电子文件对档案管理工作的影响及对策

张 彤

（黑龙江省烟草专卖局 哈尔滨 150001）

一、电子文件定义及其主要特点

所谓电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。与纸质文件比较，电子文件主要有以下几个特点：

1.电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。

2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。

3.电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。

4.电子文件文件结构不同于纸质文件，其物理结构和逻辑结构是不一致的。

5.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案管理不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案管理工作的影响

1.电子文件易于修改，而且改动后可以不留痕迹。虽然已有一些技术可以防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大的多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

2.电子计算机软件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断改变自身结构和格式来适应新技术。在改变的过程中信息容易失真，而且由于没有“原本”或原本无法读出，其失真程度难以核对。一是人为破坏导致电子文件内容失真；二是由于电子文件的载体和读写技术的不稳定性造成信息失真。……