会展物流发展现状及其组织模式的优化

上海科学技术职业学院 赖广昌

会展物流是指为了满足参展商的需求，用最小的费用，及时地将展品从参展商处运输到会展中心，当会展结束以后再将展品运回的过程。这其中包括会展前后的储存、包装、国内运输，进出口报关和清关，国际运输以及会展中的装卸、搬运和信息流动。在我国，会展经济正以较高的速度发展着，相应的会展配套物流运输的需求也是逐渐的增大。然而在会展物流蓬勃发展的时期，参展商的高需求，会展物流高利润的情况下，我国有能力承担会展物流运输的企业却寥寥无几。从这一现象中可以看出，我国的会展物流仍不成熟，其需要进一步的规模化，从而更好地促进经济的发展。

1 我国会展物流的发展现状

1.1 突出的供求矛盾

在会展行业中会展项目的展览时间一定，会展的地点固定，参展商的数量繁多且分布不一，参展的商品的数量少种类多，由于会展物流的这些特点，使得会展企业为参展商提供合理的运输服务，并保障在特定的时间内用最小的成本将参展商品准确安全的运输到会展中心的过程中存在较多的困难。特别是对于国内商家参加国外会展，国内举办国际会展，这些程度高的会展都存在一个跨国运输的问题。对于那些进出口报关、国际运输、国际保险以及展品再处理等问题，只有实力强大的物流企业才能做到短时间低成本的运输。但是，在国内这样有实力的的会展物流企业是少之又少，一些有实力的物流企业也只是仅仅将会展物流作为自己业务的一部分，缺乏单独的会展物流企业。然而，会展物流作为物流运输的一部分，其的运输要求较一般的运输物流来说更具有专业性和服务性，其需要的会展物流企业的实力要更加强大。但是会展物流涉及的过程杂多，造成了会展物流的运营不稳定，再者，由于会展业务是世界各地都涉及，不同的业务之间没有时间上的关系，从而造成会展物流需要承担相应的风险较大。所以，在这诸多的问题因素限制之下，我国的会展物流出现了需求大于供应的情况，会展物流发展受到阻碍。

1.2 物流服务的效率低，质量差

基于目前我国的会展物流的供需矛盾，会展物流的效率也是一直不高，服务的质量也相应较差。各参展商通常也是自己选择单独的物流企业来运输、储存、保管、装卸以及回运参展商品。然而，我国目前的大部分的物流企业并没有实现现代化服务物流运输的转变，因而，其能够给客户提供的服务通常也只能是一些运输、储存等基本的业务，而不能够依据参展商的实际需求，给它们提供专业化、规范化以及全方位的物流运输服务。由于这些情况的存在，使得会展物流的服务质量一直跟不上需求，时常会出项各种各样的问题，从而影响参展商对会展的信心，妨碍会展行业的发展，给会展物流行业造成巨大的障碍。

1.3 缺少专业的优秀的会展物流人才

众所周知，会展物流是随着会展行业发展应运而生，它是物流行业的一个分支。由于以前对于会展物流的忽视，会展物流人才在我国目前存在较大的空缺。由于会展物流涉及的范围除了一般的运输、储存、保险以外还涉及商贸、展览和广告等众多的方面，因而会展物流人才必须是在掌握一般物流的专业知识和技术、管理技能的基础上，了解一定的会展业务知识的复合型经济管理人才。除此之外，会展物流管理人才的缺少也是目前会展物流面临的一个严重的问题。

1.4 信息时效性差

在这个信息时代中，信息的交流是每一个行业重要的组成部分。对于会展物流来说，掌握准确及时的信息是会展物流顺利运营的保障。对于会展的主办方来说，其必须时时地监控各种物流信息，并能够依据那些有效的信息，及时地对会展物流的运行做出正确的调整，通过采取有效的措施保证会展物流的顺利进行。同时，会展物流方面还需要及时与参展商进行交流沟通，通知参展商展品的运输状况，保证展品的进馆时间。总之会展中心的管理者，会展的组织者以及参展商，物流运输商等需要及时地沟通参展商品的各种信息，保障会展物流的顺利和会展活动的成功。但是，在目前我国会展行业和会展物流行业的发展存在较多问题的情况下，我国的会展物流的信息交流仍然存在诸多的问题，信息交流仍不能够顺畅，影响会展物流的发展和会展活动的正常举行。

2 会展物流现有的组织模式

2.1 会展物流的分散模式

所谓的物流分散模式是指参展商根据自身的情况自行选择适合自己的物流服务商进行展品的运输、储存、保管、装卸以及回运等工作。选择这种分散式的物流运输模式，参展商需要事先与会展的组织者进行沟通交流，协商参展品的进馆时间和进馆方式，然后再有相关的物流商进行展品的运输等。这种分散式的物流运输，需要信息的流动性较强，信息能够时刻准确、及时地在参展商、会展中心的管理员、会展组织者以及物流商之间进行有效的传递，这就不可避免地造成了信息链冗长，信息流通不畅、协调困难等各种问题。同时，对于参展商来说由于参展的商品较少，不能够形成一定的规模，从而增加了物流成本。

