综合档案馆馆藏建设实践与思考——以徐州市档案馆为例

叶荣强（徐州市档案馆，江苏徐州，221018）

综合档案馆馆藏建设实践与思考
——以徐州市档案馆为例

叶荣强（徐州市档案馆，江苏徐州，221018）

馆藏建设是综合档案馆进行档案资源建设的核心任务，依法接收、积极征集是馆藏建设的传统途径。随着经济社会的快速发展，随着档案馆功能的不断嬗变，传统做法已显不足，迫切要求综合档案馆切实转变观念，拓展接收、提升征集、探索整合、主动采集等多措并举，在馆藏建设上更加积极作为。笔者拟以徐州市档案馆为例，作一分析、研究，以期档案资源建设工作一以贯之地得到关注、重视。

一、档案馆藏建设主要工作

（一）依法接收档案

1.加强制度建设。根据档案法律、法规，结合实际，制定印发《徐州市档案馆档案接收规范》，适时修订《徐州市档案馆档案接收名册》，为档案资源建设奠定基础。

2.加强档案资源的前端控制。认真贯彻落实国家档案局8号令，积极指导督促有关单位完成文件材料归档范围和档案保管期限表修改编制工作并对其认真审查，督促认真执行。对进馆单位在档案移交前主动联系、共同协商、严把质量关，坚决杜绝“带病档案”进馆。避免大规模返工，提高效率，确保进馆质量。

3.坚持定期接收制度。近年来重点开展了五次规模比较大的接收工作，仅2011－2012年通过接收工作净增馆藏档案10万多卷，占馆藏档案总量的一多半。此外还及时接收了清房、非典等重大事件和临时性机构形成的档案。

（二）积极征集档案资料

1.完善档案征集制度。成立徐州市档案馆档案资料征集鉴定委员会，负责对征集进馆的档案资料进行甄别、界定和价值评估，对征集工作进行规划指导。及时修订征集办法，完善征集网络，保证征集工作切实有效开展。

2.加强地方名人档案征集。制发《关于征集领导同志留存的有价值档案资料的通知》，开展全市领导同志留存有价值档案资料征集工作。为庆祝建党90周年，开展党史档案资料专项征集活动，约征集有价值党史资料20件（册）。征集谈小五、吴光道、冯克玉、张振汉、蒋自明、张协和等徐州籍名人档案资料100余件进馆。

3.加强地方历史和重大活动照片征集。抓住新城区搬迁机遇，接收市委宣传部保管的照片（底片）档案6万余张。征集2012年第十五届人大会、第十四届政协会会议现场照片344张，以及由徐州市黑镜头影像工作室创意并拍摄的“2011天天拍”——在古彭广场拍下的见证2011年徐州发展变化的2万张照片，丰富了照片专题档案资源库。

4.与新闻媒体合办专栏，引导捐赠。在《彭城晚报》专栏上刊登《中外名人演讲录》、《苗荫南像集》、《孔宪质日记》和故黄河等专题档案，受到各界的好评，收到征集线索30余条。百岁老人张绍堂将珍藏的1923年版《徐州游览指南》无偿捐赠给市档案馆。

二、档案馆藏建设主要成效

（一）馆藏总量迅速增长。徐州市档案馆现有馆藏档案资料269373卷（册）、件，目前的馆藏总量比2010年增长58.8%。

（二）馆藏结构更趋合理。馆藏档案是馆藏的主体，占92%。馆藏档案门类多达36种，科技和专门档案已占到馆藏档案数量的36%。

（三）馆藏特色初步形成。记载地方历史文化的档案资料丰富，记载地方政治特色的档案数量齐全，记载地方经济特色的档案数量较多，记载地方文化特色的档案成为镇馆之宝。

三、档案馆藏建设主要经验

（一）实现档案资源超前控制。将档案接收纳入业务指导职责，建立业务指导部门负责确定进馆范围、时间和质量，档案管理部门负责清点进馆档案实体数量，档案保护部门负责验收进馆档案机读目录数据库和实体消毒的这一档案进馆有机合作新机制，有效实现了进馆档案的超前控制。

（二）实现档案征集与档案编研良性互动。坚持“以编带征、以征促编，征编互动、共同提升”工作思路，以编研项目推动征集项目专题化，加强档案资料征集工作成效性；以编研活动促进征集活动日常化，加强档案资料征集工作针对性；以编研成果显现征集成果系统化，提升档案资料征集工作影响力，不断推动档案资料征集工作突破性发展。

