农村集体经济组织原始凭证管理问题探析

谢云天，张秀芳，李文海，任立英

（1.河北北方学院 财务处，河北 张家口075000；2.张家口市宣化区农村信用合作联社，河北 宣化075000；3.张家口张垣会计师事务所，河北 张家口075000）

农村集体经济财务管理工作历来是广大农民群众关注的重点，关系到农民权益的维护和农村社会的稳定，一直受到各级政府的高度重视，成为农村的基础工作之一。原始凭证管理又是财务管理工作的重要内容。原始凭证分为外来原始凭证和自制原始凭证两种，它是村集体经济组织收、支款项的唯一依据，也是财务管理和会计核算的重要证据。因此，加强原始凭证的管理具有十分重要的意义。

一、原始凭证管理存在的问题

在农村集体经济财务管理实践中存在着许多问题，而原始凭证管理方面的问题较为明显。2011年12月，张家口某区财政局委托会计师事务所的人员对辖区内2个乡20个村近3年的会计报表进行了审计，在审计过程中，发现村集体经济组织在原始凭证管理方面存在以下问题：

（一）购买物品未取得合法发票。有的是以不合法的收据代替，如招待用餐费、从小门市摊点购买物品等；有的在超市购买物品用小票代替发票；有的支付维修款以白条结账等。

（二）应承担的社会义务支付的款项未取得合法收据。如支付治安巡逻费、支付警务区建设费以不合法的普通收据代替；对外捐款以发放表或白条代替等。

（三）取得的发票合法，但其应具备的要素填写不完整或者是内容不符。如：有的发票无具体名称，只写文具、材料、电器、食品等，也未附明细表；有的发票无规格、型号、数量、单价等；有的发票无购买方的名称（台头）或日期，无法确认是否是村集体经济组织的业务事项；有的是旅游公司出具的服务业发票，其内容为培训费或团费，旅游公司应没有培训业务，“团费”也很难理解具体是什么费用。

（四）建筑工程项目未索取专用发票。建设或维修工程项目支付的款项，大多数以白条为付款凭证，而未取得建筑业工程专用发票。

（五）自制的原始凭证内容不完整、不规范。自制原始凭证有：工资表、劳务费发放表、借款单、领款单、报销单等。目前存在的问题：一是格式不统一。有的用横格纸、有的画表、有的打白条，而打白条的纸张大小不一，有的用稿纸、有的用废表背面等，具有随意性，缺乏严肃性。二是填写内容不规范。如：有的工资表上未注明是何年何月的工资；有的将借款单和领款单混用，从其内容上分析是借款行为，而白条上的内容是“今领到村委会人民币XXX元”。“借”和“领”两个字具有不同的含义，“借”是指暂时使用别人的资金，将来需要归还，而“领”是指应该得到不需要归还的资金。如果用领款单对需要归还的借款提起法律诉讼，肯定败诉；有的在劳务费发放表上只是注明“维修费”、“卫生费”、“劳务费”、“车工费”、“修路”、“种树”等，未说明具体内容，也未附具体管理人员工时记录、完成数量、验收等明细资料。“维修费”是修理什么项目，计算的依据是什么？“卫生费”如果是打扫卫生支付的工费，是打扫哪里的卫生，是按工时还是定量计费？“劳务费”则太笼统，看不出是干什么的劳务费。“车工费”从字面上分析可能是运输费，但又没有注明运输的物品、起止地点、里程等内容。“修路”可以理解为原来的道路出现破损而进行维修或者是新修的一条路，前者是属于修理费支出，后者应计入固定资产，而且也未注明道路的地址、长宽数量、质量、所付的工费是按工时计价还是按工作量计价。“种树”未注明树苗的来源、具体地址和数量，所种的树应该属于村集体的资产，而农业资产账上并未反映。

（六）审批签字手续不规范。从原始凭证上看基本上有经办人、村民主理财小组、法定代表人等的签字，似乎签字齐全，但其缺陷表现在：一是经办人只签了姓名，而未注明用途，购买的实物也无验收人或保管人员签字，无法确认该实物的去向；二是村民主理财小组虽然进行了签字盖章，但未注明审核意见，未说明是否符合村规民约的允许开支；三是法定代表人也只签姓名，有的日期也不写，其表示的意思可能是“已知道”，关键是未注明该项经济业务是否属实、是否应当报销；四是招待费的原始凭证，未注明招待的原因、客人和陪客的人数等内容，致使无法认定是村集体经济组织的行为还是个人行为；五是报销个人电话费，未注明规定的报销标准等等。

（七）未签订规范的合同或协议。业务管理人员法律意识薄弱，表现在承包、租赁、对外投资、工程项目等方面未按《合同法》的规定签订合同或协议，或者是已签订了合同或协议，但其应具备的内容不完整或不明晰。合同是法律上有效的证据，因此，村集体经济组织应保存其正本，需要作为原始凭证的，会计人员应以复印件附在记账凭证之后。例如：有的村没有汽车，而大量开支加油费，究其原因汽车是个人的，使用汽车以加油费顶替车费。这种行为既不合法也不合理，理由：一是村集体应当与汽车所有人签订租赁合同，明确是按月（年）租用，还是需要时临时租用、燃料费修理费等如何负担以及租赁期间和双方的责任等；二是合同生效后，不能随便使用，应当制定具体管理办法，汽车所有人应建立“行车记录”，详细记载日期、乘车人姓名、出发及到达地点、行驶里程等，作为报账的依据之一。如果没有建立并有效地执行相关的租车使用制度，只有加油费而无行车记录，报销的加油费与实际乘车路程会产生不配比。

