浅谈《科技档案工作手册》的编制思路

谭新玲

(新疆水利水电勘测设计研究院 乌鲁木齐 830000)

水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。它来源于工程建设全过程，不仅在建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其他日常管理工作中具有重要作用，而且在工程建成后的运行管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。“借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来”。对历史负责，就一定要重视档案工作，这是国家赋予我们的责任。

1 导述

新疆水利水电勘测设计研究院是新疆唯一具有甲级勘测、设计、测绘、环评、水土保持、工程勘察等十余种甲级资质以及境外水利水电工程总承包、勘测设计、监理、咨询、行业设备出口、劳务输出资质的水利水电勘测设计单位，已经ISO 9001认证。党中央、国务院实施西部大开发以来，十分重视水利工作，在加大水利投入的同时，对水利工作提出了更高要求。建好、管好、用好水利工程档案使之发挥更大的效益，管理工作至关重要。尤其是在“建立工程质量终身负责制”的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资源作用的发挥。国务院将加强科技档案工作，列入加强基础设施工程质量管理的要求之一，因此，每一个工程技术人员，特别是领导干部应高度重视，使我院科技档案早日实现标准化、规范化。

2 《科技档案工作手册》主要结构

根据我院档案管理工作的实际情况，我们制定了档案管理实施细则，并编写了《科技档案工作手册》(以下简称)《手册》)指导我院今后档案管理工作。

《手册》结合我院档案管理的现状，根据档案工作标准化和规范化的要求，科学地、系统地将我院档案管理工作进行了新的规范和要求，是一种全新的档案管理模式。在编写过程中，我们充分听取和征求了各方面的意见和建议，反复修改，将我院1960～2010年以来共计1734个工程进行了实体分类，并进行了有序的排列，初步形成了我院自己的标准，具有一定的可操作性和推广性。

全《手册》共有三个章节。第一章:科技档案管理办法。内容包括科技档案管理、科技档案借阅、水利水电勘测设计科技文件材料归档范围、科技文件材料保管期限表、归档时间、数量及要求。第二章:科技档案组卷。内容包括案卷和案卷内科技文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订要求。第三章:科技档案分类大纲。内容包括水利水电工程类的档案，代号为(S);电力工程类的档案，代号为(D);基建工程类的档案，代号为(J)。其中科技档案分类大纲中的档号在科技档案分类中相当重要，如果没有档号或档号编制混乱，就无法进行档案的排列、编目、统计、检索、利用等项工作。因此，档号的编制是档案业务工作中一项十分重要的内容，它对提高档案管理水平和有效利用档案起关键作用。

3 档案分类号码编制

根据我院有水利水电工程、电力工程、基建工程三类档案这一特点，分三部分对我院的科技档案进行档号编制。第一部分水利水电工程档案类别代号用字母(S)表示，第二部分电力工程档案类别代号用字母(D)表示。第三部分基建工程档案类别代号用字母(J)表示。

3.1 水利水电工程类

水利水电工程类的档案，代号为(S)的档号编制办法按档案法规定的八分制原则即:(1……8)进行编制。

本编号采用汉语拼音字母和阿拉伯数字混合编号制。

水利水电工程档案编号顺序为:工程类别代号、工程项目类别代号、工程项目顺序号、设计阶段代号、设计专业代号、专业分类代号、档案保管单位顺序号(即案卷号)。

3.1.1 水利水电工程设计专业代号及专业分类代号

表1 水利水电工程设计专业代号及专业分类代号

续表

3.1.2 水利水电工程档号的组成

整个档号由工程类别代号、自编号两部分组成。

工程类别代号:水利水电工程用字母S表示。

自编号:由工程项目类别代号、工程项目顺序号、设计阶段代号、设计专业代号、专业分类代号(底图代号)、档案保管单位顺序号(即卷号)七个内容组成。

水利水电工程档号组成举例:

档号:S·2005·C·53— D009;水利水电工程类、玛纳斯河红山嘴一级水电站工程、初设阶段、机电专业、电气一次部分，底图第九卷在电站目录中。

S——工程类别代号:S表示水利水电工程类

2——工程项目类别代号，在《水利水电工程项目分类及类别代号》表中查找，2表示水电站工程

005——工程项目顺序号，在《水电站工程排序》表中查找，005表示玛纳斯河红山嘴一级水电站工程，在电站工程排序第五位。

C——设计阶段代号在《水利水电工程设计阶段代号》表中查找，C表示初步设计阶段

53——设计专业代号在《水利水电工程设计专业代号及专业分类代号》

D——底图代号(用汉语拼音字母D表示)