（三）实现档案征集多项常态化工作机制。长期坚持与新闻、文化、史志工作者和文史资料收藏爱好者保持密切联系，初步形成重大活动新闻照片协商复制、新出版文史书籍主动进馆和社会散存稀少性地方文史资料定向征购等多种档案资料征集工作机制，较好地补充了馆藏地方特色。

四、档案馆藏建设主要问题

（一）馆藏总量相对偏少，部分历史阶段档案缺乏。档案馆没有接收国有企业和各类有关民生的档案，“文革”档案散失严重，部分单位1966年至1969年期间几乎没有档案。

（二）“有档无处存，有库无档存”现象引起社会关注。原有的档案馆进馆范围较小，大量有价值的档案没有专业库房保存。二级机构档案不能进馆，专业档案没有被列入进馆范围。电子档案、数码照片和音频、视频光盘等新型载体档案没有被列入接收要求，长期处于没有专门库房保管状态。大量破产企业（包括国有、集体和民营企业）档案管理面临无场地、无人员、无资金局面，这一现象已经引起社会关注，政协委员已有多次提案。与此同时新建的档案馆库房设计库容较大，一定时间内存在库容浪费现象。

（三）“有档无人征，有人无档征”现象普遍。档案馆馆藏中来自征集社会散存档案的比例仍然极小。重大活动、重大项目、重大事件形成的有纪念意义的实物档案长期处于散存状态，没有被及时征集。一些重要历史档案被社会争相收藏。档案馆虽有机构、有人员，但限于财力、认识不一和专业技能的不足，征集成果往往不佳。

（四）地区性档案资源仍较分散。档案资源整合，是许多档案馆馆藏建设行之有效的新途径。徐州市档案馆仅接收了公安、检察、国土、法院、房产档案馆、城建档案馆等单位的专业档案数据，初步掌握了全市各级各类档案机构保管民生档案状况，难以满足社会需求。

五、档案馆藏建设对策思考

（一）确立“大档案”观念，实现档案资源建设的新自觉。

综合档案馆应结合深入贯彻落实科学发展观，认真组织学习、领会《全国档案事业发展“十二五”规划》明确的档案工作指导思想、主要目标和主要任务要求，在档案资源建设指导思想上与时俱进，做到“凡是涉及人民群众的档案，凡是人民群众需要利用的档案，凡是对经济社会发展有用的档案，都要纳入档案资源建设体系，保证经济社会发展全过程和各领域形成的档案应建尽建，全面覆盖”。要真正确立“大档案”观念，明确“国家档案资源体系应该既包括各级国家档案馆已经和准备接收的档案，也包括各级国家档案馆尚未和不准备接收的档案；既包括党政机关、团体、国有企事业单位的档案，也包括民营企业、各种经济与社会组织以及家庭的档案；既包括‘红头文件’之类的档案，也包括大量的各类专门业务档案；既包括反映党和国家重点工作及各单位基本职能的档案，也包括反映个人各方面权益的档案；既包括纸质档案，也包括录音、录像、电子等磁介质档案，从而全面收集、全面管理”。切实认识“在改革开放、信息化、社会转型的大背景下，我国档案资源建设呈现出鲜明的开放性拓展态势”，在思想和行动上提高自觉，突破传统思维定式，充分运用法律、行政、经济、文化等优势，灵活运用多种手段，多措并举，积极拓展途径，促进档案资源建设新发展。

（二）深入贯彻落实国家档案局8、9号令，实现档案接收工作的新拓展。

1.加强文件归档工作的指导和监督。继续深入贯彻国家档案局8号令，积极做好国家档案局《国家基本专业档案目录》的贯彻。《国家基本专业档案目录》将涉及国计民生所必须的、最重要、最基本的档案种类列入了目录体系。各级机关、团体、企事业单位，都要及时制定和修改本单位的文书档案及各种专业档案特别是新形成的专业档案的归档范围和保管期限表。档案行政管理部门一方面要及时帮助新成立的各种社会组织、经济组织制定文件归档范围和保管期限表，建立档案；一方面要加强对已建立档案单位立卷归档工作的监督检查，督促他们按照修改后的归档范围把应归档的文件全部归档。

