加强和改进中学档案管理的思考

董 静（江苏省丰县中学，江苏丰县，221700）

加强和改进中学档案管理的思考

董 静（江苏省丰县中学，江苏丰县，221700）

中学档案工作是中学教育一项重要的基础工作，是基层档案工作的重要部分。随着教育现代化工程的推进，作为考量教育现代化的指标之一，中学档案管理工作越来越引起重视。笔者作为一名基层中学的档案管理工作者切身感受到这一变化。但同时，中学档案管理工作仍然存在着一些问题和矛盾，与档案管理规范化和教育现代化要求不适应，加强和改进中学档案管理工作迫在眉睫。

中学档案管理现状与问题

笔者对江苏、山东等县市29所中学的档案管理现状（主要包括档案管理人员状况、管理手段、管理制度、工作体量、发挥作用等）做调研，发现中学档案管理工作现状堪忧。具体表现在：（1）档案管理工作常规不常态。随着教育科学化、现代化的推进，档案管理工作在中学已普及，其从无到有，已经成为各校一项常规性工作。但常规不常态，疏于日常管理，忙于突击应付年终检查、上级审核、验收评比，“领导抓时紧一紧，领导不抓放一放”的现象较为普遍。（2）档案管理人员兼职不专业。在笔者所调研的29所中学的29位档案管理人员中，有20位兼着秘书、图书管理员、实验室管理员等工作职责。规模较大的学校虽然配备了专职的档案管理人员，但大多没有受过专业训练。在调查的档案管理人员中，拥有档案管理专业本科以上文凭的为0，有的甚至文化水平很低，直接影响了档案管理的规范化、科学化水平。（3）档案管理制度上墙不上心。调查的29所学校都拥有自己的档案室，大多在档案室悬挂档案管理的制度，但制度内容泛泛且并未能深入人心（30%的管理人员答不上学校档案管理制度的核心内容），制度大多流于形式，并未得到真正的贯彻执行，导致档案管理工作随意性大，档案得不到及时整理，散失、泄密现象时有发生（18所学校近五年内发生过此类事故）。（4）档案管理手段落后不现代。目前中学档案管理中，现代化工具鲜见身影，配备档案管理专用电脑的学校占比不足50%，一些档案室即使配备了电脑，也未能在档案管理中发挥应有的作用。（5）档案管理价值埋没未发掘。档案管理工作被认为是“闲职”、“无所事事”，大部分学校档案管理工作只停留在档案整理和保存阶段，未能发挥其应有的教育和服务功能。

加强和改进中学档案管理的重要性

加强和改进档案工作有利于更好地积累中等教育史料。档案学家沈兼士曾经说过：档案是未掺过水的史料。学校档案产生于学校形成、发展、变化的全过程,同时又贯穿于学校教育教学工作及其组织、管理的各个方面，真实地记录了学校的发展轨迹，是学校重要的信息资源。通过学校档案，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的沿革和演变情况,更好地总结学校自身形象和建设的得失成败。目前的中学档案管理工作恰恰忽视了这一宏大的叙事积累作用，将档案工作脱离历史的、时代的背景，孤立、简单甚至粗暴地加以对待，这是对教育、对历史极不负责任的态度，亟需改变。

加强和改进档案工作有利于更好地服务学校和社会。档案的核心使命是公共服务。档案记录着学生老师的成长轨迹，保存着教育教学的经验成果，是学校师生学习借鉴和教学科研所不可或缺的重要知识资源。国外许多中学的档案馆是对公众开放的，强调在社会参与和社会互动中实现其服务功能和社会效益。就当下中学档案工作而言，管理者的素质不高、信息化手段落后、管理效率低下等缺陷使得档案的作用难以充分发挥，从而严重制约了学校档案工作的发展。

加强和改进中学档案管理工作的对策

新时期对中学档案管理工作提出了新要求，加强和改进中学档案管理工作要注重从专业化、制度化、规范化、科学化、执行力、服务性等方面下功夫。

第一，切实加强对中学档案工作的重视。中学的功能不仅在于提供中等教育，还在于传承价值和文明；加强档案管理工作，不是游离于教学之外的舍本逐末，而是有益于教学、有益于整个教育事业发展的大计。领导者唯有转变观念，切实认识到档案管理的重要意义，才能用正确的理念来指导档案工作。

第二，大力提升档案管理人员的专业素养。一方面是提升现有档案管理人员的能力水平，通过组织专业培训、建立激励机制、定期考试检测等，多种形式促使管理人员不断增强学习意识和动力，不断提高自身的专业知识和计算机、数据库管理能力。另一方面，吸纳专业人才到中学从事档案管理工作。档案工作既是一门科学，又是一门技艺（弗兰克·G·伯克）。拥有档案学专业文凭和技能的人员不仅具备专门的技艺，同时也会对档案工作抱有更多的热情和敬畏，要创造有利条件吸引其从事中学档案管理工作，这有利于从根本上改善从业人员的结构。

第三，确保落实档案管理各项规章制度。一方面，学校要根据《档案法》和学校实际，制定档案管理制度，做到有章可循、有法可依。制度宜细不宜粗，从档案材料收集、整理、编目等，力求做到组卷合理、编目清楚；对学校各种档案进行科学分类、形成体系,做到系统化；编制实用、系统的检索工具，逐步建立完善检索体系。另一方面，要确保制度的落实。仅以档案收集为例，笔者所在学校在管理现代化手段尚不完全具备的条件下，为了确保信息收集全面详实，实行校领导抓教研组、教研组抓各学科，分解任务，层层落实，档案网络覆盖到学校各个角落，不留空白和死角，从而实现了时时在管理，事事见档案，处处留资料，将档案管理渗透到教育教学管理的全过程，取得了较为显著成效。

第四，全面强化现代化手段的应用。档案管理现代化是大势所趋，各学校应该根据自身条件，逐步采用计算机、缩微、光盘、多媒体等技术，提高档案管理的效率。同时在档案管理过程中，要重视改进和完善工作流程，利用信息自动化管理平台，实现学校信息的产生、处理、传递、留存和使用的随时监控，将档案信息管理的事后模式，改造为信息资源产生与管理的即时模式，充分发挥信息在教学活动中的支持作用。

第五，有效发挥服务学校社会的功能。要把开发档案信息资源作为档案工作的重中之重，使档案管理更好地为教育教学、师生和社会服务。如编制各类检索工具，录入室藏档案目录，实现便捷快速的计算机检索；编纂校史，为有需要的老校友提供学校相关的历史档案、图片，出具证明材料，寻找记忆线索等；利用学生档案为招生、毕业生报考提供有说服力的咨询帮助等。

［1］林昕：中学档案的特点与管理对策，《才智》，2008年第15期。

［2］杜梅：档案工作核心使命是公共服务国外经验值得借鉴，2011年9月5日新华网：http://news.xinhuanet.com/politics/2011-09/05/c_121966038_2.htm