铁路企业档案管理问题探讨及其对策

王蓉

摘要：本文基于工作实践，分析了当前铁路企业档案管理出现的常见问题和所面临的挑战，并着重介绍了建立电子文件标准化管理体系，加大知识管理力度，建立信息安全屏障和逐步提高档案管理队伍能力与素质等四种解决措施及其具体运用，希望给相关人士一些启迪和思考，从而来提高铁路企业档案管理水平，进一步促进铁路行业的快速健康发展。

关键词：铁路企业；档案管理；问题探讨

Abstract: this paper, based on the working practice, this article analyses the current railway enterprise file management of the common problems appear and challenges, and introduces mainly the electronic file establish standardized management system, to increase the strength of management knowledge, set up the information security barrier and gradually improve the file management team ability and the quality of four kinds of solutions and its concrete application, hope to relevant personage some enlightenment and thinking, and to improve the management level of railway enterprise files, and further promote the development of railway industry.

Keywords: railway enterprise; File management; The problem study

中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：

如今快速发展和渗透的信息技术已经使社会中的各个领域发生了翻天覆地的变化。而企业档案管理作为铁路企业参与竞争的重要部分，也卷入了这场变化之中。面对这种变化的环境，铁路企业管理怎样面对它带来的挑战，如何去解决一系列问题，这是摆在相关工作者面前的一个重要课题。本文将主要分析这些内容，希望读者能有所收获。

一、铁路企业档案管理所面临的挑战和问题

1、档案信息共享不足

从目前来看，档案管理存在反映企业经营信息情况的比较少，而反映企业科技档案信息的较多，注意收集重要文件而忽略了对本企业的有关销售、市场、产品等信息的收集。由于铁路企业内部的网络系统还不发达，各企业比较容易出现档案信息共享不足的问题。主要表现为大量信息分散的分布在各个单位，没有通过网络集成一个可以共享的整体。

2、信息安全的防范难度增加

信息的安全问题一直以来困扰着业内人士，主要表现在以下三个方面：一是档案文件的易扩散性。涉及到铁路企业的机密文件容易通过互联网的渠道而泄密，从而造成极大的损失；二是易修改性。档案的最大价值在于它的原生性的信息，但数字化的档案信息容易被人修改，并且还不留痕迹，使得档案恢复变得极为困难；三是易移动性。电子档案信息文件极易被误删和移动，并且庞大的信息量使得这些移动难以被发现。

3、管理人员素质不适应企业的信息化档案管理

铁路企业档案管理的信息化带来了理念的创新，是一种全新的管理手段，解决了传统的比较繁琐的问题，但也给管理人员带来了极大的挑战，需要有较高水平的人才来处理文件。如今的管理人员对信息化的档案管理的不适应主要表现在对新知识的不适应和能力的不足。铁路企业档案管理人员普遍年龄偏大，学习能力有所下降，不具备运用信息技术对档案进行筛选、管理、开发的能力，从而难以为企业提供最好的信息管理服务。

二、应对铁路企业档案管理的挑战的对策

1、建立电子文件标准化管理体系

在信息化的档案条件下，电子文件标准化管理体系的建立显得尤为重要。每一项工作的基础就是标准化，同时标准化也能保障和支撑确保档案管理质量。建立电子文件的标准化管理体系包括多个组成部分，比如说电子文件的登记标准、命名的标准、收集的标准、维护标准等等。由于电子文件相对于纸质文件来说有很多方面不一样，比如说记录格式与形式、记录载体，不仅有着不同的外形，在处理方式与管理内容上也有本质的不同。所以，在建立和规划这一标准体系是要考虑2个比较重要的因素：一是要密切的围绕电子文档的长久保存和有效利用来展开相关工作，即要突破传统的工作模式，确保彻底监控文件从生成到归档管理的全过程，实现文档和档案实体、保管的一体化。二是安全适应性要有面向未来的准备，也就是说要考虑在铁路大发展的背景下，铁路企业技术的发展需要有安全保障的高标准要求。对电子文件档案管理方式的研究需要不断加强，包括相关的技术、方法、政策，从而来适应市场变化的需求。

