新闻单位新闻照片档案管理之浅见

□ 胡小燕

（慈溪日报社，浙江 慈溪315300）

新闻的本源是事实，今天的新闻是明天的历史。新闻照片档案以其特殊的载体形式，直观形象地反映出政治、经济、文化和社会环境发展的历史，重大事件发生以及重要人物重大活动等，它是不可再生的档案财富。因此，如何加强县（市）级报社新闻照片档案收集、整理与利用，使其更好地发挥作用，是值得我们去深究的问题。

落实工作责任 建立收集体系

做好新闻照片档案工作，收集是基础。首先要统一认识、落实责任，把这项工作与报社新闻报道工作一起部署，一起落实，适时召开专题会议，加强对本单位新闻从业人员的档案法律、法规宣传。提高新闻照片档案收集的思想认识，使他们充分认识到新闻照片档案是新闻单位重要的档案来源，是国家和社会的宝贵财富，对以后的新闻报道、工作查考、历史凭证等方面有着不可估量的价值。其次，健全网络、建立制度。建立一个总编辑领导，总编办负责，各职能部门负责人和专（兼）职档案员为成员的档案三级管理网络，并建立收集制度，对报社各部门、各摄影记者拍摄的新闻照片进行收集、汇总。再次，是对照片档案上交情况与新闻记者的目标责任制考核挂钩。考核部门对摄影记者进行月度考核时，对摄影记者上交的月度考核表（一月见报图片统计表），先由新闻照片档案管理员对摄影记者见报的新闻照片数量与上交到综合档案室的照片数量、归档情况进行对照审核，把新闻照片档案的收集归档情况与摄影记者的目标责任制、经济考核结合起来，把新闻照片档案的收集归档工作落到实处。

明确归档范围 做好收集整理

一是我们报社参照国家档案局《照片档案管理规范》的要求，结合中共中央宣传部、国家档案局《新闻单位宣传报道暂行办法》，制定出单位新闻照片档案的归档范围。凡是本单位记者拍摄的市级以上主要领导及先进模范人物重要活动的照片；重要外宾、国内知名学者专家、港澳台同胞中的知名人士在本市重要活动的照片；反映本市重大活动、重大事件的照片；名胜古迹、自然风光以及民间风俗的照片等都应在归档范围。

二是新闻照片档案员在新闻照片档案收集过程中变被动为主动。利用网络，主动介入单位摄影人员和通讯员新闻照片上传平台，从中捕捉照片信息；从报道计划中提前了解将产生的新闻照片；从报道内容中确定照片档案收集目标和要求。

传统的做法，档案员只把在报纸上发表的图片按归档范围收集存档，这样就会导致部分未见报但又有保存价值的照片白白流失。如果上传的新闻照片对照新闻报道纪律不宜公开报道，新闻照片档案员则可在上传平台里发现后将该组照片作为历史记录照片存档。

新闻图片档案员从新闻报道计划中了解新闻动态，确保档案内容完整。例如，新闻照片档案员从报道计划中获悉本市将对三北大街拓宽改造工程进行宣传的消息后，就会从新闻档案员的角度与摄影记者沟通，建议摄影记者，对改造前的三北大街进行记录性拍摄保存，再将工程竣工后的报道照片结合起来归档，使新闻照片档案反映的历史内容系统化。

从报道内容中确定归档数量。一件重大活动的报道，编辑基本操作方法，一篇报道配一张照片。例如2011年10月29日《慈溪日报》第一版题为《首届中国（慈溪）上林湖越窑青瓷文化节盛大开幕》的报道中，编辑只配发一张《越·瓷风》专场演出的照片，新闻照片档案员根据文字报道内容收集了著名学者余秋雨为开幕式揭幕，文化部、浙江省文化厅等上级各部门领导在这次活动中的珍贵照片共计7张。

三是县（市）级报社档案员对新闻照片档案归档、整理方法严格按国家档案局《照片档案管理规范》执行。相纸照片进行扫描，形成一定格式的图像文件，数码照片在归档时应统一转换为JPEG格式。将数码照片按档案局统一制定的照片档案规格尺寸印出相纸照片，冲印出的相纸照片插入档案相册中，单张新闻照片文字说明要注明拍摄时间、地点、人物、事由、拍摄者，其中主要人物要注明所处的位置。成组的照片要增加总说明和该组照片所包含张数等内容，见报的照片同时要注明刊载刊物名称、时间、版次①。案卷目录归档方法：全宗号-目录号-案卷号（册号）-年代，卷内目录归档方法：本卷内纸质照片流水号/全宗号-数码照片大流水号。再把每张数码照片进行编码，方法：全宗号-数码照片大流水号，以卷（册）为单位制成文件夹，一份存电脑硬盘，一份刻录到不可擦写的光盘上，光盘上用记号笔注明全宗号-目录号-案卷号-该盘内数码照片的大流水起止号及数码照片形成年代，使电脑硬盘、刻录盘中数码照片和冲印出的相纸照片一一对应。为了便检索，将新闻照片档案卷内目录和案卷目录全部按规范录入市档案局开发的规范化档案电子管理系统。现代化的管理大大简化了工作程序，提高了工作效率，保护了照片档案的安全和完整②。

积极做好新闻照片档案的开发利用

新闻照片档案的保存价值在于利用，只有积极开发新闻照片档案的利用，才能充分体现照片档案的珍贵和档案本身所具有的历史价值。县（市）级报社档案室的新闻照片在社会发展的进程中，要不断宣传介绍本单位新闻照片档案信息，将丰富的新闻照片档案在藏品和展品的角色中不断转换，实现资源共享。例如，慈溪市邮政局出版的《改革开放30年，撤县设市20年》纪念邮册和慈溪市档案局成功举办的《庆祝建国60周年》大型图片展中近三分之二图片由本报档案室提供，我们还为慈溪市城市展览馆提供大量照片，成为《城市展览馆》的主要照片来源，报社档案员还被吸收为城市展览馆筹建组人员。一个单位的新闻照片档案管理是否规范，检索是否科学往往也在利用中得到体现。为了纪念报社复刊20周年，我们报社新闻照片档案员作为编委会成员之一，利用近二个月的时间就编辑出版了一本《影记二十年》画册，画册内容由报社综合档案室提供，画册充分展示了魅力慈溪、活力慈溪和文明慈溪。总而言之，县（市）级报社要努力做好新闻照片档案的收集、整理与利用工作，为人民群众需要和社会进步服务，只有这样才能实现新闻照片档案的自身价值。

注释：

①尹买娣.数码照片的档案管理[J].档案管理，2003（1）：37.

②许力红.谈照片档案信息化[J].中国档案，2012（3）:59-60.