Expenses-Owner's Draws

企业资产=负债+[股本+(收入-费用)-提取利润]

移项后的实用的会计等式如下:

企业资产+费用+提取利润=负债+股本+收入

无论会计要素如何定义,都可以通过分类和移项,并结合会计实务,分为左账本和右账本。

左右记账法适用于任何形式的会计等式。

(四)记账的规律

记账规律是左左、右右。即:

左账本,其增加额记入账本的左栏;

右账本,其增加额记入账本的右栏。

减少额则记入另一栏,即与增加额的相对的那一栏。期末余额在增加额的那一栏。

在图1中,红色的大T,将五类账本划分为左账本和右账本。蓝色的小T,划分账本的左右两栏。+号表示增加额,-号表示减少额。

例如,位于大T最左边的小T(资产),+号在左边,表示资产账本,增加额记在左栏。位于大T最右边的小T(收入),+号在右侧,表示收入账本,增加额记在右栏。

在图1中,可以清楚地看到,位于大T左边的小T,+号都在左边;位于大T右边的小T,+号都在右边,这就是记账的规律:左左、右右。

(五)记账的规则

规则1:有左有右。一项业务登录在两个账本上,一定是一笔账记在某个账本的左栏,另一笔账记在另一个账本的右栏。

规则2:左右相等。同一项业务记在一个账本左栏的金额,一定和记在另一个账本右栏的金额相等。

有左有右、左右相等这两项规则,使分类记账法具有自我检验的功能。

掌握了左左右右,有左有右、左右相等,就完全掌握了分类记账法。

(六)记账的实例

例2,某企业于2010年1月6日,用支票支付了水电气费、房租,购买了饮料和洗化用品。会计人员记账,第一步选择银行存款(如支付现金,则换成现金账本)、经营费用和库存商品三个账本;第二步根据记账的规律登录金额:银行存款减少,记入银行存款(左账本)的右栏;经营费用增加,记入经营费用(左账本)的左栏;库存商品增加,记入库存商品(左账本)的左栏。如表5-1、5-2、5-3所示。

三、实际记账的步骤

(一)填写记账凭证

企业的账本种类繁多,如果每次都直接在账本上记账,频繁拿取账本,浪费时间和精力。所以在实际的工作中,使用了记账凭证,作为预先分类登记(分录)的工具。

记账凭证是一页纸,在正面编号,登入日期、相关账本的名称、业务摘要和金额。在背面贴上发票、车票等原始凭证。

在记账凭证上填写金额,同样是根据记账的规律左左右右:

属于左账本,增加额记入记账凭证的左栏;

属于右账本,增加额记入记账凭证的右栏;

记账凭证主要有三大功能:一是审核贴在背面的发票、车票等原始凭证;二是预先确定账本、以及确定金额记录的栏目(左左右右);三是预先核对登入两个账本的金额是否正确(有左有右、左右相等)。

如前所述例2,在实际操作中,是先在记账凭证分录。支付水电气费、房租都是用银行存款支付经营费用。登入记账凭证166号:

经营费用属左账本,费用增加额记入左栏;

银行存款属左账本,存款减少额记入右栏(增加额的相对栏)。

详见表6-1:

购买饮料和洗化用品都是用银行存款购买库存商品。登入记账凭证167号:

库存商品属左账本,库存商品增加记入左栏;

银行存款属左账本,银行存款减少记入右栏(增加额的相对栏)。

详见表6-2:

分录完成后,检查记账凭证,是否有左有右?是否左右相等?

(二)转登账本

积累了一定数量的记账凭证之后,要将凭证的内容转登到账本上去。工作流程一般是:先将涉及现金的凭证全挑选出来,转登到现金账本上;再将涉及银行存款的凭证全挑选出来,转登到银行存款账本上;接着将涉及的库存商品的凭证全挑选出来,转登到库存商品账本上。依此类推。

例如,将表6第166号、第167号两张记账凭证的内容,逐一转登银行存款、经营费用、库存商品三个账本上,如表5-1、5-2、5-3所示。

(三)转登报表

经过一定的时间,譬如一个月,将所有账本上的余额或累计数额转登到报表上,进行统计分析,以便全面了解企业的经营状况。主要的报表有资产负债表、利润表和现金流量表。

资产负债表反映企业资产、负债和股东权益的总体规模和结构。

利润表又称为动态报表、损益表、收益表。利润表反映企业一定期间的利润(收入-支出)实现情况。

现金流量表反映企业经营活动所产生的现金流量。

(四)记账流程图

实际记账的过程,包含记账凭证、分类账本和报表这三个步骤。三者相互之间的转登关系可参见《财会学习》五月号第19页。

如何运用三大报表进行财务分析,判断企业未来的发展趋势,做出相应决策。详见《财会学习》九月号《财务分析—MBA速成会计教程二》。

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转自《财会学习》2011年8月号,作者为左右记账法创始人,汪致正。

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