审计视角下高校文献资源建设绩效评价研究

●赵继英（陕西师范大学 审计处，西安 710062）

高校文献资源建设是高校依据教学科研活动对文献情报的需求，系统地规划、选择、收集、组织管理文献资源，建立具有特定功能的文献体系的全过程。对于高校文献资源建设绩效的研究，目前在图书馆学界、情报学界都有较广泛的探讨，但从审计角度尚缺少对高校文献资源建设绩效的评价。随着高等教育、科学研究事业的发展，高校在文献资源建设方面的投入逐年增长，从学校管理层的角度对文献资源建设的绩效进行审计评价具有其现实意义。

1 审计视角下高校文献资源建设绩效评价内容

审计是一项具有独立性的经济监督活动。高校内部审计是“对学校与资源利用有关的业务活动及其内部控制的适当性、合法性和有效性的审查，并进行确认、评价、咨询，旨在促进完善管理控制、防范风险、创造效益，从而促进学校事业目标的实现”（内部审计实务指南第4号——高校内部审计）。［1］2高校文献资源建设是学校与利用人力、物力、财力等资源有关的一项业务管理活动，随着近几年高等教育经费投入的不断增长，高校在文献资源建设方面的投入不断扩大，很多高校每年用于文献资源建设方面的资金都在千万元以上，对文献资源建设这一业务管理活动的适当性、合法性和有效性的审查理应成为高校内部审计的关注点。从高校内部审计的角度如何对文献资源建设进行监督与评价，审计视角下高校文献资源建设绩效评价内容是什么？笔者认为，从资金运动的角度看，文献资源建设是一项经济活动，其活动的适当性和合法性是审计的首要关注点。从管理目标看，文献资源建设是为高校教学、科研活动提供文献资源保障，为高校学科建设、学科发展提供支持与服务，目标的实现程度即效果性如何应是审计评价的重点，同时，文献资源建设作为与资源利用有关的业务活动，审计还应关注资源使用的合理性即经济性如何。适当性、合法性是对文献资源建设作为一项业务管理活动的基本评价，其管理目标的实现程度则是内部审计评价的关键，在考量目标实现的同时还应关注资源使用的合理性。本文拟从适当性、合法性、效果性、经济性四个方面阐述高校文献资源建设的绩效评价。

2 文献资源建设的适当性、合法性评价

从业务管理活动的角度看，高校文献资源建设表现为图书、期刊及电子文献等大宗物资的采购过程。对文献资源建设的审计，首先是对其业务管理活动及内部控制的适当性、合法性的确认和评价。所谓文献资源建设的内部控制是指为了实现学校文献资源建设发展目标，保证投入资源的安全完整和有效利用，保证各项法律法规、规章制度的贯彻实施而对其业务管理活动制定的控制方法、保证措施和业务程序。对文献资源建设业务管理活动及内部控制的适当性、合法性审计评价应主要围绕控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通、监督等5要素来进行。［1］4

（1）控制环境的审查应重点关注学校相关管理部门是否建立了文献资源采购管理制度，是否根据情况变化及时进行修改，同时应关注学校文献资源采购的组织模式，是统一组织采购还是由部门分别采购，是否建立了评标委员会等采购决策机构等。

（2）风险管理方面应关注相关单位是否审核供应商资质、信誉和财务状况，是否对采购的图书、期刊、电子文献进行验收，付款手续是否齐全等。

（3）对于文献资源采购控制活动的审计应关注相关单位是否建立文献资源采购业务的岗位责任制，采购计划的审批程序是否完备，采购合同的签订是否合规合法，采购计划的执行及采购经费的管理是否适当、合法和有效。

（4）在信息与沟通方面审计应关注学校文献资源管理信息系统是否能满足管理层的需要，信息录入流程是否清晰，是否及时更新，是否及时妥善处理管理层反馈意见等。

（5）对文献资源建设管理监督的审计应重点审查是否建立了适当的管理程序保证采购控制的运行，是否定期或不定期评估运行效果，评估的目标是否着眼于内部控制系统的健全、有效等。

3 文献资源建设的效果性评价

文献资源建设的目标是为高校的教学、科研活动提供文献资源保障，为高校学科建设、学科发展提供支持与服务。高校每年投入大量资金用于文献资源建设，特别是电子文献资源的采购，占所投入经费的比重越来越大，其效果性如何，这是内部审计评价的关键点。所谓效果性是指组织从事经营活动时实际取得成果与预期取得成果之间的对比关系。［1］330组织经营活动特定项目或业务的效果既要考虑经济目标，也要考虑社会目标。高校作为非盈利组织，在文献资源建设当中更多的是要考虑社会目标的实现程度，评价的具体指标包括文献资源使用率、用户满意度等。从可持续性来看，文献资源建设的效果如何，归根结底要看是否构建了适应高校学科建设与学科发展需要的文献资源保障体系。

3.1 具体效果性评价指标

对于文献资源使用效率，目前图书馆学界探讨了许多有效方法和量化的指标体系，内部审计值得借鉴。数字文献资源绩效评价指标有检索次数、登陆次数、全文（文摘）下载量等。［2］从一定时期数据库的检索率、下载率的情况分析可以判断所购买的数据库的使用效率，对于一般性商业数据库可以使用这些指标来判断其效果性。