2.认真落实国家档案局9号令，扩大综合档案馆接收工作。《各级各类国家档案馆收集档案范围的规定》的颁布，标志着我国各级国家档案馆档案资源建设步入了新的发展阶段。它不仅根据社会发展新情况重新明确了各级各类档案馆的收集档案范围，而且对具体档案馆的收集范围细则的制定程序提出了明确要求。综合档案馆一定要认真学习、精心谋划、广泛调研，科学编制好更具科学性、合理性，更符合实际的实施细则。在接收范围上，不仅要补充纳入法院、检察院、国有企事业、典型性二级单位和改制企事业单位，更要重视把本行政区内重大活动、重大事件档案，涉及民生的档案列入综合档案馆的收集范围；在接收种类上，不仅要明确接收文书档案，更要明确接收各单位业务档案，也要接收那些关系国计民生的公众记录；在接收内容上，不仅要接收党务、政务档案，更要重视接收经济类、科技类、文化类甚至民俗类档案；在接收形态上，不仅要接收实体性档案，更要重视同步接收相对应的电子档案；在接收载体上，不仅要接收纸质档案，更要重视音频、视频、数据库等多媒体档案；在接收时间上，要根据单位性质、规模、保管条件情况，在坚持有利于国家档案资源建设、有利于人民群众利用原则前提下灵活确定。

3.在档案接收工作上寻求新突破。一是探索提前接收。《档案法》规定，在各立档单位保存年满10年的档案方可移交市县档案馆保存，这就造成了进馆时间的滞后，与社会各方面对档案的及时查阅利用形成矛盾，特别是分散保存在各单位的民生档案。要解决这个矛盾，必须打破以前的条条框框。要改变过去传统的接收做法，主动深入到各立档单位调研、了解情况，提出积极建议,动员他们提前向档案馆移交。二是尽快启动电子文件、电子档案接收工作，探索档案工作数字化“一条龙”服务机制。以档案数字化为手段，以提升档案管理整体水平为目标，探索将档案资料的收集整理、全文数字化扫描、目录录入、装订、消毒杀虫和接收进馆等环节有机衔接起来，一次完成，并开展电脑查阅利用，形成档案资料“一条龙”服务机制，为立档单位顺利接收进馆创造条件。三是探索接收非国有单位和个人形成档案正常接收工作。

（三）加大征集力度，实现档案资料征集工作的新提升。

1.积极推进征集工作规范化、标准化建设。完善市档案馆征集档案资料鉴定委员会审核机制，加强徐州地方文化名人建档工作。建立健全徐州市珍贵档案史料评选工作长效机制，不断丰富徐州市珍贵档案文献目录。建立并逐步完善档案文化建设专家顾问、档案资料专兼职征集员、信息员三支队伍，进一步强化档案文化建设组织保障。开展市外档案资料征集工作调研，创新档案征集新机制。要扩大档案收集面，以复制、交换、接受捐赠、协商征购、接受寄存等多种方式，收集散存在社会上的档案、资料，收集重要的民营企业和家庭档案，以进一步丰富馆藏资源。切实重视重大活动和事件档案的收集。凡是重大活动和事件的档案资料都要想方设法积极联系接收,千方百计争取及时征集进馆。借鉴博物馆文物征集成熟经验，制定征集交接协议，明确捐赠人权利和义务，规范交接程序，杜绝征集成果返流现象。

2.积极征集散存珍贵档案资料。加强与党委办、政府办、宣传部、党史办、修志办等相关单位的横向联系，动员他们将本单位保管的珍贵档案资料向档案馆移交。要尝试多种征集方式，变单一的捐赠为捐赠、寄存、征购、代管等多种征集方式。

3.建立实况采集等新机制，确保重大事件档案完整收存。学习外地先进档案馆经验，组建专门队伍，配备相关人员和设备，采取现场拍摄、录制和网络采集等多种方式，主动形成为社会为历史所需要的档案，如参加重大活动、重大项目的拍摄，实施城乡建设记忆工程，或者通过网络采集本地区重要电视新闻和专题节目等，彻底改变珍贵照片和音像档案零散进馆、长期被动征集局面，积极构建资源建设的有效补充形式。

（四）探索档案资源整合，实现多方共赢。积极探索区馆合并或共建、馆际合作、集中备份、馆室合作、信息整合、网络共享等档案资源途径，努力促进分散的档案资源更加集中，尤其是国家档案资源向国家档案馆集中，力求国家档案资源不流失，公共档案保管条件不浪费。一方面便于社会利用，另一方面减少整体保管成本，努力实现档案形成者、管理者和利用者、受益者的多方共赢。

［1］李忱.构建档案资源体系的又一重大举措——深入学习贯彻国家档案局9号令.中国档案，2012(2)。

［2］杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话.中国档案，2011(1)。

［3］冯惠玲.档案记忆观、资源观与中国记忆数字资源建设.档案学通讯，2012(3)。

［4］谢波、吴建华等.理念与范式——档案工作新探.南京大学出版社，2011年7月版。