（八）发生退还款项，未将原“收款凭据”收回或未让收款人出具收款证明并签名盖章。在实际工作中，如已收的宅基地、“一事一议”款项等，有的村集体经济组织在办理退款时，以开出红字收据作为付款的原始凭证；有的仅以收款人出具的收条作为付款的原始凭证，而未将原收款收据收回；有的收款人将原收据遗失，未在其出具的收款证明上注明原收据的日期、号码等，也未将原收据的存根联复印件附上；有的收款人为单位，但出具的收据为不合法收据等。

上述情况造成的后果是：未取得合法发票，间接上支持了供货方的偷税漏税行为；未取得合法的收据，可能会使收款方不入账而出现小金库；自制原始凭证未注明应具备的要素，致使会计人员计账时会发生错列科目，造成会计记录与实际业务不符；严重的会产生侵占集体资产的舞弊行为，漏洞很大。

二、原始凭证不规范产生的原因

原始凭证不规范的种类比较多，但分析其产生的原因，主要有以下两种：

（一）未认真学习、理解、执行相关法律法规。由于村集体经济组织法定代表人、村民主理财小组成员、村报账员对原始凭证的重要性认识不足，所以对国家相关法律法规学习不够，更没有对原始凭证的相关规定进行必要的宣传解释，致使这些人员及具体经办人员从思想上不知道如何去规范原始凭证，更谈不上在行动中落实。

（二）内部控制制度不完善或形同虚设。当前村集体经济组织从事的业务和面临的情况日益复杂，据了解，村集体经济组织或者村民委员会的内部控制制度不能说完全没有，只是有的还是内部牵制制度的简单方法；有的是习惯性做法；有的是上级指定的方法等。内部控制制度没有形成书面材料、或者没有通过民主程序、内部控制制度不完整；或虽有书面文件，但是没有执行，形同虚设。与原始凭证相关的内部控制制度没有建立，或没有有效地执行，致使在原始凭证的取得、审核、入账等环节出现问题。

三、加强原始凭证管理的几点建议

针对上述原始凭证管理方面存在的问题及成因，提出以下改进建议：

（一）认真学习、理解、宣传、贯彻执行法律法规。《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国村民委员会组织法》《会计基础工作规范》（财会字［1996］19号）《中华人民共和国发票管理办法》都是规范原始凭证的相关法律法规，对这些法律法规，除了村集体经济组织法定代表人、村报账员及村民主理财小组成员要认真学习、熟知、并具体掌握执行外，还应当做好宣传普及工作，让具体经办人员和实物保管人员都理解关于原始凭证的具体规定，从源头抓起，努力杜绝不合规原始凭证的发生。

（二）建立、完善、有效执行相关的内部控制制度。内部控制的目标是合理保证村集体经济组织或者村民委员会经营管理合法合规，资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果。各村集体经济组织应因地制宜，从易到难，从健全内部牵制制度入手，综合借鉴和运用内部控制理论和方法，加强内部控制制度建设。建立规范的业务流程，严格实施不相容职责相分离，实施有效的授权审批制度，各部门各司其职，各负其责，分工明确，把住关口，互相监督。

（三）建立并加强村集体的财务监督机制。财务监督可分为内部监督和外部监督两种形式。将这两种形式相结合，建立完整的监督体制，是村集体财务管理的客观要求。内部监督主要是指民主理财制度和财务公开制度，外部监督主要是指财务审计和离任审计。村民主理财小组要切实履行职责，把检查监督和纠正不合理的财务活动作为民主理财的重点，充分发挥好监督作用。财务公开要达到公开的内容、程序、时间、形式、管理规范；公开的结果群众满意。乡农经管理机构对所辖村的财务每年应至少审计1次；县级以上人民政府农业行政主管部门每年进行抽查审计；专项审计根据实际工作需要安排。在村集体经济组织或者村民委员会的主要负责人和财会人员离任时，民主理财小组协助乡农经管理机构对离任人员经办的财务工作进行审计。财会人员离任时，应当在民主理财小组的监督下办清交接手续。要建立健全并严格实行对村级财务的专项审计，干部离任审计和年终审计制度。

（四）创建良好的职业道德文化。职业道德涉及人的思想和行为，与企业文化密切相关。因此，提升村集体经济组织的整体职业道德文化非常重要。村报账员、村民主理财小组应当遵守职业道德，敬业爱岗，熟悉法规，依法办事，客观公正，保守秘密，搞好服务。相关人员应当熟悉本单位的生产经营、业务管理和所处环境等情况，运用掌握的会计信息和会计方法，为改善本村内部管理、提高经济效益服务。

（五）自制原始凭证应当统一格式

对未作统一规定的自制原始凭证，应当由镇政府有关部门统一制定格式，起码在本村范围内制定同类型经济业务的统一格式，做到按实际经济业务合理使用内容规范的自制原始凭证，避免同类型经济业务使用不同的原始凭证。

综上所述，加强原始凭证的管理，杜绝管理过程中存在的问题，需要村集体经济的管理人员和相关人员共同提高认识，加强学习，完善内部控制和监督机制。随着农村集体经济财务管理规范化建设的推进，定会出现一个立足实际、积极探索、不断创新、扎实工作的良好局面。

［1］财政部会计师编写组.村集体经济组织会计制度讲解［M］.北京：人民出版社，2005.

［2］李平，赵连静.“村账代管”模式下的村集体资金控制体系［J］.会计之友，2012，（5）下：29－30.

［3］李强.新形势下农村财务会计工作的问题与对策［J］.会计之友，2012，（5）下：17－18.