关于档案管理现代化中几个问题的探讨

马雪梅

计划生育档案是国家档案的重要组成部分，计生档案管理也是党和国家事业发展一个不可缺少的方面。但受基础条件、观念、体制、人力和经费等因素的制约和影响，乡镇人口计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节。主要表现在以下三个方面：

一是档案管理不到位。受客观条件制约，乡镇计生办无专职档案管理人员，没有专用的档案室，许多档案、文件混放在一起；有档案室的设施简陋，无保护措施，不符合档案存放条件；“各自为政”，分散存放、分散管理，存在着材料不全，应归未归，甚至随意销毁等不良现象；特别是村级计生档案受村干部更迭频繁等因素影响，管理混乱、残缺不全。

二是案卷材料不齐全。乡镇计生档案管理虽然总体水平上有了很大的提高，绝大多数案卷都能做到事实清楚、证据确凿，主体合法，依据充分，适用法律准确，征收标准适当，告知权利，交待救济途径和期限准确，送达和执行合法，但也有部分卷宗存在取证事实认定不清，佐证材料不齐全，有执法人代替被调查人签名的现象；时间顺序混乱，笔录时间在立案时间之前，未达到陈述申辩期限就已下达决定书，送达时间在决定书时间之前；有适用法律条款错误；社会抚养费未足额征缴，结案报告却已结案等现象。

三是文书装订不规范。档案与文书标准不统一，档案内容与文书目录填写不全，文书填写字迹潦草、涂改较多，墨迹不一致，装订不规范。档案材料的收集制度不完善、可操作性不强、缺乏监督制约办法等，也是造成文书装订不规范的重要原因之一。……