浅析高校人事档案管理问题与对策

李 丽

(黄冈师范学院人事处，湖北黄冈438000)

一、高校人事档案管理存在的问题

(一)管理体制与制度的不完善 高校人事档案管理体制一般定义为高校人事档案管理工作的组织制度。根据我国人事档案管理理论的分类方法，高等学校的人事档案分为干部档案、职工档案以及学生档案三种。近年来，随着我国教育事业的不断发展，高校教职工人员剧增，人员结构更趋复杂，人事管理体制和制度不完善，严重地制约了高校管理效能和持续发展。因此，制定并完善高校人事档案管理体制，确保人事档案的真实性、完整性、安全性和有效性，是高校人事档案管理亟须解决的问题。

(二)人事档案管理信息化程度偏低 目前，很多高校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。纸质档案管理有许多弊端，首先，纸质档案不容易保存;其次，纸质档案消耗资源，第三，纸质档案更新困难，尤其是学生档案更换很快，要耗费大量的人力物力。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平低，导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费，严重地制约高校人事制度改革与发展。

(三)人员的流动快与人事档案更新慢的矛盾 高校人员流动性较强，个人信息变化较快，与这种情况形成对比，人事档案更新速度较慢，信息滞后，影响了高校人事档案管理的真实性和实时性。

(四)档案管理人员的技术水平不高 由于种种原因，人事档案管理的专业人员极度缺乏，不能满足档案管理的需求。目前，许多高校的人事管理人员管理工作基本上都是其他专业的人员通过临时、简单的培训转岗而来，甚至有些管理人员完全没有接受过培训。大量的不具备人事档案管理资质的人员从事着事关所有人“身家性命”的档案管理，难免增加失误的风险。而一旦出现失误，后果可能很严重，轻则影响档案的真实性，重则影响立档人的一生命运。

二、高校人事档案有效管理的对策

(一)积极促进管理制度的改革与完善 要建立健全并认真贯彻落实人事档案方面的各项规章制度，使档案管理工作有章可循，促进人事档案管理工作制度化、规范化发展。面对新时期新任务新要求，紧密围绕《干部档案工作条例》的要求，结合高校人事档案管理工作的实际，进一步完善各项相关制度，对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节要做出明确而严格的规定。档案工作者必须严格遵守相关制度，不断规范人事档案管理。要遵循具体情况具体分析原则，对于不同类型的档案，确定其各自的管理主体，采用分层管理原则，保证主次分明。就当前高校而言，主要分为三个阶层:管理层、教职工层、高校学生。对于管理阶层，其材料的更新和变化应该有特定的人员，同时对其人事材料的使用权限加以限制;对于教职工阶层，主要要求工作经历和个人经历的真实性，要建立严格的人事档案鉴别制度;对于高校学生，要规范学生信息登记的标准，建立完善的档案信息登记制度，保证信息的完整性和规范性。

(二)构建高校人事档案信息化系统，利用计算机信息技术来辅助人事档案管理，最大限度发挥人事档案管理的作用 第一，要建立一套完整的人事档案管理系统，改变以往储存模式，把以前用纸质档案储存的材料电子化、数字化、信息化，这不仅节约空间也有利于档案资料的保存。第二，建立区域化的人事档案管理系统，实现区域的资源信息共享，方便管理阶层全方位地了解相关人事信息;方便人员流动时档案的更新和变化，减少时空等自然或人为制约。第三，建立电子目录以及搜索系统，方便对于档案的查询利用。管理者通过搜寻人名，即可查询到与之相关的信息，包括工作经历、个人能力、家庭状况等，使其在人员的任命和调用方面更为科学和合理。

(三)提高管理人员的综合素质 作为人事档案管理人员，必须认识到人事档案的特殊性、严密性、保密性和重要性。首先，人事档案管理人员应该了解到人事档案不同于与一般性档案材料，必须严格按照建档人员的真实信息和真实情况来记录，不能产生任何细小方面的差别和失误，这要求人事档案管理人员应保持严谨的工作态度，及时核对信息，保证档案材料的真实性和可靠性;其次，人事档案管理人员应具备良好的政治素质，恪守职业道德，严格按照《中华人民共和国档案法》规定来收集、分类、整理以及建档，不随意捏造档案信息，对于人事档案的申请利用严格按照规定手续流程办理，以防止人事档案被不法分子利用致使被利用人的权益受到损害。另外，管理人员不仅要增强自身的专业知识，同时也要不断地学习现有的人事档案管理系统和一些信息技术，以适应社会需求，做好人事档案管理的工作。

高校管理者要积极听取人事档案工作人员的意见，选用适合本校人事档案管理工作的管理软件，实现人事档案信息化。在此基础上，建立人事档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解人事档案信息，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。

(四)加强人事档案的宣传教育工作，切实增强广大教职工的人事档案意识 人事档案管理部门要加强宣传力度，要使广大教职工真正从思想上对人事档案工作的高度重视和支持。各级领导也要高度重视，切实加强领导，经常了解档案工作情况和存在的问题，在组织、制度、人力、物力、财力上给予保证，使人事档案管理工作能够顺利进行。人事档案管理人员也应当增强服务意识，积极主动地开发利用人事信息，为高校人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。