对当前电力企业建设工程档案管理分析

张玉梅

摘要：随着经济的发展和科技水平的不断提高，我国电力建设也在飞速的发展，电力建设相关的工程档案的收集、整理、管理、利用等方面也也日趋复杂与专业化。电力工程建设中的档案牵涉面广、专业性强，其工作的质量直接影响到工程建设。而在实际工作中又有很多不合理的地方，导致电力工程档案管理的混乱，尤其是在档案收集方面，常常是缺乏完整和准确性。为此，必须加强对电力企业建设工程档案管理进行深入的分析，把其对工程建设的影响降到最小。

关键词：电力企业；工程档案；整理

Abstract: with the development of economy and the improvement of science and technology, our country electric power construction is also in the rapid development, electric power construction related engineering archives of collecting, sorting, management, utilization also become more and more complex and specialization also. Power construction the files are correlated, professional and strong, the work quality directly affect the project construction. In the actual work and have many unreasonable places, caused power engineering of the archives management of the chaos, especially in the file collection, is often a lack of integrity and accuracy. Therefore, we must strengthen the electric power enterprise construction engineering an analysis is made of the archives management, the construction of the influence to least.

Keywords: electric power enterprise; Project files; finishing

中图分类号:G271 文献标识码：A文章编号：

1 工程档案工作简介

电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。电力建设工程档案是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，是一份宝贵的资源。档案工作作为企业管理的重要组成部分，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益及记录企业历史真实面貌的重要基础工作。

2 提高档案人员的素质，保证档案资料收集的完整性

随着企业档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化，对档案工作者的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了新的更高要求，为适应新的形势，档案人员应自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工作的同时，要求早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。同时完善兼职档案人员网络体系，加大档案的宣传力度增强员工档案意识，在员工中树立档案是企业资产的理念，培育深入到各部室、各班组的档案人员网络体系，将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。

3 建立档案管理制度 档案工作做到有章可循

由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广量大，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始，档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》行业标准《归档文件整理规则》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》，同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。

4 抓好项目工程档案工作与工程建设管理的“三同步”

供电企业项目工程的特点是参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂。单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度，同时项目工程档案是随着项目建设环环相扣，段段相连，步步延伸，逐渐形成的，工程一旦竣工，档案完整、准确、系统就已经是客观存在，要保持和维护这种客观性，就要从工程项目初期抓起，狠抓工程档案管理“三同步”（即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行）。要确保项目工程档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，就必须把事后控制改为事前控制，将项目档案的管理从末端移到前沿，将后续工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系，要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接全程控制的记录体系。

5 加强与施工单位沟通，力求档案收集的完整性和准确性

施工单位工程竣工档案是电力建设工程档案中非常重要的一部分，输变电工程建设项目档案涉及方方面面的工作，贯穿工程全过程，所以做好档案的收集工作不只是档案人员的事情和责任，建立一组完整、准确、系统的工程项目档案，是参加工程建设各路大军共同努力的结果。工程的管理者、技术人员和施工单位对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们的手中，他们也是今后利用档案的主体，因此工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性档案员负责检验档案的标准化、规范化。为了能保证施工单位工程档案的顺利移交从工程一立项就进行档案工作交底，即（一）项目建设单位档案管理部门在工程立项后对项目管理部门进行交底；（二）项目建设单位项目管理部门在工程开工后对参建单位进行交底；（三）项目参建单位档案管理部门在工程开工后对工程项目管理部进行交底；同时档案管理人员也应通过开会、到施工单位现场指导等方式与各施工单位加强沟通，就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员明确具体档案要求，学习项目档案管理政策法规，统一思想、统一认识、统一做法，有效地控制档案的形成质量，减少因意见不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。

6 电力建设工程档案信息化

工程档案管理信息化就是融入办公自动化网络系统，这无疑将极大地提高上程档案的利用效益，初步实现档案信息资源的共享。同时，将很多重要的东两输入计算机内，一方面方便管理人员查找；另一方面也方便了后期的查阅，直接就可以在计算机内查找。所以，利用计算机管理，大大提高了工作效率。于是电子文件的大量产生和应用，使档案快速向数字化发展和积累。数字化技术的应用和普及，推动了档案室的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，使历史数据从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以电子文档的前期收集工作就显得相当重要。

目前档案管理的模式主要是工程设计工作电子化进行、档案工作的手工进行的方式，包括档案的收集、接收、整理、保管、利用等，在保管电子档案的同时，按照国家有关规定同时手工整理实体档案归档。当前的电子工程设计档案仅支持以纸张为主要的存储介质，这从根本上阻碍了档案的利用率。做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，档案管理中应用数字化技术和网络技术，实现纸质载体向数字栽体的转化，并能够在网络中传输，完成档案的信息化建设。通过信息化建设实现档案集中存储并借助数据库技术进行集成整合，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为企业提供档案信息网络化服务。建立科学适用的文件归档，保管和利用管理系统，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。

一份真实、完整的工程档案是一个工程全过程的反映，是一项可以利用的宝贵资源，而工程档案的收集工作是一项基础性的工作，必须扎扎实实地从一点一滴做起，以求真务实的工作作风，与档案管理的其它方面一起与时俱进，有效地控制这项工作，从而更好地利用这项资源。