浅谈网络环境下档案管理的创新方法

田雪

信息化时代互联网络技术、数据库技术和多媒体技术的不断发展，对传统档案管理带来巨大挑战，也给网络化下的档案管理带来了新的压力与挑战。

1.打造专业队伍

网络环境下，档案信息服务工作的要求不断提高，尤其是计算机、网络传输技术等广泛应用于档案信息的采集、组织、加工等后，对档案管理人员的业务素质提出了更高的要求，除了要掌握档案知识外，还有对计算机网络等知识运用纯熟。因此，档案管理部门要对现有业务人员进行知识更新培训，提高他们的知识含量，业务水平，使之成为全能的档案管理人才。特别是以往沉淀下来的传统档案纷繁复杂，转换需要一定的时间和人力物力，所以就要求档案管理部门要配备一支高精尖队伍，加速实现传统档案到电子档案的转换。

2.加速传统档案数字化转换进程

在网络环境下，档案管理者要正确对待传统档案与电子档案的关系，毕竟许多网络档案信息的主要来源除了在网络系统中自动生成的电子文件外，还有很多是传统档案数字化转换而来的，因此，加快传统档案资源数字转换进程，提高档案的使用效率，成为当下档案部门的重要工作之一。档案部门要针对现有档案数量及结构，结合利用者的需求状况，有计划的实现档案数字化管理，让现有档案实现网上传阅，使利用者足不出户就可以得到更多自己所需的档案信息。

3.不断转变观念来完善档案管理机制

对于我国经济体制改革的不断发展，工作也由原来的传统模式，转变成为如今更适应经济发展的网络方式。对于社会福利求助，基层民主政治、消防建设，专项社会事务管理等各个方面都有了明显的改变。打破固有的传统思维模式，积极研究档案资源，改变档案工作中的职能、性质及管理方式，让档案管理工作对领导层的决策起着积极的作用。只有不断完善民政档案管理机制，才能适应新形势下的经济体制步伐。从传统的借阅式档案利用方式转变成现今的网上共享浏览，从原先单一的档案收集方式转变成为多渠道模式，档案管理工作都需要紧密结合工作中新的改革方向，以此实现档案管理在方法、内容及服务上的创新。

4.不断加快信息化来促进档案管理数字化水平

在国家信息化建设不断加快的情况下，档案工作也应跟上信息化的步伐，档案工作信息化是衡量档案管理服务水平的重要标准。档案管理的信息数字化，直接影响着档案部门的工作。档案信息系统的集成，为日后有效利用档案材料起着至关重要的作用。同机关的电子档案管理实行同步，让文档一体化成为现实，对于文书档案进行数字化的录入，对于长久保存方便查阅有着不可估量的作用。

5.增加信息服务的意识

在网络发展迅猛的今天，档案部门传统的信息管理方式已越来越不能满足人们的需要，社会和公众需要更加先进的信息汲取方式，这就要求档案部门一定要增加服务社会、公众的意识，及时迅速的转变思想，增强服务意识，迅速把档案信息化管理工作上升到一定的高度，使得档案信息化水平快速提高。

6.建立完善的档案管理规章制度

相关的档案管理规章制度，能够确保档案管理工作顺利进行。上级领导应对档案部门进行一定的监督管理，能够对国家颁布的相关档案法律法规进行学习，提高全体工作人员对于档案管理重要性的认识。可以按照档案的类别，比如档案归档、借阅与利用、保密制度等，来进行相关档案管理规章制度的了解，并汇编成册，让各部门各岗位人员都能学习到。在进行考核过程中，可以加入档案管理人员的绩效考核制度，这样才能提高管理人员的工作积极性，激励起对档案管理工作的热情。

7.注重反馈渠道

档案信息反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。档案信息反馈工作主要是通过档案反馈信息的收集整理并对其中存在的问题进行分析，从而提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。所以做好档案信息反馈工作主要做好下面二点，一是强化对档案管理者的职业道德和业务知识培训，增强他们的服务意识，充分发挥工作的能动性；二是加强对信息使用者的宣传工作，通过信息使用者反馈出更多更好的建设性意见，从而提档案信息管理水平。

8.维护档案信息的网络安全

互联网的应用使公众对档案信息的使用更加快捷，但同时网络环境下黑客的入侵，病毒的威胁，给档案信息的安全也带来了隐患。如何保护好档案信息安全，也成为档案管理部门重要工作之一。一是档案管理部门要加强技术研究，采用信息安全技术，如档案信息加密技术。通过加密是保障档案信息安全的最核心的技术措施。档案信息加密过程是由形形色色的加密算法来具体实施的，它以较小的代价获得较大的安全保护。二是要制定严密的管理制度，加强档案信息资源管理。如要建立内部档案信息网站和外部档案信息网站分别管理，前者只对供档案信息机构内部使用，后者可以对公众分享，在公开的档案信息网站上发布。使得档案信息既得到了共享，又不会泄密，此外对系统运行环境进行安全管理，也是保证档案信息资源共享有一个安全的平台重要因素。