对于学术性数据库来讲往往不能简单地只从检索率、下载率等判断使用效果。在这种情况下，SCI、特种期刊收录率指标可以作为一个评价标准。例如，2009年某高校在特级期刊发表290篇科技论文，学校所订购数据库收录的有278篇，收录率达96%，其中SCI刊发113篇，收录109篇，收录率为96%，其他特级刊发表177篇，收录169篇，收录率为95%。从收录率指标可以分析判断学校所购买的数据库对本校科学研究工作的保障程度。

3.2 可持续效果性评价

文献资源建设的可持续目标是要构建适应各高校学科建设与学科发展需要的文献资源保障体系。所谓学科文献保障，是指在某一学科范围内，应用、研究和参考所用文献的收藏相当完备，完全可以支持该学科教学、科研人员进行一定深度的科学研究、教学辅导，完全可以满足各级各类人员对该学科专题文献需求的整体保证。对于研究型大学，可持续效果性评价应重点考察满足学科建设的文献资源的系统性、连续性、时效性和前沿性。可持续效果性评价是对高校系统规划、选择、收集、组织管理文献资源，建立具有特定功能的文献体系全过程的评价，以下三个方面应是审计评价的关注点。

（1）保障机制。文献资源建设的保障机制包括组织保障和资源保障。学校应建立校级文献资源建设领导小组，每年应拿出一定比例的学科建设经费作为文献专项购置费，并配备必要的人员、设备等资源，以确保该项业务管理活动的协调运行以及可持续目标的实现。

（2）目标机制。对于高层次研究型大学，目标的设立应定位于高校自身的发展目标，同时目标设计应具有先进性、动态性及可操作性。具体项目和指标体系可包括：① 学校的学科建设、学科发展体系。②国际、国内权威索引如SCI、SSCI、EI、CSSCI等在各相关学科的索引来源期刊类目。③ 国际、国内在各相关学科领域的专著、会议文集、研究报告等科学文献信息。④ 本校在各学科领域文献资源的系统性、连续性、时效性、前沿性状态。⑤ 根据本校的资源保障情况、重点学科建设情况，确定学校在各学科领域的文献资源建设目标。

（3）评价机制。应建立由各学科带头人、专家、教授、图书信息情报专业人员等组成的文献资源建设咨询评估机构，跟踪国内外相关学科领域的信息情报动态，定期评估本校的文献资源现状。

4 文献资源建设的经济性评价

内部审计在关注文献资源建设可持续目标实现的同时还应关注学校资源的合理利用情况，即关注其经济性。所谓经济性是指组织获得成果时所耗费的资源最少。文献资源建设的经济性审计主要关注的是资源投入和使用过程中成本节约的水平和程度及资源使用的合理性。资源的有限性是一个永恒的主题，不论对于办学经费紧张的高等院校还是经费相对富裕的高校，经济性评价应是内部审计的重要关注点。对于文献资源建设的经济性评价，应在着眼于可持续目标实现的前提下关注以下几个方面：

（1）可行性研究评估。可行性研究不仅是内部控制过程，同时也是节约成本避免盲目采购、资源浪费的有效途径。高校文献资源建设的投入很大一部分用于数据库的订购，数据库每年订购成本动辄几万元、几十万元甚至上百万元，是否需要订购，各高校前期应进行可行性研究评估。对于一般性商业数据库，可通过试用、试用情况统计、市场调查、专家意见征询等程序来进行可行性评估。如前所述，高校应建立文献资源建设咨询评估机构，由相关学科专家教授对数据库的订购提供专业性建议。

（2） 经费合理分摊。在学校经费有限的情况下，对于文献资源建设可持续目标的实现应根据各学科建设的轻重缓急，实行量入为出。对于学术性数据库资源可以实行成本分摊的建设方式，以利于提高文献利用效率。例如全校通用性资源由学校全额投入经费；多学科或跨学科使用的资源，学校提供三分之一经费，其余三分之二由相关单位协商分担，凡单一学科性资源由该学科归属单位承担购置经费，学校可酌情予以补贴。

（3）资源共建共享。受目前商业数据库使用权的限制，对于很多经费短缺的院校来说，订购几十万甚至上百万元的大型数据库几乎是不可能的，寻找文献资源的共建共享乃是解决经费短缺的有效途径。再者，各高校的学科建设都会有所侧重，对于一些非重点学科所需的大型数据库，从节约经费的角度考虑，也可采取文献资源共建共享的方式。

（4）需求满足度的合理确定。文献分布规律显示，用户从数量较少的核心文献中可以获得大部分情报，而要找到全部情报，文献量需要增加若干倍。［3］138如果把全面满足需求作为高校文献资源建设发展目标，在实际工作中将难以做到。因此，考虑到经济效益和文献使用效益，各高校应从本校的需要与可能出发，优先解决急需文献，并针对不同学科确定一定百分比的需求满足度，不能满足的部分可借助馆际互借等方式解决。

（5）纸本结构优化。随着信息技术的发展，文献资源呈现多载体特征，每年有大量纸质出版物的出版，如果一味地追求纸质出版物收藏的连续性、完整性而不考虑质量和利用情况，势必造成经费及馆舍资源的无效耗费。高校图书馆作为学术性图书馆，文献资源建设应围绕学校学科建设、学科发展的可持续性目标，合理筛选馆藏纸质出版物，同时充分发挥电子出版物、数据库资源的使用效率，有效节约经费和馆舍资源。

［1］教育部财务司．教育内部审计规范［M］．北京:人民教育出版社，2010.

［2］张李义．高校图书馆商业数据库评价指标体系研究［J］．中国图书馆学报，2004（1）：66－69.

［3］沈继武，萧希明．文献资源建设［M］．武汉：武汉大学出版社，1991.