2.2 会展集中物流模式

会展物流的集中模式是指参加会展的商品的运输等工作由会展组织者指定唯一的物流商来完成整个会展过程中的所有参展商品的运输。

选择集中的物流模式，参展商首先应将展品的各种信息告知会展的组合者，然后由会展的组织者，物流商以及会展的中心管理者，进行协商，确定进馆的时间和方式，最后，会展的组织者需要将这些信息告知参展商，由参展商和物流方面之间协商完成展品的运输等工作。选择集中式的物流模式具有很多的优点，例如，(1)信息链的较短少，容易沟通和发现问题解决问题。(2)选择唯一的物流商，进行集中式的物流运输，能够保障物流的运输量，优化会展物流体系，实现规模效应，从而降低物流成本。(3)选用统一的会展物流的服务商能够有效的进行各方之间的联系，减少了一些不必要的矛盾，使之协调性大大的增强。(4)会展组织者选择特定的会展物流商时一般会选择规模较大，业务分布较广。服务质量较高的商家，从而将参展商品在运输中的质量损失降到最低，给参展商提供一个安全、优质的物流服务。

2.3 方案集成商模式

在物流行业中，能够成为集中式物流运输的唯一物流提供者，承担会展物流中所有商品运输的物流服务者，其规模必须足够大，各项业务水平必须足够高，但是就目前我国的会展物流业的发展状况来说，这种企业是少之又少。基于这种现状，一般会考虑方案集成商物流模式。这种模式是指会展组织者确定唯一的会展物流服务者，并由它组织、联系整个会展的物流方面的业务。负责整个会展活动的物流服务的物流服务上就称为方案集成商。方案集成商将根据会展的各项活动设计一套全面的、科学的、合理的会展物流方案。优化分解会展物流中的各项任务，再分配给多个其他的物流服务商，由它们完成方案集成商设计的物流运输方案，进行实际的物流运输。在这一过程中，方案集成商只是一个中间枢纽，由它集中各个物流服务商的实力完成会展的物流工作。这种会展物流模式能够系统的规划会展物流的各项业务，实现会展物流的最优效果。

3 优化会展物流发展的措施

3.1 选择现代化的会展物流模式

为了解决会展物流目前存在的各项问题，会展的相关人员要优化选择现代化的物流模式。在选择物流商时，要突破地域限制，要根据物流商的实力的大小和会展物流服务质量的高低选择合适的会展指定物流服务商。各个参展商应及时的与会展物流服务商之间进行有效的沟通，在了解双方的供应情况和实际需求的情况下，优化确定参展商的参展商品的数量种类，以及运输的时间，相关的手续、进馆的时间等等。同时要依据参展商的实际的需求，遵照安全、经济、便捷的原则，通过协商确定最佳的物流运输方案，最后协助参展商进行参展位置的布置。会展结束后，会展商要根据参展商的需求将参展品运回，并按照要求将部分产品运送到购买者手中。

3.2 优化服务标准，提高服务质量

为了优化会展物流的发展，必须优化会展物流的服务标准，提高服务质量，具体可以从以下几个方面入手：(1)确保参展商品的质量不受损害。(2)确定运输、储存、装卸以及流通加工、包装、配送信息等的具体的运输指标，例如，商品的完好率，运输的满载程度、库存的商品的缺损率等。(3)对会展物流的各个环节进行有效的科学的组合，通过正确的系统理论和方法，改造和提高会展物流的运行体系，提高各个环节的运作效率，从而提高会展物流的服务质量。

3.3 组织培养高素质的会展物流人才

由于会展的运行本身就是一个复杂的，庞大的工程，因而，会展物流的工作人员的专业技术水平必须足够的强，各项素质都优秀，这样才能够保证会展的优势，突出个性，保障会展物流的服务质量。因而必须加强会展物流人才的培养，全面的提高会展物流人员的素质，利用现代化的经营管理方法培养一批既掌握物流知识有深入了解会展业务并有扎实的专业的经济管理知识的高素质人才。

3.4 构建会展物流信息平台，规划统一物流服务标准

深入研究会展物流行业的相关的标准，淘汰落后的标准，完善会展物流的标准化，整体规划会展物流行业，全面整顿完善托盘、搬运设施、集装箱、装卸设施、条形码等物流设施和物流标准。利用现代化的科学技术和高科技装备，构建完善的现代化的会展物流体系；利用现代的计算机技术和网络技术，组织建立强大的会展物流信息平台，保障会展物流的信息的流畅；同时，要注意引进先进的国际会展物流管理技术和业务执行技术以及先进的自动化技术，保障会展物流中的各个方面之间的信息的有效的传递。通过，构建强大的会展物流信息平台，来支持会展物流服务行业的发展，促使其向更大、更强的方向发展，从而使得我国的会展物流行业逐渐壮大，不断走向国际，成就我国的会展物流服务。

总而言之，随着会展业的发展，会展物流将逐渐的是会展企业进行竞争的核心的竞争力。为了保障会展的成功举行，会展物流必须做到保障参展品能够及时、安全到达会展中心。高质量的会展物流服务水平能够促使会展业的蓬勃健康的发展。同时，随着会展物流市场的逐渐壮大，会展物流给物流服务商提供了一个发展壮大的机遇，物流服务商要根据会展业物流的特点，通过优化自己的物流服务水平和创新性的物流服务方法，尽可能满足会展物流中各方的特定的需求，从而不断的发展自己，组建成为一个规模强大、服务优质的综合性的物流服务商，从而推动我国会展物流的发展，提高我国会展物流的服务水平，逐步使我国的会展物流服务达到国际化水平。

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