馆藏资料内涵的界定

尹阿卓

摘要：目前，许多综合档案馆的资料工作都处在一种尴尬的境地。一方面，随着信息技术的飞速发展，档案、图书、情报之间可以互通有无，不再界限分明，各级档案馆在利用有限的经费收集和购买资料时处于盲目、被动的“跟风”状态；另一方面，数量日益增多的资料利用率低下。出现这样的情况原因有多种，诸如对档案馆馆藏资料的认识不清，标准、规则缺失，资料内容、结构不全面等问题，而馆藏资料内涵如何界定则是其中最关键的原因之一。

关键词：档案馆；馆藏；资料

中图分类号：G272文献标志码：A文章编号：1673-291X（2012）23-0301-01

馆藏资料内涵的界定关系着馆藏资料工作的开展，决定着档案馆接收、征集或购买什么样的资料，而不接收、征集或购买什么样的资料，及档案馆有限的经费能否得到恰当的运用。

一、对馆藏资料的界定

目前，对馆藏资料主要有以下几种说法：

1．从档案学角度说，资料是指不作为档案保存的一切公开或内部的出版物和文件。

2．馆藏资料是指与馆藏档案有关的，反映本馆属地时空范围浓郁特色的，配合档案提供给社会各部门及个人工作、学习和科学研究参考用的材料。

3．馆藏资料是一个特定的概念，它是指档案馆收藏的单位或个人在其职能活动中形成的，配合档案提供给社会各方面工作、研究、学习时参考时使用的一切公开或内部出版物以及文件、档案的复制件等。

第一种说法是宏观上相对于整个档案馆体系来说的，含义太广，实际工作中对于每一个具体档案馆的资料工作没有现实的指导意义。第二种说法，笔者认为较好地阐述了馆藏资料与资料的不同之处，为档案馆的资料工作提供了一个清晰的认识，不足之处在于。第二种说法的作者在界定馆藏资料后，其中在购书范围上指出“档案馆馆藏图书主要应有三类：马列著作、文史著作、档案学著作等为第一类；百科全书、辞海、辞源、字典、地图等工具书为第二类；以本地区的人和事为素材和背景的各种著作、与本馆档案资料有直接关系的其他书籍为第三类。”其中，档案学著作、辞海、辞源、字典等，所给的馆藏资料概念是不能涵盖其内的，再者，像辞海、辞源这类工具书，档案馆是否有购买的必要还有待商榷。另外，“文史著作”，范围太广，在实际工作中也很难界定范围。第三种说法界定的馆藏资料范围很狭窄，是“档案馆收藏的单位或个人在其职能活动中形成的”，然而在接下来所列举的八种资料种类远远超出其范围。

二、馆藏资料内涵的界定

资料，为工作、生产、学习和科研研究等参考需要而收集或编写的一切公开或内部资料。通常指书刊、期刊、小册子、简讯、汇编、图表、图纸等。馆藏资料，从整体上说，凡是不作为档案保存的资料。然而，相对于每一个档案馆来说，在信息爆炸和倡导信息资源共享的时代，收集不作为档案保存的一切公开或内部的出版物和文件，既不现实也没必要。众所周知，我国的每一级档案馆都有相对稳定的接收范围，馆藏资料工作也不例外，它的接收、征集或购买范围应当与档案馆的级别、档案工作范围是相一致的。接收范围的相对稳定，有利于保存资料的系统性，也可有效地避免档案馆之间馆藏资料的重复。《档案馆工作通则》第九条也规定，“档案馆要注意接收和收集与本馆馆藏档案有关的各种资料”，“本馆馆藏档案有关”的馆藏资料不应该是馆藏档案的重复，它是对馆藏部分缺失档案的补充，是对馆藏档案中宏观内容的细节补充，也是对馆藏档案具体内容的整合和升华。

因此，笔者认为，针对于一个具体的档案馆来说，馆藏资料不仅与本馆馆藏档案有关，与档案学、档案馆工作有关，更与其档案接收的地域界别有关。一个档案馆的馆藏资料是指与本馆馆藏档案、档案馆工作有关，反映本地域级别特色的各种材料。档案馆资料收集范围主要包括以下三类：1．与档案馆馆藏全宗有关的各种资料；2．研究档案学和档案馆工作活动范围的有关资料；3．反映本地区风土人情的各种资料。

同时，还应该意识到，一个档案馆的馆藏资料接收或征集范围会随着电子时代的来临趋于逐渐缩小的状况。被缩小掉的那部分资料并不是档案馆或利用者已不需要，而是由于电子政务的实施，数字化档案馆、图书馆的建设，档案、文件的数字化，人们可以直接在网络终端利用，档案馆不需要再接收进馆。所以，在馆藏资料的接收或征集上，其接收范围也不是一成不变的。

如此界定馆藏资料的内涵，有利于档案馆馆藏资料的接收、征集或购买，档案馆的资料工作才能与时俱进，更好地为本地域经济社会发展服务。

[责任编辑张宇霞]