009——该工程档案保管单位顺序号(即案卷号)

3.2 电力工程类

电力工程档案，代号为(D)的档号编制办法依照《电力工程勘测设计科技档案分类编号办法》规定进行编制。

本编号采用汉语拼音字母和阿拉伯数字混合编号制。

电力工程档案编号顺序为:工程类别代号、工程项目类别代号、工程项目顺序号、设计阶段代号、设计专业代号、档案保管单位顺序号(即卷号)。

3.2.1 电力工程项目分类及类别代号

表2 电力工程项目分类及类别代号

3.2.2 电力工程设计阶段代号(见表3)

表3 电力工程设计阶段代号

续表

3.2.3 电力工程设计专业代号(见表4)

表4 电力工程设计专业代号

3.2.4 电力工程档号的组成

整个档号由工程类别代号、自编号两部分组成。

工程类别代号:电力工程用字母D表示

自编号:工程项目类别代号、工程项目顺序号、设计阶段代号、设计专业代号、档案保管单位顺序号(即卷号)五个内容组成。

电力工程档号的组成举例:

档号:D·B 004·C·D—009;电力工程类、焉耆110kV变电所工程、初设阶段、电气专业、第九卷在变电所目录中。

D——工程类别代号:D表示电力工程类

B——工程项目类别代号，在《电力工程项目分类及类别代号》表中查找，B表示变电所工程

004——工程项目顺序号，在《变电所工程排序》表中查找，004表示焉耆110kV变电所工程，在变电所工程排序第四位。

C——设计阶段代号在《电力工程设计阶段代号》表中查找，C表示初步设计阶段

D——设计专业代号在《电力工程设计专业代号》表中查找，D表示电气专业

009——该工程档案保管单位顺序号(即案卷号)

3.3 基建工程类

基建工程档案代号为(J)，本编号采用汉语拼音字母和阿拉伯数字混合编号制。

基建工程档案编号顺序为:工程类别代号、工程项目类别代号、工程项目顺序号、设计阶段代号、设计专业代号、档案保管单位顺序号(卷号)。

3.3.1 基建工程项目分类及类别代号

表5 基建工程项目分类及类别代号

3.3.2 基建工程设计阶段代号

表6 基建工程设计阶段代号

3.3.3 基建工程设计专业代号

表7 基建工程设计专业代号

3.3.4 基建档案档号的组成

整个档号由工程类别代号、自编号两部分组成。

工程类别代号:基建工程用字母J表示

自编号:工程项目类别代号、工程项目顺序号、设计阶段代号、设计专业代号、档案保管单位顺序号(即卷号)五个内容组成。

基建工程档号的组成举例:

档号:J·1001·C·8—003:基建工程类、奎屯糖厂动力车间工程、初设阶段、电气专业、第三卷在基建目录中。

J——工程类别代号:J表示基建工程类

1——工程项目类别代号，在《基建工程项目分类及类别代号》表中查找，1表示工业建筑工程

001——工程项目顺序号，在《工业建筑工程排序》表中查找，001表示奎屯糖厂动力车间工程，在工业建筑工程排序第1位。

C——设计阶段代号在《基建工程设计阶段代号》表中查找，C表示初步设计阶段

8——设计专业代号在《基建工程设计专业代号》表中查找8表示建筑专业电气部分。

003——该工程档案保管单位顺序号(即案卷号)

另外，档案人员在微机输入案卷的同时，一定要先将蓝图、文字材料、底图等同一个工程的档案进行统一编号然后再进行微机输入，严格做到实物和微机中的案卷相一致。如果将蓝图、文字材料、底图等同时按阶段和专业要求组卷，那么在微机录入时，在备注栏中底图缺注明底图，蓝图缺注明蓝图，这样就知道同一类的图纸哪个全，哪个不全了。

4 结语

科技档案是一种巨大的信息资源，活化科技档案资料，在服务范围上要由内向外结合转变;在服务方法上要由被动向主动转变。平时，我们要根据有关方面的需要，对档案信息进行筛选、综合、归纳和提炼，使科技人员在设计中尽量缩短工期，少走弯路，为领导决策提供依据。要区别科技档案保密和非保密部分，在确保技术机密安全的条件下，向社会开放，提供无偿和有偿服务。充分发挥科技档案的作用。