2、加大知识管理力度

企业档案管理的基本功能中有知识管理这一项，知识包括显性和隐性知识，两者有一定的区别。其中显性知识主要表现为制度、设计图纸文件化等，这些知识可以通过正常的渠道来收集和存储，隐性知识主要表现为铁路企业档案管理人员自身的经验和素质，所以隐性知识对企业来说显得更为重要。推进知识管理工程需要将档案管理工作从收集显性知识向收集隐性知识逐渐延伸。主要步骤有两个，一是不断促进隐性知识的显性化，二是收集存储显性后的知识，这个步骤对于一般人员来说已不是问题，因此主要是促进隐性知识的显性化，它的重点在于通过复制的方式把老一辈员工的经验转化为企业所需要的知识，使整个企业的智慧大于个体智慧的集合。

如果能顺利进行以上的操作固然是好，但在实际过程中会有一些麻烦。由于隐性知识属于个人的资本，要让员工自愿将宝贵的经验奉献给他人来共享是一件不容易的事，因为他们彼此相互之间存在着竞争。所以管理人员一定要相互信任，只有信任才能让员工分享他人经验的同时也获得自身的进步，这就形成了良性循环局面。如果相互不信任，企业的档案管理绝对不会出现好的结果。另外，建立相应的制度对其也有帮助。比如说要求员工定期把问题的处理方式总结成案例，相关部门根据这些案例来汇总，编成规范的教导书以供他人学习。还有，激励机制的建立对企业档案管理的发展也有很大作用。由于隐性知识属于有价值的知识，企业高层对那些贡献出了宝贵经验的人员要有一定的物质奖励，时刻激励员工不断上进。让隐性知识在网络或者论坛上传播共享，促进管理人员相互交流。

3、建立信息安全屏障

安全保障问题是信息化环境下的铁路档案最为紧迫和棘手的问题。不少企业为了确保档案安全建立了多重安全屏障，这值得所有铁路企业学习。笔者在这里主要讲三个措施来保障档案信息的安全，以供读者参考。首先是建立软件的安全屏障。软件在信息管理过程中发挥着重要的作用，这些软件包括必备的杀毒软件和防火墙，还必须包括下面的一些功能：日志功能。对一些关键信息的处理要及时的进行记录，全面的展示档案变化的每一个步骤，形成安全报告；强制的归档功能。对关键人员、重要岗位的信息要定时、强制、自动保存；自动加密功能。每一个文件必须设置必备的密码，防止被他人利用；防止复制功能。很多管理人员都能接触到这些机密文件，所以为了防止信息泄露必须要确保只有注册的设备、授权的人才能对其进行有关信息的复制，从而保证信息的原生性。二是建立硬件安全屏障。有效的防盗、防火、防尘、放水等这些常规安全措施是必须的硬件方面，还要考虑下面的几个方面，确保硬件设施的状态不能影响文件档案的状态、确保密匙的绝对安全、禁止重要信息通过非法的方式进行传播。三是建立流程安全屏障。信息安全一体化在设计、合同等关键管理系统的流程设计中有着举足轻重的作用，对于需要长期保存的重要资料要必备纸质档案，防止信息遗失后找不到原件。

4、逐步提高档案管理队伍能力与素质

如今形势和环境瞬息万变，铁路档案管理队伍要逐渐提高自身素质来适应这些变化。当然，不仅只是简单的素质提升，要注意建设队伍的再造。所以在考虑档案管理队伍的规划和建设时要站在知识管理的高度的角度。首先可以按照一定的层次的架构重新组建一支分工明确、相互协调、结构合理的管理班子。档案的业务人员主要的任务是档案收集和存储，技术人员主要负责将收集到的知识按照不同的专业进行浓缩，便于相关知识的传播和共享。专家需要站在更高层次上对队伍进行一些基本指导，提供管理人员一些必要的帮助。其次，每个档案管理人员的知识结构不一样，根据他们的层次开展必要的培训和教育也是一种方法，可以不断提高相关工作人员的业务素质。

三、总结

在越来越激烈的市场竞争和信息飞速发展时代面前，铁路企业档案管理只有站在更高层次的角度来考虑问题才能够不断进步，不被时代所抛弃。要为提高企业竞争力提供有力的支撑，进行管理方式的不断创新，这样铁路企业在档案管理方面会取得主动，立于不败之地。

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