探讨职业学校档案管理信息化建设

赵爱丽

中图分类号：G271

摘 要：随着职业学校的快速发展，学校的管理工作也越来越繁重，其中档案管理是学校管理的重要组成部分，新形势下档案管理需要实现信息化。档案管理信息化不仅有利于提高档案管理的效率，也有利于提高学校的整体管理水平，促进了学校对档案信息的掌握和运用。目前虽然很多职业学校已经开始利用信息技术进行档案管理，但档案管理的信息化水平不能适应学校和社会发展的要求，本文总结了职业学校档案管理信息化存在的问题，并针对这些问题提出了解决措施。

关键字：职业学校档案管理信息化问题建设

由于职业学校生源的扩大，每年都有大量的档案信息需要保存，传统的档案保存方式不但浪费资金，还容易造成档案的丢失和损坏，档案管理信息化是社会发展的趋势，但是在实际运用中，职业学校的档案管理信息化还存在一些问题。

一、职业学校档案管理信息化存在的问题

（一）对档案管理信息化认识不足

目前很多职业学校对档案管理信息化的认识不足，认为档案就是用来保存的，只注重对档案的保管，不注重对档案的利用，出现“重保管、轻利用”的思想，对档案的管理比较被动，安于现状，使档案信息资源无法发挥更大的作用。档案管理部门不重视对档案进行信息化管理，没有对档案的信息化建设进行深入的思考和研究，信息技术的发展速度飞快，如不进行研究就会使档案的信息化管理处于落后状态，制约档案信息化的发展。由于学校对档案信息化管理的不重视，直接导致信息化管理的资金投入不足，档案的信息化管理需要一定的人力、物力和财力，资金的不足制约了档案的信息化管理。

（二）缺乏完善的档案信息管理制度

目前职业学校的档案管理普遍存在着档案信息资源的开发利用程度不够的问题，使得信息资源没有得到全面开发，也没有进行信息反馈，影响了档案的信息化管理。虽然很多职业学校已经对档案进行了信息化管理，把电子文件都统一归档，但是没有建立完善的档案信息管理制度，没有对档案进行系统的处理，使档案管理缺乏统一的规范，造成档案资源的浪费。由于档案信息暂时不能联网，档案的利用方式还是以手工操作为主，使档案信息资源无法共享，使得档案的查找、利用、维护都有很多的困难，并且电子文档有一个缺点，就是不能保证原始记录的完整性与真实性，因此电子文档是否具有法律作用受到争议。

（三）档案管理人员的职业技能有待提高

档案信息化管理对档案管理人员的职业技能也有了新的要求，档案管理人员不但要懂得档案管理的专业知识，还要掌握信息技术。但是在职业学校中，档案管理人员的职业技能往往不达标，主要表现为专业知识结构单一，信息技术水平较差等，档案管理人员大多数都是普通的操作型工作者，而从事系统开发和维护工作的技术型人才比较缺乏。由于学生数量增多，档案管理工作量很大，并且较为琐碎，档案管理工作往往没有细分，一个工作人员要身兼数职，哪里有需要就去哪里。档案管理人员往往不是档案管理专业人才出身，因此就缺乏必要的理论基础，有的档案管理人员从事档案管理工作很多年，在实践操作方面积累了丰富的经验，在工作中往往用经验来指导工作，对新知识、新技术缺乏学习，使自己素质得不到提高。

二、职业学校档案管理信息化建设路径

（一）购置先进的管理设备

进行信息化建设的道路，离不开先进的管理设备的支撑。在当今社会，计算机的普遍应用为社会节约了大量的人力与物力资源。同时计算机等高科技设备的使用，为生产力的进步提供了条件。想要对档案管理机型信息化建设，这当然离不开计算机等高科技设备的应用。所以，相关学校要加大资金投入力度，积极的引进先进的管理设备。通过高科技的设备来简化工作流程，减少工作量，为管理人员节约更多的管理时间。

（二）引进先进的信息化管理经验

光有先进的管理设备是远远不够的，因为再先进的机器，也是由人来操作。并且先进的信息化管理并不是有了高科技设备就能够完成的。机器设备的使用，以及如何使用才能提高工作效率，提高管理水平，这些都需要相关的管理经验。所以说，学校在引进先进管理设备的同时，也要引进先进的管理经验，使管理设备能够得到先进管理经验的支持。这样才能够发挥其最大效益。

（三）提高管理人员的业务水平与素质

职业学校中，许多管理人员都不是管理专业出身。这些管理人员在当初都是由教师转行兼任。经过时代的不断发展，这些管理人员由于自身条件以及职业水平的限制，不能够适应新的管理方法对其技能的要求。这就要求学校加大对相关管理人员的培训工作。通过一系列的培训活动，来促使管理人员来提高自身的专业技能水平与业务水平。从而能够较好的适应时代发展对人才突出的要求。一个较好的管理人员，光有较强的业务素质是不够的。时代发展要求管理人员还应当具有较好的职业道德。因为档案管理较为重要，是一个较为关键的部门。档案管理直接影响到许多环节。而一些档案管理人员由于不具备较好的职业道德，所以在管理过程中会出现一些纰漏与差错，影响了档案管理的公平与公正。所以，学校不仅要提高档案管理人员业务水平，也要提高其职业道德水平。

（四）建立完善的内部控制体系

完善的内部控制体系能够从内部对档案管理的信息化做出影响。许多学校由于内部控制体系不够完善，不能对信息化管理提供有效的帮助，甚至还给信息化管理的建设带来一定的困扰。学校要建立一个完善的内部控制体系，将整个信息化的档案管理都纳入到这个管理体系当中去。通过内部控制，辅以外部控制，疏通档案管理信息化建设道路上的障碍，协调好各方面的关系，为档案管理的信息化建设提供充实的保障。良好的内部控制体系的建立，不仅仅能够帮助学校进行档案管理的信息化建设，还有利于提高学校的管理水平。

总 结：

目前职业学校的档案管理信息化还存在着对档案管理信息化认识不足、缺乏完善的档案信息管理制度、档案管理人员的职业技能有待提高等方面的问题，学校应该转变观念，正确认识到信息化管理存在的问题，这样才能采取措施解决问题，提高档案管理水平。

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