试析档案信息服务机制的变革

康明乐

【摘 要】档案信息服务机制的变革是提高档案信息利用率，形成档案文化产业的基础。本篇文章从档案信息服务方式的转变谈起，对档案信息服务机制的变革原因、变革方向以及变革措施作客观的研究和分析。

【关键词】档案信息服务；档案信息利用；服务机制；档

众所周知，服务社会是档案管理的最终目的。然而从其服务形式上来说，随着档案管理信息化的逐步实现，国内各大档案馆的信息化建设进程也开始不断加快。当档案管理的管理理念发生转变，其服务形式也不再拘泥于传统、单一的被动服务形式，而是向多元化方向发展，变被动为主动时，档案信息的服务机制便出现了根本上的变革。下面对档案信息服务机制的变革作客观分析与研究。

1.档案信息服务的概念

档案信息服务，实质上是指档案部门利用档案信息资料来开展的一系列服务活动。档案部门为了最大限度的开发出档案信息资料的利用价值，往往会在信息服务理念的指导下，通过采取健全管理制度、规范管理程序和建立特定管理机构等方式，将档案信息资料提供给更多的档案利用者，从而在社会中创建一个良性的档案信息利用环境，以发挥出档案信息资料的最大社会效益和经济效益的同时，为社会大众提供优质、全面的档案信息服务。

2.关于档案信息服务机制的变革分析

2.1服务方式的转变

档案信息服务方式的转变主要表现为：传统被动服务方式向现代主动性服务方式的转变。在传统的档案管理模式中，其向社会大众所提供的档案信息服务是一种被动性服务，类似于“等客上门”，即等待档案利用者找上门以后，再为其提供相应的档案信息服务。事实上，这种信息服务方式与信息社会的发展极不协调，甚至还存在着发展上的冲突，另外，传统的被动性服务方式与我国所颁布的《中华人民共和国档案法》的基本要求不相符，在实际实施中不但不利于档案信息服务机制的体现，而且还容易封闭档案信息价值的表现途径。因此，档案信息服务方式向主动性转变是具有一定积极意义的，同时也是符合信息社会发展，结合档案特性所提出的一种主动性服务方式。

2.2服务手段的转变

档案管理所提供的信息服务中，其服务手段的转变主要表现为：传统型服务手段向现代化服务手段的转变。传统型服务手段主要是指，在传统档案管理模式中所采用的档案存储、检索和利用手段。传统的档案管理手段以人工操作为主，从档案信息资料的搜集，到档案信息的提供利用，整个管理环节都由档案管理人员进行手工操作，这样的管理方式不仅跟不上信息时代进步的步伐，还容易出现工作纰漏，降低档案信息服务质量。后来，随着计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的不断发展，档案管理脱离了传统的管理模式，导致其档案信息的服务手段也发生了改变。档案信息服务手段由传统型向现代化进行转变，实现档案管理现代化应借助与数字化综合管理信息系统，把分散于不同载体、不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式储存，以基于对象管理的模式管理，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现档案信息资源共享。

2.3服务内容的转变

服务内容由单一型向多元化发展。通过网络等信息技术与其他档案馆、信息机构及整个社会信息资源建立起健全的联系。其信息服务将增加新的内容：诸如档案信息资源网络化组织管理、档案信息资源的网络导航、、档案用户的教育培训等。档案信息组织方式、检索方式、采集方式，较之其他类型的文献信息来说，具有复杂多样、技术含量高、对利用者信息能力要求高等特点，而我国熟练使用档案信息的人很少，所以对档案利用者的信息检索能力、信息获取能力、信息识别能力的培养是一项信息服务的重要内容。

2.4档案资源性质的转变

档案资源由封闭性向开放性转变。在网络环境下，档案馆信息服务资源已不再仅仅局限于馆藏档案信息量等指标，而是着眼于档案馆获取档案信息、提供档案信息的能力。所以档案馆在充分开发利用馆内馆藏档案信息外，还必须通过网络检索利用其他档案馆藏信息和完善信息资源。建立档案信息资源的现代化管理系统，将档案信息纳入计算机网络，从而达到最快捷的信息资源利用效果。通过网络等信息技术实现档案信息价值的最大化，并最终取得档案信息服务于社会的最佳效果。

2.5档案资源形式的转变

档案资源由单一型向多样性转变。档案馆提供的单一信息服务的资源是以收藏纸质档案为主要内容。在网络环境下，档案馆综合信息服务模式的服务资源则要朝着多种载体和声像载体等，尤其要增加数字化馆藏资源的建设。我国档案馆在档案信息数据库建设方面的任务是：在保留传统档案文献的同时，应通过协作与协调，在一定程度上对馆藏资源进行数字化，要注意将各馆独特价值的馆藏文件数字化，支撑关盘或网上传播，使各馆上网信息独具特色，并在此基础上形成一个档案信息网络。

2.6档案文化产业的形成与发展

新时期文化产业的形成与发展已经成为我国国民经济发展的重要内容。档案作为网络时代重要的信息资源，在现代知识经济型社会中起着越来越重要的作用，档案业务的开展正在被推向新的工作模式，档案文化的发展也被置于一个全新的市场背景之下。具有深厚文化底蕴的档案，其固有的知识性、价值性、信息性、凭证性决定了档案是全社会重要的文化资源，具有潜在的开发利用价值和市场需求，这是档案文化产业能够形成的先决条件。收集和整理、鉴定和归档业务是档案文化产业链的生存基础。不断积累和丰富的档案随着社会的发展和时间的推移，成为宝贵的社会资源，它的深挖掘、细加工和全方位的开发利用是使档案资源价值增值的基本手段。

3.结束语

综上所述，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

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