企业信息化建设背景下档案部门转型思考

佟立娟

企业信息化建设是指企业通过IT技术的部署来提高企业的生产运行效率，从而降低经营成本。我国企业信息化建设从70年代开始起步，80年代进行铺垫，90年代中后期进入了快速发展阶段，各种信息系统纷纷建成、运行。一方面，企业的信息化建设极大提高了企业的信息流通速度和工作效率；另一方面，也给传统的企业档案管理部门带来冲击，迫使其重新思考其定位转型问题。

一、企业信息化背景下档案部门的现状

企业信息化建设的浪潮导致企业的纸质文件越来越少，电子文件则不断增加。面对这一趋势，档案部门容易走向两个极端：极端一，认为传统的档案管理模式难以有效管理这些脆弱的电子文件，因此只保管传统的纸质文件或打印件，轻视对电子文件的管理，导致大量档案资源流失。极端二，将实体档案做数字化处理，重视信息系统建设却忽视对信息资源的开发利用。不管采用上述何种方式，其本质都没有超越传统模式，档案部门在企业中仍在扮演着被动的保管者角色，缺乏主动提供参考信息的意识，无法创造直接利润，因此不被管理层重视。传统档案工作面临危机，档案部门亟需重新定位，开展改革，实现从被动保管到主动服务，从档案管理到信息资源中心的转型。

二、企业档案部门定位转型的依据

从上述现状中不难看出，档案部门在企业的地位取决于其对企业效益的贡献。基于此，企业档案部门应告别传统的被动角色，转型为企业“信息资源中心”，不仅提供档案服务，同时整合企业内部的信息资源，实现企业信息的高效流通和共享。……