文档一体化管理再探

李洪波

（黑龙江省冰上基地 黑龙江 哈尔滨 150000）

随着我国政府向电子政务的迈进，电子公文在国家行政管理中发挥日益重要的作用。记录方式的改变已经扩展到全部管理活动和利用方式之中。“文档管理事业正在处于一个完全被重新塑造和重新接受的时代”。

行政机关文档规范化管理的重点就是电子文档的管理。电子文档的形成过程、物理形式、存储特性都与纸质文档有着本质的区别，所以应适时的建立起新型的文档管理规范。

一、文档一体化管理的科学含义

结合中外对文件、档案一体化管理的现有认识，笔者认为，文件、档案一体化管理的科学含义应当是——以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。具体而言，这一含义包括以下四个方面的内容：1.文件、档案一体化管理的总体目标是实现从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理；2.文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化；3.文件、档案一体化管理的科学指导是系统思维；4.文件、档案一体化管理的技术保障是以计算机技术和网络技术为代表的信息技术。

综上所述，科学的文件、档案一体化管理观念对于我国当前文档管理工作具有多方面的意义，它有利于树立合理的文档管理理念、建立统一的文档管理体制、设置有效的文档管理机构、制定规范的文档管理制度、培养高素质的文档管理人员、采用先进的技术手段等等。……