探析档案数字信息安全的有效管理

邱影

随着信息技术的快速发展，档案管理也应当向信息数字化发展。档案信息安全是档案信息化建设中的一项重要保障工作。电子文件风险管理就是采用逆向思维的方式指导电子文件的管理，即对电子文件管理所面临的风险进行识别、评估、分析，并在此基础上有效地处置风险，以最低成本实现最大安全保障的科学管理方法。

档案信息化是当今世界档案管理的大趋势,是档案能较大发挥信息功能以推动社会发展和变革的必然之事.档案信息安全问题是档案信息化建设中面临的最重要的问题.确保档案信息化建设中档案信息安全是摆在全体档案工作者面前的崭新课题。随着中围特色社会主义建设日新月异的发展,我闻档案事业得到了前所末有的迅速发展，然而,在我国档案管理体系中,由于档案资源数量庞大、管理层次复杂、发展不尽平衡等原因,一些地方档案事业管理还存在诸多问题,档案安全问题就足其中之一。

一、档案信息安全应注意的问题

档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性档案工作，当前绝大多数单位的档案管理人员习惯于传统式的手工管理，档案管理人员中缺乏信息技术专业知识，对信息化条件下档案安全管理缺乏有效的智力支持，其安全理念仍停留在防盗、防火、防潮等传统纸质档案的安全管理层面，信息安全观念淡薄，孰知随着信息技术在档案工作中的应用，档案数字化和网络化工作的不断推进，档案安全管理面临新的挑战。

1、病毒威胁。在档案信息化工作的信息安全问题中，计算机病毒发生的频率高，影响的面宽，并且造成的破坏和损失也列在所有安全威胁之首。病毒感染造成网络通信阻塞，系统数据和文件系统破坏，系统无法提供服务甚至破坏后无法恢复，特别是系统中多年积累的重要档案数据的丢失，损失是灾难性的。

2、网络威胁。随着信息技术在档案管理工作的应用不断推进，档案管理逐步向信息化和网络化发展，网络的应用规模和覆盖范围不断扩大，如何保证网络安全已成为档案信息化工作中重点之一。

1、网络结构的安全分析。网络拓扑结构设计也直接影响到网络系统的安全性。假如在外部和内部网络进行通信时，内部网络的机器安全就会受到威胁，同时也影响在同一网络上的许多其他系统。透过网络传播，还会影响到连上Internet/Intrant的其他网络。因此，我们在设计时有必要将公开服务器（WEB、DNS、EMAIL等）和外网及内部其它业务网络进行必要的隔离，避免网络结构信息外泄；同时还要对外网的服务请求加以过滤，只允许正常通信的数据包到达相应主机，其它的请求服务在到达主机之前就应该遭到拒绝。

2、系统的安全分析。所谓系统的安全是指整个网络操作系统和网络硬件平台是否可靠且值得信任。目前恐怕没有绝对安全的操作系统可以选择，无论是Microsfot 的Windows NT或者其它任何商用UNIX操作系统，其开发厂商必然有其Back-Door。因此，我们可以得出结论：没有完全安全的操作系统。不同的用户应从不同的方面对其网络作详尽的分析，选择安全性尽可能高的操作系统。因此不但要选用尽可能可靠的操作系统和硬件平台，并对操作系统进行安全配置。而且，必须加强登录过程的认证（特别是在到达服务器主机之前的认证），确保用户的合法性；其次应该严格限制登录者的操作权限，将其完成的操作限制在最小的范围内。

3、应用系统的安全分析。应用系统的安全跟具体的应用有关，它涉及面广。应用系统的安全是动态的、不断变化的。应用的安全性也涉及到信息的安全性，包括很多方面。信息的安全性涉及到机密信息泄露、未经授权的访问、破坏信息完整性、假冒、破坏系统的可用性等。在有些网络系统中，涉及到很多机密信息，如果一些重要信息遭到窃取或破坏，其经济、社会影响和政治影响很严重。

4、管理的安全风险分析。管理是档案信息化安全中最重要的部分。责权不明，安全管理制度不健全及缺乏可操作性等都可能引起管理安全的风险。当网络出现攻击行为或网络受到其它一些安全威胁时（如内部人员的违规操作等），无法进行实时的检测、监控、报告与预警。同时，当事故发生后，也无法提供黑客攻击行为的追踪线索及破案依据，即缺乏对网络的可控性与可审查性。这就要求我们必须对站点的访问活动进行多层次的记录，及时发现非法入侵行为。

二、安全的环境为档案信息的快速发展提供土壤

安全的电子信息技术的快速发展。为信息的技术、为计算机的网络技术提供了较多的便捷,极大的方便了档案信息的管理。现代的档案管理,随着电子文件以及档案信息技术的提高,对档案的管理逐步趋向数字化与网络化,然而数字档案的管理仍面临严重问题,例如,面临计算机的蓄意破坏、诈骗以及间谍威胁、遭受黑客的侵害等问题,如何在合理利用电子技术、又不遭受信息的威胁、确保档案信息的安全等问题,成为现代电子信息安全化关注的重点。数字档案信息安全管理所面临的问题数字档案的信息,指的是利用现代的信息技术方法或者手段,对国家以及社会组织中较有价值的、重要的档案归档并整理之后,用计算机对其数据进行系统存储、可通过网络上传、利用,并以数字为代码,进行对文字或者是图像及声音的记录的过程。

三、档案信息安全管理制度的建立

建立健全档案信息安全管理制度，“三分技术，七分管理”尽管不是十分的准确，但任何一个信息系统的安全，在很大程度上依赖于最初设计时制定的网络信息系统安全策略及相关管理策略。因为所有安全技术和手段，都围绕这一策略来选择和使用，如果在安全管理策略上出了问题，相当于没有安全系统。同时，从大角度来看，网络信息系统安全与严格、完善的管理是密不可分的。在网络信息系统安全领域，技术手段和相关安全工具只是辅助手段，离开完善的管理制度与措施，是没法发挥应有的作用并建设良好的网络信息安全空间的。

充分认识档案信息安全保障能力建设的重要性和紧迫性，完善各项规章制度，并认真付诸实施，把安全至上的理念物化到档案管理各个环节中去。实施电子文件和数字档案登记备份制度，异地备份保管；完善档案利用安全保密利度，处理好档案开放和公开与信息安全的关系；建立档案数据管理维护制度等等。

档案信息安全是档案信息化工作中一项重要而且长期的系统工程。要全面提升档案信息化安全水平涉及的内容很多，需要管理部门投入大量人力物力，为此必须建立一个档案信息安全工作的组织体系和常设机构，建立完整的档案信息安全防护体系。根据档案信息化工作实际情况，结合信息系统建设和应用的步伐，统筹规划，分步实施，加强领导，明确分工，设立专人负责档案信息安全的管理工作和技术工作，才能保证档案信息安全工作长期的、有效的开展，才能取得好的成绩。